Finkurier.ru

Журнал про Деньги
12 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Проверка правильности возмещения командировочных расходов

Аудит расчетов с подотчетными лицами , страница 6

Следует также учитывать, что при командировках за пределы РФ, командировочное удостоверение может не оформляться.

в) выдается ли работнику при направлении в командировку служебное задание (унифицированная форма №Т-10а), делаются ли в нем работником при возвращении из командировки отметки о выполнении задания.

г) ведется ли на предприятии журнал учета работников, выбывающих в командировки

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам аудитору также следует установить, не имеется ли случаев направления в командировку лиц, не являющихся работниками организации.

Также следует установить, не имеется ли в проверяемом периоде случаев, когда служебными командировками признаются служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (например, водители, экспедиторы, сопровождающие грузов и т.д.).

4.8.2. Аудит учета командировочных расходов

Аудит операций по выдаче под отчет денежных средств на оплату командировочных расходов осуществляется в соответствии с п. 4.6. настоящей методики. Аудитору необходимо установить, производится ли предварительный расчет суммы командировочных расходов перед отправлением работника в командировку, имеются ли документы, подтверждающие факт осуществления предварительного расчета командировочных расходов.

Следует установить своевременность предоставления командированным работником авансового отчета (в течение 3 дней для командировок в пределах РФ и 10 дней при командировках за пределы РФ).

Далее необходимо проверить правильность и обоснованность списания командировочных расходов. При проверке правильности отнесения командировочных расходов на затраты аудитору следует руководствоваться целью и характером командировки. В качестве подтверждения производственной необходимости командировки аудитором может использоваться служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма Т-10а). Если на предприятии практикуется составление командированным лицом отчета о командировке с указанием целей, задач и результатов, то можно использовать такой отчет, утвержденный руководителем организации.

а) расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы

Аудитору необходимо установить наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы:

– документов на проезд к месту командировки (населенному пункту) и обратно к месту постоянной работы;

– документов за пользование постельными принадлежностями.

По данным первичных документов нужно определить фактическую стоимость проезда, а затем проверить правильность выделения НДС к возмещению из бюджета по расчетной ставке 16,67%. При этом следует учитывать, что сумма НДС не выделяется по расходам на проезд работника в пригородном транспорте общего пользования.

Сначала необходимо выяснить, в каком размере выплачиваются суточные работникам предприятия, направляемым в служебные командировки. Если суточные возмещаются организацией в размерах, превышающих установленные нормы, нужно выяснить, имеется ли приказ (распоряжение) руководителя организации об установлении размера суточных работникам предприятия, направляемым в служебные командировки.

Далее аудитору необходимо путем пересчета установить правильность возмещения работнику суточных. Для этого нужно использовать данные о фактической длительности командировки из командировочного удостоверения. Также эти данные можно подтвердить документами на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При проверке оплаты суточных при командировках за пределы РФ аудитору следует учитывать даты пересечения границ. Эти данные должны быть документально подтверждены (например, копиями страниц паспорта, на которых сделаны соответствующие отметки).

Если суточные возмещаются организацией в размерах, превышающих установленные нормы, нужно выяснить порядок принятия сумм, выплачиваемых сверх законодательно установленных норм, к налогообложению налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и налогом на прибыль.

  • АлтГТУ 419
  • АлтГУ 113
  • АмПГУ 296
  • АГТУ 266
  • БИТТУ 794
  • БГТУ «Военмех» 1191
  • БГМУ 171
  • БГТУ 602
  • БГУ 153
  • БГУИР 391
  • БелГУТ 4908
  • БГЭУ 962
  • БНТУ 1070
  • БТЭУ ПК 689
  • БрГУ 179
  • ВНТУ 119
  • ВГУЭС 426
  • ВлГУ 645
  • ВМедА 611
  • ВолгГТУ 235
  • ВНУ им. Даля 166
  • ВЗФЭИ 245
  • ВятГСХА 101
  • ВятГГУ 139
  • ВятГУ 559
  • ГГДСК 171
  • ГомГМК 501
  • ГГМУ 1966
  • ГГТУ им. Сухого 4467
  • ГГУ им. Скорины 1590
  • ГМА им. Макарова 299
  • ДГПУ 159
  • ДальГАУ 279
  • ДВГГУ 134
  • ДВГМУ 408
  • ДВГТУ 936
  • ДВГУПС 305
  • ДВФУ 949
  • ДонГТУ 497
  • ДИТМ МНТУ 109
  • ИвГМА 488
  • ИГХТУ 130
  • ИжГТУ 143
  • КемГППК 171
  • КемГУ 507
  • КГМТУ 269
  • КировАТ 147
  • КГКСЭП 407
  • КГТА им. Дегтярева 174
  • КнАГТУ 2909
  • КрасГАУ 345
  • КрасГМУ 629
  • КГПУ им. Астафьева 133
  • КГТУ (СФУ) 567
  • КГТЭИ (СФУ) 112
  • КПК №2 177
  • КубГТУ 138
  • КубГУ 107
  • КузГПА 182
  • КузГТУ 789
  • МГТУ им. Носова 367
  • МГЭУ им. Сахарова 232
  • МГЭК 249
  • МГПУ 165
  • МАИ 144
  • МАДИ 151
  • МГИУ 1179
  • МГОУ 121
  • МГСУ 330
  • МГУ 273
  • МГУКИ 101
  • МГУПИ 225
  • МГУПС (МИИТ) 636
  • МГУТУ 122
  • МТУСИ 179
  • ХАИ 656
  • ТПУ 454
  • НИУ МЭИ 640
  • НМСУ «Горный» 1701
  • ХПИ 1534
  • НТУУ «КПИ» 212
  • НУК им. Макарова 542
  • НВ 778
  • НГАВТ 362
  • НГАУ 411
  • НГАСУ 817
  • НГМУ 665
  • НГПУ 214
  • НГТУ 4610
  • НГУ 1992
  • НГУЭУ 499
  • НИИ 201
  • ОмГТУ 301
  • ОмГУПС 230
  • СПбПК №4 115
  • ПГУПС 2489
  • ПГПУ им. Короленко 296
  • ПНТУ им. Кондратюка 119
  • РАНХиГС 186
  • РОАТ МИИТ 608
  • РТА 243
  • РГГМУ 117
  • РГПУ им. Герцена 123
  • РГППУ 142
  • РГСУ 162
  • «МАТИ» — РГТУ 121
  • РГУНиГ 260
  • РЭУ им. Плеханова 122
  • РГАТУ им. Соловьёва 219
  • РязГМУ 125
  • РГРТУ 666
  • СамГТУ 130
  • СПбГАСУ 315
  • ИНЖЭКОН 328
  • СПбГИПСР 136
  • СПбГЛТУ им. Кирова 227
  • СПбГМТУ 143
  • СПбГПМУ 146
  • СПбГПУ 1598
  • СПбГТИ (ТУ) 292
  • СПбГТУРП 235
  • СПбГУ 577
  • ГУАП 524
  • СПбГУНиПТ 291
  • СПбГУПТД 438
  • СПбГУСЭ 226
  • СПбГУТ 193
  • СПГУТД 151
  • СПбГУЭФ 145
  • СПбГЭТУ «ЛЭТИ» 379
  • ПИМаш 247
  • НИУ ИТМО 531
  • СГТУ им. Гагарина 113
  • СахГУ 278
  • СЗТУ 484
  • СибАГС 249
  • СибГАУ 462
  • СибГИУ 1654
  • СибГТУ 946
  • СГУПС 1473
  • СибГУТИ 2083
  • СибУПК 377
  • СФУ 2423
  • СНАУ 567
  • СумГУ 768
  • ТРТУ 149
  • ТОГУ 551
  • ТГЭУ 325
  • ТГУ (Томск) 276
  • ТГПУ 181
  • ТулГУ 553
  • УкрГАЖТ 234
  • УлГТУ 536
  • УИПКПРО 123
  • УрГПУ 195
  • УГТУ-УПИ 758
  • УГНТУ 570
  • УГТУ 134
  • ХГАЭП 138
  • ХГАФК 110
  • ХНАГХ 407
  • ХНУВД 512
  • ХНУ им. Каразина 305
  • ХНУРЭ 324
  • ХНЭУ 495
  • ЦПУ 157
  • ЧитГУ 220
  • ЮУрГУ 306

Полный список ВУЗов

Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).

Проверка оформления командировочных документов

Автор: Марина Ермакова
Старший куратор группы по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice (г. Волгоград)

Пожалуй, нет такой организации, которая не направляла бы своих работников в командировки. Служебные поездки преследуют самые разные цели: представительство и заключение договоров, обслуживание оборудования, приобретение запасов, реализация продукции, обучение… Но при всём разнообразии они имеют общие черты документального оформления и учёта.

Если сотрудник куда-либо ездил по служебной необходимости, организация должна возместить его затраты. Но, конечно, все расходы по командировке должны быть подтверждены документально. Как бухгалтеру провести контроль командировочных расходов — рассмотрим в этой статье.

Перечень командировочных документов

Сотрудник едет в командировку, чтобы исполнить то или иное поручение руководства. Следовательно, все его обоснованные затраты — это расходы компании, связанные с коммерческой деятельностью.

Поэтому организация может уменьшить за их счет налоговую базу по налогу на прибыль. Но, конечно, для этого требуются первичные документы. Их можно разделить на две группы.

Документы, оформляемые в организации

  • служебное задание и отчет (форма Т-10а);
  • приказ (форма Т-9);
  • командировочное удостоверение (форма Т-10);
  • авансовый отчет (форма АО-1).

При оформлении командировки следует иметь в виду следующее:

  • Использование типовых форм не является обязательным. Организация имеет право применять первичку собственной разработки, если документы соответствуют требованиям ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».
  • Использование форм Т-10 и Т-10-а в настоящее время также не обязательно. Соответствующие изменения были внесены еще с 2015 года (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца.

Применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения).

Например, если работник поехал на собственной машине, то без командировочного удостоверения с отметками работодателю будет сложно подтвердить длительность поездки, и, следовательно, обосновать сумму выданных суточных.

Документы, предоставленные сотрудником по возвращении из командировки

Все документы этой группы служат для того, чтобы подтвердить расходы, произведенные сотрудником. Это могут быть счета гостиниц, кассовые или товарные чеки, билеты и т.п.

Читать еще:  Зкк 608 об административных правонарушениях

Именно их и должен тщательно проверить бухгалтер, прежде чем проводить расчеты с сотрудником по итогам командировки.

Как проверить командировочные документы и что делать при подозрении на подделку

В первую очередь все полученные от сотрудника документы нужно подвергнуть визуальной проверке.

Важно!

Насторожить должны любые нарушения установленных правил или несоответствия:

  • отсутствие или нечитаемость необходимых реквизитов: наименование организации, ИНН, подпись, печать;
  • несоответствие наименований компании на печати и в тексте;
  • несовпадение между датами документа и фактическим периодом командировки;
  • расценки, существенно отличающиеся от среднерыночных.

При любых сомнениях лучше направить контрагенту письменный запрос. Если ревизия командировочных расходов показала подделку, то с работника следует взыскать незаконно полученные суммы. Это можно сделать при следующих выплатах зарплаты в пределах 20% от ее размера.

Также работодатель может направить акт проверки командировочных расходов и в правоохранительные органы. Подделка документов предусмотрена п. 1 ст. 327 УК РФ (до 2 лет лишения свободы).

Наказание за укрывательство преступлений небольшой тяжести законом не предусмотрено. Сообщать о деянии сотрудника в полицию или ограничиться внутренним разбирательством и взысканием ущерба — выбор остается за руководством компании.

Расчеты с сотрудником и их отражение в бухучете

До отправления в командировку сотрудник должен получить авансом сумму, приблизительно соответствующую его предполагаемым затратам по следующим статьям:

Затраты на проезд определяются, исходя из стоимости билетов. Иногда билеты в обе стороны приобретает сама организация и тогда эта сумма не входит в аванс.

Важно!

Обычно в организациях устанавливают лимиты затрат на аренду жилья и выплату суточных. Они утверждаются руководителем и могут изменяться в зависимости от региона поездки и должностей командируемых работников.

Прочие командировочные расходы зависят от особенностей конкретной поездки. Это могут быть, например, визовые сборы, тарифы за проезд по платным дорогам и т.п.

ДТ 71 — КТ 50 (51) — выдача аванса.

По возвращении сотрудник должен отчитаться в течение трех дней.

ДТ 20 (23, 26…) — КТ 71 — затраты без НДС.
ДТ 19 — КТ 71 — НДС (при наличии).

Если расходы сотрудника признаны обоснованными, то бухгалтерия должна произвести с ним окончательный расчет:

ДТ 71 — КТ 50 (51) — возмещение перерасхода
или
ДТ 50 (51) — КТ 71 — возврат неиспользованного аванса.

Бюджетным организациям следует иметь в виду, что с 01.01.2019 действуют новые коды КОСГУ по командировкам ( приказ Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н). Следовательно, для бюджетников изменился и порядок отнесения этих затрат на аналитические счета.

Налоговый учет

Командировочные включаются в расходы по налогу на прибыль, а при использовании спецрежимов — по иному аналогичному налогу, который исчисляется с учетом затрат (УСН, ЕСХН). Уменьшить налоговую базу можно на всю сумму подтвержденных расходов.

Вопрос может возникнуть только при оплате питания в гостинице.

Важно!

НК РФ запрещает включать в командировочные затраты плату за обслуживание в барах и ресторанах. А стоимость гостиничного номера часто включает в себя завтрак, который организуется именно в ресторане. Поэтому, если стоимость завтрака выделена в документах, то налоговики могут не признать ее в качестве расходов.

Интересная ситуация складывается для «упрощенцев». В общем случае они признают свои затраты в момент оплаты.

Однако, чиновники считают, что при УСН нельзя включить подотчетные средства в расходы на дату выдачи аванса (письмо Минфина РФ от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21). По мнению специалистов Минфина, «упрощенцы» могут признать их лишь после утверждения авансового отчета, т.е. по сути — аналогично тем, кто работает «по начислению».

Таким образом, «по оплате» те, кто используют УСН, могут учесть только часть расходов, если производят доплату уже после утверждения авансового отчета.

Бизнесмены, работающие на ОСНО, кроме налога на прибыль, платят еще один обязательный платеж, зависящий от оборотов, — НДС. Этот же налог с 2019 года распространяется и на крупных сельхозпроизводителей, использующих ЕСХН (п. 1 ст. 145 НК РФ).

Важно!

Если в командировочные расходы на проезд и аренду жилья включен НДС, то организация может принять его к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Если суточные превысят установленный лимит (700 руб. в день для РФ и 2500 руб. — для зарубежных поездок), то они будут считаться доходом работника и облагаться НДФЛ, а также страховыми взносами, кроме «травматизма». Это установлено п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ.

Поэтому организации обычно устанавливают лимиты по суточным в указанных пределах, а сверхнормативные расходы компенсируют работникам другими способами.

Как не ошибиться при расчетах по командировочным

Учет и налогообложение расчетов по командировкам связаны со множеством нюансов. Обычно этими расчетами занимаются те же специалисты, которые начисляют зарплату.

Если вы сомневаетесь в компетентности штатных сотрудников и не уверены в отсутствии ошибок — обращайтесь за помощью в специализированную бухгалтерскую компанию. Так, аудит расчета зарплаты в 1C-WiseAdvice поможет вам проверить своего бухгалтера и оценить ситуацию на этом важном участке. Если будут найдены ошибки — мы исправим их и пересчитаем все выплаты.

Вывод

Сотрудник, вернувшийся из командировки, имеет право на компенсацию всех документально подтвержденных расходов.

Но произвести расчет по итогам командировки следует только после тщательной проверки привезенного «пакета».

Документы проверяются визуально, а, в случае необходимости — направляются запросы в организации, оказавшие услуги.

Если командировок много, возрастает риск пропустить подделку или ошибиться в начислении.

Ответы на вопросы: подтверждение командировочных расходов

Сегодня мы рассмотрим сложные вопросы, касающиеся подтверждения расходов на командировки.

Для выплаты суточных одного удостоверения недостаточно

Можно ли учитывать в расходах суточные, выплаченные сотруднику, который направлен в командировку на территории РФ по командировочному удостоверению?

: С 2015 г. обязательные командировочные удостоверения отменен ы подп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595 . И организация должна направлять работника в командировку на основании письменного решения работодателя, в котором должны быть указан ы п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение) :

  • срок командировки;
  • ее цель (служебное поручение);
  • место командировки.

Таким образом, рекомендуем вам издать приказ руководителя о направлении работника в командировку (например, по форме № Т-9).

Если не будет приказа руководителя на направление работника в командировку, то проверяющие могут счесть ваши командировочные расходы документально не подтвержденными и вам придется отстаивать их в судебном порядке.

В случае если в вашей организации применяется и командировочное удостоверение, само по себе оно помехой для учета расходов не будет. И может служить дополнительным подтверждением числа дней командировки, если в таком удостоверении будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него.

Законодательство не требует документального подтверждения суточных расходов

По мнению Минтруда, отраженному в Письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641, суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются взносами во внебюджетные фонды, только если работники подтвердили их целевое использование документально.
Нужно ли ориентироваться на это Письмо? И если принять его во внимание, что нужно подтверждать конкретно: проезд на городском транспорте, питание (в кафе или продукты в магазине), платный туалет и т. д.?

Чтобы учесть в расходах компенсацию, выплачиваемую курьеру для возмещения затрат на проезд, надо включить его должность в перечень сотрудников с разъездным характером работы

: Суточные не облагаются страховыми взносами при условии, что они выплачены в пределах норм, установленных в соответствии с законодательство м подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ .

Суточные работникам, чья работа носит разъездной характер, предусмотрены ТК ст. 168.1 ТК РФ . А размер суточных и порядок их возмещения работодатель должен установить самостоятельно (коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным акто м) ст. 168.1 ТК РФ . Кроме того, он должен установить перечень работ, профессий, должностей работников, чья работа носит разъездной характер. Каких-либо иных требований относительно суточных в ТК нет.

Если, к примеру, локальный акт предусматривает оплату суточных по фактическим расходам, подтвержденным документами, то работник должен подтверждать все свои дневные расходы — питание, проезд и т. д.

Если же в локальном акте предусмотрена выплата суточных в твердой сумме без предоставления документов, то ничего подтверждать не нужно.

Читать еще:  Госдума изменила правила предоставления отпусков

Соответственно, если работа конкретного лица носит разъездной характер (согласно действующему в организации перечню и трудовому договору работник а ст. 57 ТК РФ ) и суточные выплачены согласно порядку, закрепленному локальным актом, то они не подлежат обложению взносами. Какого-либо дополнительного подтверждения не требуется, Письмо Минтруда от 28.12.2015 № 17-3/В-641 противоречит законодательству.

Бывает, что фонды рассматривают суточные как оплату труда и начисляют организациям страховые взносы. Однако суды такую позицию не поддерживают и отменяют решения проверяющи х Постановления АС СЗО от 15.01.2016 № А66-6195/2015 ; 14 ААС от 17.03.2016 № А66-6194/2015 .

Оплата проживания личной картой — не повод для отказа в признании расходов

Командированный работник бронировал гостиницу на интернет-сайте. Онлайн-платеж за услуги проживания сделал с личной банковской карты. К авансовому отчету он прилагает счет гостиницы (не является БСО) и выписку со счета своей карты. Можно ли признать расходы в налоговом учете?

: Да, можно. Расходы по бронированию и проживанию в гостинице учитываются при налогообложении прибыли при условии их документального подтверждени я подп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ . При оказании услуг гостиница обязана выдавать чек ККТ или бланк строгой отчетности только в двух случая х пп. 1, 2 ст. 2, абз. 4 п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ ; п. 28 Правил, утв. Постановлением Правительства от 09.10.2015 № 1085 :

  • при расчетах наличными деньгами;
  • при расчетах с использованием платежных карт.

При оплате через Интернет наше законодательство не обязывает гостиницу применять ККТ (выписывать БСО).

Подтвердить оплату услуг гостиницы могут и иные документы, ведь их конкретный перечень для этих целей в НК РФ не установлен. Поэтому документальным подтверждением может являться авансовый отчет работника с приложенными к нему Письмо Минфина от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106 :

  • счетом из гостиницы, оформленным надлежащим образом;
  • банковской выпиской операций по карте, с которой были списаны деньги за проживание в гостинице.

Слип может подтвердить расходы на гостиницу

Услуги гостиницы оплачены подотчетным лицом с использованием банковской карты. Продавец в таком случае обязан был выдать кассовый чек и чек POS-терминала. Но сотрудник приложил к авансовому отчету только счет гостиницы (не является БСО) и чек POS-терминала. Кассового чека нет. Можно ли принять расходы в целях налога на прибыль?

: Действительно, покупателю, расплатившемуся платежной картой, в общем порядке должен быть выдан кассовый чек, а также документ по операциям с использованием платежной карты (выдаваемый POS-терминалом).

В Положении Центробанка об операциях с использованием банковских карт указано, что чек POS-терминала или слип является основанием для расчетов и служит подтверждением совершения операци й п. 3.1 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П .

Следовательно, расходы, подтвержденные одним лишь слипом (без приложенного к нему кассового чека), являются для целей налогообложения прибыли документально подтвержденным и п. 1 ст. 252 НК РФ . Такой же точки зрения придерживаются и судь и см., например, Постановление ФАС МО от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06 , и представители Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Кассовый чек является первичным документом, который продавец обязан выдать покупателю, в том числе и при оплате банковской картой. Таким образом, он должен быть у работника.

Однако если он утерян, можно, конечно, взять счет гостиницы с печатью и пометкой «Оплачено» плюс чек POS-терминала. На основании этих документов и утвержденного авансового отчета расходы на оплату услуг гостиницы можно учесть в составе командировочных расходо в ” .

Подтверждаем срок командировки, когда нет проездных билетов

Как подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке в случае отсутствия проездных документов, документов по найму жилого помещения и документа от принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования (убытия из него), так как работник направлен в командировку для оказания технической помощи (ремонт другого нашего автомобиля) на трассе М2 (г. Белгород)?

: В случае проезда на служебном или личном транспорте срок нахождения в командировке может быть определен на основани и п. 7 Положения :

  • служебной записки;
  • документов, подтверждающих использование служебного транспорта (автомобиля работника) для проезда к месту командирования и обратно. Это могут быть, например, путевой лист, маршрутный лист. А также, скажем, различные счета, квитанции, чеки АЗС и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Как мы поняли, ваш работник был командирован для помощи в ремонте автомобиля вашей компании. То есть принимающей стороной выступала ваша же организация. В такой ситуации подтверждением принимающей стороны может послужить, например, служебная записка водителя сломанного автомобиля с информацией о дате прибытия (убытия) командированного работника.

Поздний приезд из командировки НДФЛ не облагается

Сотрудник, направленный в командировку в Москву сроком на 5 дней, остался там на выходные. Как правильно в таком случае учесть расходы на обратную дорогу?

: Минфин не возражает против списания в таких случаях стоимости обратного билета в налоговые расход ы подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687 , от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 (п. 2), от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34815 , от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34813 . Главное, чтобы на задержку в Москве на выходные было согласие руководителя (неважно, остался работник там по делам или отдохнуть).

Стоимость обратного билета не облагается НДФЛ. Работодателю в любом случае пришлось бы оплачивать работнику дорогу обратно, следовательно, экономической выгоды у работника нет ст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687 , от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234 .

Подтверждаем срок командировки без обратного билета

Командированный уехал к месту командирования на поезде, билет имеется, а обратно приехал на попутном транспорте. Чем подтвердить срок его командировки?

: Если у работника нет проездных документов на обратную дорогу, определить срок фактического пребывания в командировке можно на основани и п. 7 Положения :

  • документов по найму жилого помещения в месте командирования (гостиничной квитанции);
  • документа, содержащего подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). Такой документ может сопровождаться служебной запиской.

Проверка расчетов с подотчетными лицами по суммам, выдаваемым на командировочные расходы

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. В ходе проверки осуществляется контроль документального оформления командировочных расходов на всех ее этапах.

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается: соблюдение правил выдачи авансов; своевременность предоставления аван­совых отчетов; целесообразность и законность использования подотчетных сумм; правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам; порядок погашения оправ­дательных документов с целью предотвращения их повторного использования; своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

По выданным в подотчет суммам устанавливают, нет ли пре­вышения предельных размеров аванса. На расходы, производи­мые в месте нахождения организации или учреждения, деньги выдаются на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения организации или учреждения – в размере на срок не более десяти рабочих дней. На командировочные расходы деньги выдаются в подот­чет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расхо­дов на срок командировки.

При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчет­ным суммам прове­ряется путем сопоставления данных авансовых отчетов и при­ложенных к ним документов.

Важным этапом проверки является установление своевре­менности возврата неиспользованных подотчетных сумм. Неиз­расходованные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны в бесспорном порядке не позднее месяца со дня оконча­ния срока их возвращения.

В процессе контроля необходимо проверить законность и це­лесообразность возмещения командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения журнала регистра­ции работников, направленных в командировки.

Особое внимание уделяется проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается наличие отметок о командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, подчисток, помарок и командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке оп­ределяют по отметке в командировочном удостоверении о вы­бытии и прибытии. При этом достоверность отметок команди­ровочного удостоверения обязательно сверяются с датами компостера проездных билетов. В необходимых случаях производится сверка данных командировочного удостоверения с путе­выми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников.

Читать еще:  Карточка т2 как правильно заполнить

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного сродства из места постоянной работы командированного, а днем приезда день прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправ­лении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда счи­таются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция отправления поезда, пристань или аэро­порт находятся за чертой населенного пункта, учитывается вре­мя, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяет­ся путем сопоставления времени, указанного в приказе, со вре­менем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении. Отдельно проверяется пра­вильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и на проезд.

Работнику за каждый день пребывания в командировке выплачиваются суточные, квартирные и проездные расходы. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда ему предоставляется бесплатное помещение) в размере, указанном в предоставлен­ных счетах (квитанциях).

Проезд работника к месту командировки и обратно оплачи­вается на основании проездных документов в размере стоимо­сти проезда на воздушном, железнодорожном, водном и автомо­бильном транспорте общего пользования (кроме такси), вклю­чая платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы за пользование постельными принадлежностями в поездах возмещаются командированным работникам при про­езде к месту командировки и обратно в плацкартном, купейном или мягком вагонах, без предъявления квитанций. В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работ­никам, направленным для выполнения монтажных, наладоч­ных в строительных работах, а также для повышения квалифика­ция в течение всего срока обучения.

В организации могут выплачиваться суточные, квартирные и другие расходы в размерах, превышающих названные суммы.

В соответствии с действующим законодательством работник должен составить финансовый отчет в течение трех дней по воз­вращении из командировки. К отчету прилагаются: команди­ровочное удостоверение с отметками о времени выбытия в ко­мандировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помеще­ния и фактических расходах на проезд и других расходах (слу­жебные переговоры по телефону, отправка телеграмм и т.д.).

Все случаи переплат или недоплат фиксируются в отчете ау­дитора. Если установлено множество фактов нарушений расче­тов с подотчетными лицами по командировочным расходам, то они регистрируются в отдельной ведомости. Ведомость подпи­сывается аудитором и главным бухгалтером организации. Ито­говые данные ведомости фиксируются в отчете аудиторской проверки, к которому прилагается ведомость.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.

Встречаются случаи списания полученной под отчет суммы или числящейся за подотчетным лицом задолженности без до­кументальных обоснований на счета по учету затрат. Такие данные группируются в отдельной ведомости.

Следует проверять правильность подсчета оборотов и выве­дения сальдо в тех регистрах, в которых ведется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, и про­вести их сверку с записями в других регистрах бухгалтерского учета. Необходимо также проверить правильность отражения расчетов с подотчетными липами в балансе организации.

Дата добавления: 2015-02-09 ; просмотров: 25 ; Нарушение авторских прав

Методы контроля расчетов с подотчетными лицами

Методика контроля командировочных расходов

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации для компенсации расходов на служебные командировки. В процессе проведения контрольных операций устанавливается соответствие следующего на предприятии порядка оплаты командировочных расходов действующим законодательным нормам.

Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути; за рубежом — 60 дней. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной.

В служебную командировку могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли. Не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда [4].

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

ѕ по найму жилого помещения;

ѕ по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

ѕ по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

ѕ по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

— по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

— по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

— на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

— на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

— на провоз багажа;

— на суточные за время нахождения в командировке.

Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение и издается приказ о его командировке. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатями отправляющей и принимающей организаций, записями о днях отправления, прибытия и выбытия.

Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения — дата прибытия соответствующего транспорта. Перед командировкой работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации на утверждение авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

По зарубежным командировкам работнику возмещаются следующие расходы:

— по получению загранпаспорта;

— по получению виз;

— по прописке загранпаспорта;

— по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на наличную иностранную валюту;

— по найму жилого помещения, подтвержденные документально;

— на провоз багажа;

— суточные за каждый день пребывания в командировке.

За день выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда; в валюте, если граница пересекается в день отъезда; дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивайся иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей бороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но доставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней, суточные выплачиваются начиная с 61-го дня а размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации [9].

Для проведения расчетов с командированными лицами Необходимы следующие первичные документы:

— приказы о направлении работников в командировку;

— заявления на выдачу денег из кассы;

— документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

— журнал регистрации командировок.

Для отражения расчетов с командированными лицами используются следующие регистры синтетического и аналитического учета:

При проведении ревизии командировочных расходов ревизор проверяет правильность оформления всех используемых документов, проведенных расчетов выплат, осуществляет контроль за соблюдением существующего законодательства.

В первую очередь осуществляется проверка использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.

Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector