Валютная касса организации

Как проводить операции по валютной кассе

Операции с наличной валютой

Не все операции с валютой можно проводить с использованием валютной кассы. По общему правилу валютные операции нужно производить через банковские счета. Исключения составляют следующие операции организаций- резидентов :

• расчеты с нерезидентами за обслуживание самолетов на аэродромах, речных и морских судов в портах на территории России;
• расчеты с нерезидентами на территории иностранных государств за обслуживание самолетов в аэропортах, речных и морских судов в портах, а также иных транспортных средств во время их нахождения за границей;
• расчеты с гражданами, а также с подразделениями организаций-резидентов, находящимися за границей, по договорам перевозки пассажиров;
• расчеты с гражданами-нерезидентами и находящимися за пределами России гражданами-резидентами по договорам перевозки грузов, предназначенных для личного потребления (не связанного с предпринимательством);
• расчеты в магазинах беспошлинной торговли.

Такие правила установлены частями 2 и 3 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Вопрос о том, можно ли выдать наличную валюту сотрудникам, направленным в загранкомандировку, рассмотрен в рекомендации Как оформить и отразить в учете выдачу аванса на командировку .

Внимание: если через кассу проведена валютная операция, которая может быть проведена только через счет в уполномоченном банке, на руководителя организации или саму организацию могут наложить штраф.

Штраф составит от 75 до 100 процентов от суммы, в отношении которой допущено нарушение. Зафиксировать нарушение (составить протокол) может представитель органа или агента валютного контроля. Окончательное решение о наложении штрафа будет принимать руководитель (заместитель) территориального отделения Росфиннадзора. Такие правила устанавливает часть 1 статьи 15.25, подпункт 80 части 2 статьи 28.3 и статья 23.60 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Снятие валюты со счета

Для снятия иностранной валюты со своего текущего валютного счета (с целью размещения валюты в кассе) организации следует подать в банк заявление (письмо). Унифицированной формы этого документа в законодательстве нет. Как правило, его форма имеется в банке. Заявление (письмо) на получение иностранной валюты должно содержать реквизиты, перечисленные в пункте 2.1 указания ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У. Кроме того, его должны подписать сотрудники, наделенные правом первой и второй подписи, с проставлением печати организации (п. 2.1 указания ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У).

Документальное оформление

Приходные и расходные операции с наличной валютой оформляйте приходными и расходными ордерами по формам № КО-1 и № КО-2. Перед выдачей эти документы зарегистрируйте в журнале по форме № КО-3. Валютные операции отразите в той же кассовой книге (форма № КО-4), что и рублевые операции. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ситуация: как заполнить кассовые документы, связанные с движением валюты ?

Заполните каждый документ и в рублях, и валюте.

Унифицированные формы кассовых документов (формы № КО-1, № КО-2, № КО-3, № КО-4) предусматривают рублевые реквизиты. Заполнить эти документы только в иностранной валюте нельзя, так как в первичных документах нужно обязательно указывать оценку хозяйственной операции в рублях (ч. 2 ст. 12 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 12 января 2007 г. № 03-03-04/1/866).

Вместе с тем, в бухгалтерских регистрах активы и обязательства, выраженные в иностранной валюте, нужно показать и в рублях, и в валюте расчетов (п. 20 ПБУ 3/2006, п. 24 Положения по бухгалтерскому учету и отчетности). Учетные регистры составляют на основании первичных документов. Добавлять новые реквизиты в кассовые документы нельзя (Порядок, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20). Поэтому единственная возможность правильно оформить документ – это написать в соответствующей строке сумму и в рублях, и в валюте (например, через дробь рубли/валюта).

Бухучет

Операции с наличной иностранной валютой отражайте в бухучете и отчетности в рублях по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции и на отчетную дату, то есть на последний календарный день отчетного периода, за который составляется бухотчетность (п. 4, 6 и 7 ПБУ 3/2006, п. 37 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Кроме этого, в регистрах бухучета нужно отразить сумму в той валюте, в которой была проведена операция (п. 20 ПБУ 3/2006). В дальнейшем информация о фактическом количестве иностранной валюты будет необходима при инвентаризации кассы и для расчета курсовых разниц (п. 3 и 7 ПБУ 3/2006).

Для отражения валютных операций в бухучете к счету 50 «Касса» заведите столько субсчетов, сколько планируется использовать валют для наличных расчетов (Инструкция к плану счетов). Например, субсчет «Касса в евро», «Касса в долларах США» и т. д.

В бухучете операции по валютной кассе отразите следующими проводками:

Дебет 50 субсчет «Касса в. » Кредит 52 (71. )
– поступила валюта в кассу;

Дебет 52 (71. ) Кредит 50 субсчет «Касса в. »
– выдана валюта из кассы.

При изменении курсов валюты рублевая оценка валюты в кассе будет изменяться. Отражать возникающие разницы нужно на отчетную дату и на дату совершения операции или по мере изменения курса (п. 7 ПБУ 3/2006). Результаты перерасчета относите на счета учета прочих доходов или расходов (п. 13 ПБУ 3/2006). Возникшие курсовые разницы отразите одной из проводок:

Дебет 50 субсчет «Касса в. » Кредит 91-1
– начислена положительная курсовая разница;

Дебет 91-2 Кредит 50 субсчет «Касса в. »
– начислена отрицательная курсовая разница.

Ситуация: можно ли компенсировать в рублях перерасход по авансовому отчету в валюте?

На сегодняшний день не установлено ограничений по валюте, в которой будет возмещен перерасход по авансовому отчету. Поэтому организация может погасить задолженность в рублях по курсу валюты на дату выплаты. Ранее такое правило устанавливал пункт 4.1 Положения ЦБ РФ от 25 июня 1997 г. № 62. На сегодняшний день это положение отменено, но другого порядка установлено не было.

Пример отражения в бухучете возмещения сотруднику перерасхода по авансовому отчету в иностранной валюте

ЗАО «Альфа» направляет своего сотрудника за границу для заключения контракта на продажу товаров. На командировочные расходы сотруднику 5 марта было выдано 1000 долл. США. Валюта для выдачи командировочных была получена 3 марта в обслуживающем банке. 20 марта сотрудник вернулся из командировки и представил авансовый отчет на сумму 1200 долл. США, из которых 200 долл. США – это перерасход. В тот же день авансовый отчет был утвержден. Перерасход был возмещен в рублях 24 марта.

Условный курс доллара США составил:
— 3 марта – 34,00 руб./USD;
— 5 марта – 34,50 руб./USD;
— 20 марта – 33,50 руб./USD;
— 24 марта – 33,70 руб./USD.

Бухгалтер сделал следующие проводки.

3 марта:
Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 34 000 руб. (1000 USD × 34,00 руб.) – получена из банка валюта в кассу.

5 марта:
Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 91-1
– 500 руб. (1000 USD × (34,50 руб./USD – 34,00 руб./USD)) – начислена положительная курсовая разница;
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»
– 34 500 руб. (1000 USD × 34,50 руб./USD) – выдана валюта из кассы.

20 марта:
Дебет 44 Кредит 71
– 41 200 руб. (1000 USD × 34,50 руб./USD + 200 USD × 33,50 руб./USD) – отражены командировочные расходы (частично по курсу на дату выдачи аванса на командировку, частично по курсу на дату утверждения авансового отчета).

24 марта:
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»
– 6740 руб. (200 USD × 33,70 руб./USD) – выдан в рублях перерасход по авансовому отчету;
Дебет 71 Кредит 91-1
– 40 руб. (200 USD × (33,70 руб./USD – 33,50 руб./USD)) – отражена положительная курсовая разница по задолженности перед сотрудником.

Как вести учет кассовых операций в иностранной валюте

Расчеты в иностранной валюте взяты под строгий контроль госструктур, регламентируются ФЗ-173 от 10/12/03 г. Это касается и наличных кассовых валютных расчетов. Такие расчеты имеют ряд серьезных законодательных ограничений. Кроме соблюдения общей кассовой дисциплины, необходимо иметь в виду и особые требования к учету наличности в валютном эквиваленте.

Законны ли кассовые наличные расчеты в валюте?

ФЗ-173 (ст. 9) содержит прямой запрет на расчеты между российскими хозяйствующими субъектами в иностранной валюте. В той же статье перечислены исключения из правила, на практике сводящиеся к тому, что организации имеют право использовать в расчетах иностранную валюту чрезвычайно редко.

Исходя из законодательных норм, подавляющее большинство разрешенных валютных расчетов должно осуществляться в безналичной форме.

Таким образом, получается, что наличные расчеты и валютные расчеты мало «пересекаются» между собой. Бухгалтеру и кассиру приходится иметь дело чаще всего с выдачей валюты из кассы командированным за границу сотрудникам (ст. 9-1-9 ФЗ-173) в момент возмещения или оплаты расходов либо с возвратом таких средств в кассу, если аванс в валюте оказался не израсходован.
Валютные кассовые операции в БУ регламентирует ПБУ 3/2006. Он содержит указания, как производить:

• пересчет валюты в рубли;
• учет разницы курсов;
• формирование учетно-отчетных данных и пр.

Нарушение порядка учета операций по кассе в валюте является административным правонарушением. К примеру, если фирма уличена в совершении операций, противоречащих ФЗ-173, в том числе и наличных, ей грозит штраф 0,75-1 от размера незаконной операции (ст. 15.25 КоАП, п. 1). Руководитель может подвергнуться штрафу от 20 до 30 тыс. руб.

Проводки и учет

Кассовый учет валютных операций в целом аналогичен обычному рублевому кассовому учету. Фирме необходимо прописать в договоре с кассиром о полной мат. ответственности положения, касающиеся валютных операций. При осуществлении расчетов руководствуются документом ЦБ 3210-У от 11/03/14 г.

Валюта в кассе обычно не хранится, ее приобретают в банке и приходуют в кассу. Это можно сделать, используя открытый валютный счет.

Открывать еще одну кассовую книгу для валютных записей не нужно: порядок ведения операций по кассе запрещает это. У фирмы кассовая книга должна быть только одна. Учет по счету 50 ведут на отдельном субсчете. Для каждой валюты необходим отдельный субсчет.

В кассовых документах недостаточно отразить выданную и принятую сумму в валюте. Более того, такой способ записи будет нарушением закона – БУ должен отражать расчеты в рублях. Информацию необходимо совместить, отразить параллельно с учетом номинала и курса.

Способы отражения учетных данных могут быть разными, например:

• в учетные регистры включаются дополнительные показатели;
• выписываются вторые экземпляры;
• делается запись через дробь.

В кассовой книге должны быть отражены колебания валютного курса и их следствие – курсовые разницы. Это делается с помощью дополнительных записей, отражающих изменения.

Важный вопрос – о дате пересчета. На него отвечает ПБУ 3/2006. В отношении кассовых операций пересчет может быть:

• на дату события (хоз. операции);
• на отчетную дату (для отражения в отчетности БУ пересчитывают сальдо);
• по мере изменения курса (в некоторых случаях).

Если в организации совершается значительное число однородных хоз. операций с наличной валютой, а колебания курса незначительны, можно использовать для пересчета усредненное курсовое значение за месяц или за менее длительный период (по тексту ПБУ 3/2006, р. II).

Записи о курсовых разницах не отражают кассовый приход и расход, только колебания курса, поэтому вместо РКО и ПКО для их документирования используют мемориальный ордер по ф. ОКУД 0401108 (указ. ЦБ 2161-У от 29/12/08 г.).

Из сказанного следует, что, перед тем как делать проводки и оформлять первичные документы, бухгалтер должен:

• обозначить календарную дату х/операции (пересчета);
• ознакомиться с курсом ЦБ валюты на эту дату;
• определить произведение валютной суммы на курс ЦБ;
• если имеет место пересчет, определить разницу курса.

Валюту стараются выдать в тот же день, когда она получена из банка, и вернуть на счет в тот день, когда подотчетное лицо произвело возврат в кассу – в целях сокращения записей по пересчету курса.

Проводки по валютным операциям, связанным с кассовой наличностью, будут такими:

• Дт 50/ «наименование валюты» Кт 52 – поступила валюта из банка в кассу;
• Дт 71 Кт Дт 50/ «наименование валюты» — выдача валюты командированному (обратная проводка – возврат аванса);
• Дт 50/ «наименование валюты» Кт 91/1 – плюсовая курсовая разница;
• Дт 91/2 Кт 50/ «наименование валюты» — минусовая курсовая разница;
• Дт 52 Кт 50/ «наименование валюты» — сдана валюта в банк.

Пример (условно)

Пусть в банке для выдачи под отчет получена сумма 1500 долл. США, а на следующий день она выдана командированному лицу. В день получения курс доллара был 64,01, в день выдачи – 64,02.

• 1500 * 64,01 = 96015. Дт 50/долл. США Кт 52 — 96015,00 — получена в банке валюта;
• 1500 * 64,02 = 96030. Дт 71 Кт 50/долл. США — 96030,00 — выдана под отчет валюта;
• 64,02 — 64,01 = 0,01. 0,01 * 1500 = 15. Дт 50/долл. США Кт 91/1 15,00 — положительная курсовая разница отражена в учете.

Кстати говоря! Покупка валюты и зачисление на счет компании перед оприходованием в кассу учитывается через счет 57 «Переводы в пути»: 57/51- покупка валюты за рубли, 52/57 – зачисление купленной валюты.

Валюта и командировка

Выдача валютных средств из кассы производится на основании заявления самого работника либо по распоряжению руководства фирмы. На выданные работнику средства оформляется расходный ордер по кассе, а на возврат неизрасходованных авансовых сумм, если такие будут, – приходный (док-т ЦБ 3210-У).

В кассовой книге делаются соответствующие записи в двух эквивалентах: рублевом и валютном одновременно.

Чтобы избежать проблем с выдачей валюты работнику, можно выдать наличные в рублях обычным порядком либо перечислить на карту (счет) командированного. Сотрудник может сам обменять их впоследствии на валюту.