Finkurier.ru

Журнал про Деньги
9 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Риски бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерский аутсорсинг – преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг

Достаточно новое для российского рынка бизнес-услуг понятие «бухгалтерский аутсорсинг» получает все большее распространение. Победив стартовые барьеры недоверия и классическую модель бухгалтерии с обязательным наличием в штате хотя бы просто главбуха, аутсорсинг открывает новые горизонты, как для акул предпринимательства, так и для молодых компаний.

Конкурентные преимущества бухгалтерии на аутсорсинге

Снижение затрат

Социальные выплаты, приобретение ПО, оснащение офиса для бухгалтерии – это в прошлом. Фирма-аутсорсер имеет свою инфраструктуру и технологии, а стоимость услуг наемного бухгалтера относится к категории ваших затрат и снижает налогооблагаемую базу.

Качество персонала

Вам не нужно обучать, натаскивать и следить за новичком на испытательном сроке. Нанятый по договору аутсорсинга бухгалтер имеет должную компетенцию, четко выполняет свои задачи, проходит повышение квалификации за счет своей фирмы.

Доступность и ответственность

Фирма-аутсорсер работает постоянно без отпусков и больничных. Ответственность по договору за сроки и качество сдачи отчетности минимизируют риски штрафов для вашей компании.

Кто может заказать бухгалтерский аутсорсинг

Сегодня аутсорсинг бухгалтерии включает самые разные аспекты управления финансовыми потоками компании и ведение всех видов учета. От обычного договора с частным лицом бухгалтерский аусторсинг отличается длительным периодом сотрудничества с конкретной компанией с полной передачей всех сведений о финансовой деятельности вашей компании. Несмотря на масштабы, услуги фирм-аутсорсеров востребованы не только транснациональными корпорациями, но и малым бизнесом.

Давайте рассмотрим пользу бухгалтерского аутсорсинга для компаний разного размера и статуса.

Стартапы, малый бизнес

Бухгалтер должен появиться до того, как созреет идея. Опытный специалист скорректирует бизнес-план, выберет оптимальную схему налогообложения, поможет наладить отчетность в начальном периоде. Услуги могут быть периодическими для снижения совокупных затрат.

Индивидуальные предприниматели

Самая популярная услуга в этом сегменте – подача налоговой декларации. Это тоже вид бухгалтерского аутсорсинга и способ сокращения потери времени и денег.

Средний бизнес

Перевод бухгалтерии на аутсорсинг актуален в период оптимизации и даже диверсификации производства. Внешний аудит выявит проблемные места, восстановление отчетности исключит штрафы, сокращение штатного персонала уменьшит прямые издержки предприятия.

Сельское хозяйство

Бухгалтерский аутсорсинг наиболее эффективно решает кадровый вопрос этой специфической области производства. Фирма-аутсорсер четко следит за изменениями законодательства, что позволяет вовремя оформлять заявки на господдержку и развитие своей компании.

Крупные предприятия

Быстро растущее производство требует высокой точности от бухгалтерии. Когда штатные специалисты не успевают или не могут овладеть знаниями для сопровождения нового подразделения – проблему решит заключение договора на аутсорсинг бухгалтерии.

Компании-нерезиденты

Самостоятельно работать в России без хорошего бухгалтера невозможно. Аутсорсинг бухгалтерии – наиболее эффективный способ предотвратить проблемы с отчетностью и в стране размещения капитала, и у себя на родине.

Минусы бухгалтерского аутсорсинга

  • страх разглашения конфиденциальной информации фирмой-аутсорсером;
  • страх подкупа наемного бухгалтера конкурентами;
  • страх отсутствия полного контроля над работником;
  • страх передачи сведений о возможных нарушениях «органам».

И хотя поручиться за надежность работающего в штате бухгалтера также сложно, большинство руководителей имеют уверенность, что на «своего» человека всегда можно надавить, с ним можно договориться, его можно контролировать вплоть до прослушки телефонов. Оставив этическую сторону такого поведения отметим, что «слить» вас конкурентам или налоговой может и та милая женщина, что вела бухгалтерию еще у вашего папы.

Доверительные отношения, привычка, семейственность на предприятиях – основные источники проблем управления. Вы прощаете опоздания любимому сотруднику, закрываете глаза на агрессию «много знающего» главбуха и делаете еще много вещей, которые делать нельзя.

Бухгалтерский аутсорсинг – это услуга по договору, который твердо соблюдается обеими сторонами. От вас – оплата в срок, от фирмы-аутсорсера – сохранность секретов компании и безупречное исполнение обязанностей.

Нарушение договора со стороны бухгалтера может быть основанием не только для штрафов, но и для обращения в суд, если пострадала честь компании и ваше финансовое благосостояние. Кроме того, фирмы, которые занимаются аутсорсингом, очень дорожат своей репутацией, ведь именно она – гарант хороших доходов и стабильного бизнеса.

Как выбрать фирму-аутсорсера

  • срок деятельности компании;
  • клиенты фирмы;
  • наличие лицензий и сертификатов;
  • рекомендации и отзывы.

Естественно, брать специалиста с закрытыми глазами даже при очень хороших рекомендациях нельзя. Может понадобиться встреча не только с бухгалтером, который будет заниматься вашей компанией, но и с руководителем направления для обозначения приоритетов и постановки задач.

Если в процессе сотрудничества у вас возникают вопросы – не бойтесь их задавать. Хорошая компания ценит обратную связь и решает все проблемы, вплоть до замены бухгалтера, если вас не устраивает квалификация или опыт.

Материал подготовлен специалистами компании «РосКо».

Ведение бухгалтерии (аутсорсинг) – страшная правда о рисках

Содержание штатной бухгалтерии обходится бизнесу достаточно дорого. Найм приходящего специалиста дешевле, но сопряжен с неудобствами и рисками. Более экономным и надежным способом организации бухучета сегодня является удаленное ведение бухгалтерии – аутсорсинг. Это возможность переложить учет на плечи высококвалифицированных специалистов без найма штатных или внештатных сотрудников.

Как услуги удаленной бухгалтерии позволяют экономить бюджет фирмы? Какие риски при этом существуют, и чего следует опасаться? Как безошибочно выбрать настоящих профессионалов и не переплатить?

Содержание

Что такое бухгалтерский аутсорсинг простыми словами

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача функций ведения бухучета компании в распоряжение удаленной бухгалтерской организации. Это позволяет сократить расходы на содержание штатной бухгалтерии и освободить время для развития бизнеса.

Бухгалтерия на аутсорсинге может быть полной или выборочной. В первом случае сторонняя организация берет на себя полное бухгалтерское сопровождение компании. Во втором – лишь некоторые функции (например, расчет зарплаты, подачу деклараций и т.д.).

Вы можете выбрать любой из вариантов, исходя из специфики своей деятельности и финансовых возможностей. Как правило, аутсорсеры предлагают разные пакеты обслуживания. При этом стоимость подключения к ним будет зависеть не только от объема услуг, но и от системы налогообложения или оборотов организации.

К слову, бухгалтерский аутсорсинг можно использовать при любой форме собственности. В России услугами удаленной бухгалтерии пользуются как небольшие ИП, так и крупные организации, занятые в различных сферах деятельности. Почему все больше организаций предпочитают передавать бухгалтерский учет на сторону?

Это обусловлено несколькими факторами. Кризисные явления в экономике заставляют компании снижать финансовые затраты. Государство усиливает администрирование в сфере налогообложения и ужесточает требования к отчетности. Именно поэтому компаниям становится проще передать ведение бухгалтерии на аутсорсинг. Он и дешевле штатной бухгалтерии, и позволяет избежать штрафов.

Кстати, не путайте услуги внештатного бухгалтера с компанией-аутсорсером. Первый выполняет лишь разовые функции, второй систематически ведет бухгалтерию организации. К тому же, только во втором случае предусмотрена ответственность аутсорсинга. Об этом читайте далее.

Плюсы аутсорсинга бухгалтерии – 7 преимуществ

С некоторыми из них вы уже знакомы. Но чтобы принять взвешенное решение, готова ли ваша компания к переходу на аутсорсинг бухгалтерии, стоит рассмотреть плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге подробнее.

Для начала рассмотрим преимущества аутсорсинга бухгалтерии:

  1. Снижение финансовых затрат и сокращение издержек. При ведении бухгалтерии на аутсорсинге не нужно организовывать рабочее место, отбирать квалифицированный персонал, повышать его квалификацию и выплачивать социальные взносы. А затраты на аутсорсинговые услуги можно записать в расходы. Все это позволяет компании экономить в среднем до 25-30% капитала.
  2. Высокое качество услуг. Как правило, в компаниях-аутсорсерах работают высококвалифицированные специалисты с большим опытом в сфере бухгалтерского учета и налогообложения. Они своевременно реагируют на изменения в законодательстве, располагают современными бухгалтерскими программами и правовыми пакетами.

Это позволяет снизить риски штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерии. От них не застрахована ни одна компания при недостаточной квалификации штатного специалиста. Причем взыскать неустойки с последнего достаточно сложно.

  1. Ответственность аутсорсинга. Провайдер бухгалтерских услуг несет полную ответственность за несвоевременную сдачу отчетности, некорректное исчисление налогов, а также потерю документов и результаты своей работы. В случае ошибок, уплата штрафов возлагается на аутсорсера. Все эти пункты прописываются в договоре.
  2. Строгая конфиденциальность. С аутсорсером, как правило, заключается соглашение о неразглашении информации третьим лицам. Сотрудничая с внештатным бухгалтером, это требование соблюсти сложно, что ведет к риску утечки финансовой или иной информации конкурентам.
  3. Непрерывность рабочего процесса. Еще один несомненный плюс аутсорсинга бухгалтерии — она работает постоянно. Без больничных, отпусков, отгулов и неожиданных увольнений.
  4. Готовые решения. У компаний-аутсорсеров с солидным опытом работы на рынке всегда найдутся готовые законные решения возникающих проблем. В случае с неопытным штатным специалистом или занятым по уши приходящим бухгалтером вы рискуете потерять драгоценное время на решении таких вопросов. А время в бизнесе, как известно – деньги.
  5. Гибкость. Если ваша компания не готова к полной передаче бухгалтерии на аутсорсинг, вы можете передать удаленным бухгалтерам лишь некоторые функции или периодически пользоваться их консультациями. Такие услуги обойдутся дешевле полного аутсорсинга.

Как видите, плюсов аутсорсинга бухгалтерии предостаточно. Но справедливо будет рассказать и о минусах этой формы организации бухучета. Они тесно связаны с рисками. Чего компаниям стоит опасаться?

Читать еще:  Налоговые риски это

Ведение бухгалтерии (аутсорсинг) – страшная правда о рисках

  1. Не нужно думать, что передача ведения бухгалтерии на аутсорсинг полностью снимает с вас ответственность и все обязательства по бухучету организации. Первичную документацию и своевременное перечисление средств на налоги никто не отменял.

За задержку отчислений, просрочку передачи документов бухгалтеру или предоставление некорректной информации ответственность будете нести вы. И все последующие штрафные санкции лягут именно на ваши плечи. Поэтому разумно назначить координатора по работе с удаленной бухгалтерией.

Это застрахует вас и в том случае, если провайдер услуг откажется от сотрудничества с вами. Не переставайте поддерживать свои компетенции в ведении учета. Проще говоря, держите все под контролем. Тогда при переходе к другому аутсорсеру проблем с учетом у вас не возникнет.

  1. Еще один весомый риск – некоторые аутсорсеры не всегда вдаются в специфику деятельности организации, что влечет за собой некорректное отражение информации в учете. Чтобы с этим не столкнуться, важно тщательно выбирать аутсорсера.
  2. Кстати, с этим связан и последний немаловажный риск – неудачный выбор провайдера бухгалтерских услуг. Он может повлечь за собой утечку информации, потерю репутации из-за низкой оперативности реагирования, а также операционные риски в связи с некомпетентностью специалистов на аутосорсе.

На рынке существует огромное количество крупных и мелких компаний, предоставляющих услуги удаленной бухгалтерии. Выбрать среди них достойную совсем не просто. Но есть критерии, которые помогут вам свести этот риск к минимуму. О них далее.

Как выбрать лучшую компанию-аутсорсера – ключевые критерии

  1. Первое, на что стоит обратить внимание – опыт и репутация компании на рынке. Предварительно не помешает ознакомиться с отзывами, рекомендациями коллег, рейтингами и статьями в профессиональных журналах. Также наличие дипломов и сертификатов у компании будут дополнительным плюсом.
  2. Обязательно внимательно ознакомьтесь с проектом договора. В нем должны быть максимально подробно прописаны ответственность сторон, положения о конфиденциальности и прозрачный прайс на услуги.
  3. Узнайте, сколько компаний находится в ведении у бухгалтера, который будет заниматься вашей организацией. Слишком большое их количество должно насторожить – скорее всего, качество услуг будет страдать.
  4. Удаленная бухгалтерия должна провести бесплатный экспресс-аудит состояния дел в компании и лишь после этого взять вас на обслуживание, составив индивидуальный график документооборота. Это является гарантом надежности провайдера.
  5. Продвинутые компании дают клиентам доступ в личный кабинет в облачных сервисах (Мое Дело, Контур-Бухгалтерия или 1С). В них можно создавать документы для оперативной передачи бухгалтеру и наблюдать за состоянием дел.
  6. В идеале в компании-аутсорсере также должны работать юристы и кадровики. Возможность представления ваших интересов в налоговых органах или суде будет только плюсом.

Кроме того, важно лично посетить компанию и побеседовать с руководителем и бухгалтером. Выясните все интересующие моменты заблаговременно – как выстраивается механизм взаимодействия, как осуществляется контроль, как формируются счета за услуги и пр. Надежная организация во встрече точно не откажет.

А теперь о том, с чего начать передачу ведения бухгалтерии на аутсорсинг.

Во-первых, взвесьте для себя все плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге и решите, готова ли ваша компания к этому шагу.

Во-вторых, выберите лучших провайдеров согласно перечисленным критериям.

В-третьих, обязательно проведите с ними личную беседу и ознакомьтесь с условиями договора.

И только после этого подписывайте договор. Известные компании часто предлагают тестовый период. Вы всегда можете им воспользоваться, если сомневаетесь в правильности выбора.

Напоследок расскажем о личном опыте использования услуг удаленной бухгалтерии одним из наших клиентов.

Личный опыт использования услуг удаленной бухгалтерии

«Первоначально мое ИП в области рекламных услуг не имело больших доходов. Я не могла позволить себе нанять даже приходящего бухгалтера, не говоря уже о штатном специалисте. Поэтому мне пришлось самой вникать в вопросы бухгалтерии. Мне казалось, что «на упрощенке» вести бухгалтерию не так сложно. Но подвох подкрался неожиданно в самом начале моей деятельности.

Я элементарно не уведомила налоговую об открытии расчетного счета, думая, что это происходит автоматически. В итоге меня оштрафовали на 5000 руб. И это оказался не единственный штраф, за ним последовали взыскание за небольшую ошибку в расчетах и другие санкции.

В общем, чтобы не терять и без того невысокие доходы, я все-таки решила обратиться к специалистам. К тому времени активно развивался аутсорсинг бухгалтерии. Коллега посоветовала одну из таких компаний.

Сначала полный аутсорсинг для меня был неподъемным, я передала бухгалтеру лишь некоторые функции по ведению учета. Но уже это освободило массу времени – я перестала корпеть над расчетами и декларациями и стала развивать свой бизнес более активно. В компании-аутсорсере мне также помогли оптимизировать налогообложение, что освободило определенную часть бюджета.

На сегодняшний день мою бухгалтерию полностью ведет компания-аутсорсер. Я не вникаю в бумажную волокиту и чувствую уверенность в завтрашнем дне».

Мы рассмотрели ведение бухгалтерии (аутсорсинг), его плюсы и минусы – выбор за вами. Если статья вам понравилась, поделитесь с друзьями и обязательно подпишитесь на обновления нашего сайта.

Только подписчикам мы бесплатно рассылаем самую актуальную информацию в сфере бухучета и налогообложения с последними изменениями в законодательстве – в помощь предпринимателям и бухгалтерам.

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?

Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Сам себе бухгалтер

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

Попробуйте — новым клиентам 3 месяца без абонентской платы. Расчетный счет в Контур.Банке со встроенной бухгалтерией и отчетностью. Корпоративная карта и электронная подпись — бесплатно. До 5 % на остаток.

3. Вести расчеты вручную

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

  • нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
  • воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Читать еще:  Модель аудиторского риска

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

  • ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
  • оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
  • ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
  • расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
  • расчет и уплата страховых взносов;
  • составление и отправка финансовой отчетности;
  • составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
  • предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
  • выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
  • иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Ошибка предпринимателей № 1

Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2

Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3

Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет.

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

  • Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
  • Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
  • Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
  • Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
  • Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
  • Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт в области бухгалтерии в СКБ Контур

Кто несет ответственность при бухгалтерском аутсорсинге

Автор: Наталья Ванина
Руководитель группы бухгалтеров 1C-WiseAdvice

Задумываетесь о том, чтобы сконцентрироваться на бизнесе, а непрофильные функции, в частности бухгалтерский учет выделить на аутсорсинг? Это решение, требующее перестройки части бизнес-процессов вашей компании и в некоторых случаях предоставляющее ей существенные преимущества.

Прежде чем сделать этот важный шаг руководитель должен выяснить, кто несет ответственность за неточности, ошибки в бухгалтерском учете, и кто будет покрывать расходы, связанные с этими ошибками. Об этом расскажем в нашем материале.

Кто несет ответственность за бухгалтерский учет в компании

Напомним, в первую очередь ответственность за ведение бухучета в компании ложится на плечи руководителя. И уже потом спросят с финдира, главбуха, бухгалтерской компании, которой передан учет, и иных лиц, причастных к ситуации. Поэтому и санкции фискальные органы прежде всего предъявляют юридическому лицу и генеральному директору лично. Данное положение предусмотрено п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ и п. 6 приказа Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.

К слову, санкции могут быть различными: от штрафа до реального срока. Что грозит руководителю компании, зависит от масштабов и продолжительности деяния. Конечно, законодательство предусмотрело, что и главбух отвечает за свои ошибки, подробнее об этом мы рассказывали здесь. Но статистика последних лет свидетельствует о том, что количество возбужденных дел за налоговые правонарушения растет, доля же привлеченных главбухов все так же ничтожна.

Читать еще:  Премия за риск как рассчитать

Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера

По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?

Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.

Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:

  • правильность регламентированного учета налогов;
  • своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
  • обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).

Таким образом, даже при заключенном договоре с бухгалтерской организацией (обычный договор возмездного оказания услуг (п. 2 ст. 779 ГК РФ), в случае обнаружения ошибок в бухгалтерском учете, штрафы и пени придется платить компании, в чьей отчетности была обнаружена ошибка. Именно поэтому в договоре с бухгалтерской компанией нужно обратить особое внимание на пункт о компенсациях и учитывать при выборе аутсорсера наличие полиса страхования.

Бухгалтерский аутсорсинг: кто и как несет ответственность

Отправим материал Вам на e-mail

Эта статья предназначена для руководителей, которые уже решили передать бухгалтерию своей компании на аутсорсинг, или только оценивают перспективы такого подхода. В ней мы подробно расскажем о том, кто в случае аутсорсинга бухучета будет нести ответственность за допущенные ошибки и некачественно выполненную работу.

Передача бухучета на аутсорсинг дает компании значительные преимущества. Такой шаг позволяет ощутимо сократить расходы на содержание бухгалтерии, обеспечить профессиональный подход к организации и ведению бухучета, снять с повестки дня проблему своевременной подготовки и сдачи отчетности.

Однако многих руководителей терзают сомнения по поводу ошибок, которые может допустить аутсорсер, и расходов, к которым эти ошибки могут привести. Попросту говоря, руководителей волнует, кто за эти ошибки будет платить. Давайте разберемся в этом вопросе.

За что несет ответственность заказчик

Заказчик несет юридическую ответственность за следующие моменты:

  • Законность хозяйственной деятельности
    Это значит, что ваш бизнес и способ его ведения должен быть полностью законными. Конечно, соблюдать закон или нарушать – это ваш личный выбор. Но добросовестная аутсорсинговая компания не станет браться за бухгалтерские дела компании, если есть сомнения в законности ее деятельности. А что касается недобросовестных аутсорсеров, то в этом случае повышается риск, что они вас в какой-то момент подведут
  • Организация ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета
    По закону, это полностью ваша зона ответственности. Даже, если ошибки были допущены аутсорсером, отвечаете за них перед контролирующими органами вы. Однако если договор с аутсорсером составлен правильно, то аутсорсер отвечает перед вами
  • Исполнение обязанностей налогоплательщика
    Аутсорсер не несет никакой ответственности за то, платите ли вы налоги или нет
  • Организация хранения документов
    Ваша компания – ваша документация.Даже если она храниться у аутсорсера, вы несете за нее ответственность. Конечно, хранить ее в чужом офисе иногда гораздо удобнее. Но в таком случае необходимо получить от «хранителей» четкие гарантии, что с вашими документами ничего не случится. А если случится, то, каким образом потеря будет вам компенсирована – например, кто будет оплачивать восстановление документации.

Что говорит закон

Ответственность за законность хозяйственной деятельности, организацию учета и исполнение функций налогоплательщика возлагается на руководителя экономического субъекта на следующем основании:

  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»(вступил в силу с 1 января 2013 года)
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности вРоссийской Федерации Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н
  • Налоговый кодекс Российской Федерации, глава 15. Общие положения обответственности за совершение налоговых правонарушений.

За что несет ответственность исполнитель при полном аутсорсинге

Полный аутсорсинг – это, когда вы целиком и полностью передаете бухучет своей компании сторонней организации. Оказание таких услуг обычно делится на три этапа: первичная обработка информации, аналитика, расчет налоговых обязательств. Именно верный расчет налоговых обязательств можно считать основным результатом оказания услуг по аутсорсингу.

На каждом из этих этапов исполнитель несет фактическую ответственность за:

  1. ошибки и сроки, то есть за ошибочное выполнение, невыполнение или несвоевременное выполнение закрепленных за ним функций
  2. недостоверность, то есть за недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета (в случае неверной квалификации смысла данного факта)
  3. нарушение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы
  4. нарушение сроков предоставления документов, то есть за несвоевременное предоставление в органы ФНС документов в рамках камеральных налоговых проверок
  5. сохранность документации – первичной, бухгалтерской, налоговой и отчетной,которая находится у исполнителя по условиям договора.

Поэтому если аутсорсер нанес вам своими действиями материальный ущерб, он обязан этот ущерб компенсировать. Компенсации подлежат все санкции – штрафы, пени, которые возникли у вас по вине исполнителя.

Например, аутсорсер допустил ошибку во время обработки первичных документов. Это привело к ошибке в отчетности. Ошибка повлекла за собой штрафные санкции. Эти потери исполнитель вам и должен возместить.

Одним словом, если ваша бухгалтерия полностью отдана на аутсорсинг, и вам неожиданно позвонили с претензиями из налоговой, то вы имеете полное право тут же позвонить с претензиями в свою аутсорсинговую компанию.

За что исполнитель несет ответственность при частичном аутсорсинге

Аутсорсинг отдельных участков бухгалтерии или процессинговый аутсорсинг – это, когда часть бухучета ведете вы сами, а часть передаете сторонней организации. Обычно компании передают сдачу отчетности, начисление зарплат, обработку первичной документации.

В этом случае, если вам позвонили из налоговой с претензиями, то сразу переадресовать эти претензии исполнителю не получится. Сначала надо разобраться по чьей вине возникла проблема.

Дело в том, что при обслуживании в рамках процессингового аутсорсинга в обязанности исполнителя не входит аналитическая функция. Он не обязан проверять законность и правильность оформления ваших хозяйственных операций, осуществлять квалификацию фактов хозяйственной жизни вашей компании, сопоставлять экономический смысл этих фактов с первичными учетными документами.

Например, вы поручили аутсорсеру подготовку и сдачу отечности. Обработкой первички вы занимаетесь самостоятельно. В отчетности обнаружилась ошибка. Когда вы начали разбираться в ситуации, то поняли, что причиной ошибки в отчетах послужила ошибка при обработке первичной документации. Исполнитель тут не при чем. Он, можно сказать, воспринимал предоставленную вами информацию за чистую монету. А, повторимся, проверять эту информацию в его обязанности не входило.

Другое дело, если при абсолютно правильных исходных данных аутсорсер что-то напутал в отчете или нарушил сроки его сдачи. Тогда вы имеете все основания призвать его к ответственности.

Если же исполнитель все-таки оказался виновен, то он, как и в случае полного аутсорсинга, должен компенсировать вам весь материальный ущерб.

Может ли аутсорсер отказаться нести ответственность

Исполнитель, дорожащий своей профессиональной репутацией, обязательно предпримет все меры, чтобы не нанести ущерба заказчику. Но, к сожалению, как и в любой другой сфере деятельности, в аутсорсинге не исключены случаи недобросовестности.

Как правило, виновный исполнитель добровольно соглашается на компенсацию штрафных санкций заказчику. Если этого не происходит, то эти суммы заказчик может взыскать в порядке гражданского судопроизводства.

Не исключены спорные ситуации, когда каждая сторона отстаивает свою правоту. В таких случаях вопрос тоже решается в судебном порядке.

В качестве заключения

При аутсорсинге вы несете ответственность де-юре, а исполнитель – де-факто. Это значит, что в случае возникновения претензий в, допустим, налоговой или трудовой инспекции, ее представитель будет разговаривать с вами. Отправить инспектора разбираться с аутсорсером напрямую не получится. Конечно, он может представлять ваши интересы в контролирующих органах, но с претензиями придется разбираться только непосредственно руководителю компании. Однако после этого неприятного разговора, вы можете вызвать аутсорсера на ковер и спросить с него по всей строгости заключенного между вами договора.

Договор – очень важный момент. В нем должны быть отражены все тонкости ваших взаимоотношений с исполнителем. Максимально конкретно пропишите в договоре все услуги и степень ответственности за их исполнение. Это поможет вам избежать ситуации, когда никто ни в чем не виноват.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector