Как правильно заполнить сзв м

Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М

Кто сдает и когда

Отчетность о застрахованных лицах обязаны предоставлять не только бюджетные организации, но и все страхователи:

1. Любые организации.
2. Индивидуальные и частные предприниматели.
3. Самозанятые граждане.
4. Физические лица, нанимающие граждан на оплачиваемую работу.

Инструкция предложена для бюджетников, но подойдет для всех страхователей. По общему правилу, сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М составляются по состоянию на конец отчетного месяца. Отправить информацию в Пенсионный фонд надлежит до 15-го числа следующего месяца. Предельные сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году представлены в таблице.

Отчетный период 2020 года

До 17 февраля, 15 февраля выпадает на субботу

До 16 марта, 15 марта выпадает на воскресенье

До 17 августа, 15 августа выпадает на субботу

До 16 ноября, 15 ноября выпадает на воскресенье

Унифицированный бланк СЗВ-М

Инструкция по заполнению формы СЗВ-М

Унифицированный бланк состоит из четырех разделов. Вот инструкция, как заполнять отчет СЗВ-М:

Шаг 1. Реквизиты страхователя. Раздел обязателен к заполнению. Здесь необходимо прописать регистрационный номер организации, полученный в территориальном отделении ПФР, полное наименование экономического субъекта, затем указать ИНН и КПП.

Шаг 2. Отчетный период. Заполняем месяц и год периода, за который формируем данные о застрахованных лицах.

Шаг 3. Тип формы. Необходимо указать, какой вид вы формируете. Для отчетности, созданной впервые, указываем тип «исхд» — исходный. Для корректировки, которая отменяет неверные сведения, — «отмн», а которая дополняет данные — «доп».

Шаг 4. Сведения о застрахованных лицах указываем в разрезе каждого работника, с которым заключен трудовой или гражданский договор.

Необходимо заполнить информацию по каждому работнику, связанному с работодателем трудовым соглашением. Вот какие данные о своих сотрудниках включаются в отчетСЗВ-М:

• фамилия, имя и отчество (если оно имеется) полностью;
• СНИЛС;
• ИНН.

Составленный отчет подписывается руководителем организации, заверяется печатью. Также следует указать дату заполнения.

Кто освобожден от заполнения СЗВ-М

В некоторых случаях страхователям позволяют не сдавать отчетный документ. Например, учреждения не отправляют СЗВ-М на директора-учредителя без зарплаты при условии, что с ним не заключался договор о трудоустройстве, а в организации нет ни одного оформленного сотрудника. Подробные разъяснения о такой ситуации дал Пенсионный фонд в Письме от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581.

Кого включать в отчетность

С 2020 года действуют особые условия составления документа. Следует включать всех сотрудников, с которыми заключены договоры (трудовые, гражданско-правовые, авторские). Причем не важно, производились ли начисления и выплаты заработной платы по ним в отчетном периоде.

Рассмотрим несколько спорных примеров, кого включать в СЗВ-М в 2020 году:

1. Сотрудник принят последним днем месяца, оплаты по трудовому договору не было. Включать ли его в отчет? Да, включать, так как договор подписан в отчетном периоде.
2. Сотрудник уволен в июле, а в августе ему начислили премию. Включить ли его в августовскую отчетность? Нет, уволенного в прошлом месяце работника не включают в отчет, инструкция по заполнению СЗВ-М этого не допускает.
3. В организации нет сотрудников. Договор с учредителем не заключен, выплаты он не получает. Формировать ли отчетность для ПФР? В такой ситуации предоставлять пустой бланк не обязательно. Но многие бухгалтеры не рискуют и отправляют нулевые формы.

Кого включать в СЗВ-М

Законодатели несколько раз меняли правила по отчетности. Собрали в таблице ситуации, которые вызывают путаницу.

Отчетность СЗВ-М: пошаговая инструкция по заполнению

Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М были утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если крайний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Однако работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.

Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году в виде таблицы:

Отчетный период (2020 год)

(дата перенесена с выходного дня)

(дата перенесена с выходного дня)

(дата перенесена с выходного дня)

(дата перенесена с выходного дня)

(дата перенесена с выходного дня)

Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2020 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.

Надо ли отчитываться, если нет наемных работников и лиц, работающих по договорам ГПХ

Форму СЗВ-М обязаны предоставлять и те компании, у которых не оформлено ни одного сотрудника. Согласно действующему законодательству, генеральный директор также является наемным работником.

Кто освобожден от сдачи отчетности

Для отдельных категорий хозяйствующих субъектов и работников предусмотрены исключения. Так, отчет СЗВ-М не предоставляют:

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

Куда и в какой форме сдавать СЗВ-М в 2020

Форма СЗВ-М сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирован страхователь (п. 1 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При этом каждый филиал отдельно подает сведения о работниках и лицах, которые выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового характера. Обращаем ваше внимание, что во время заполнения документа указывается ИНН основной фирмы, а КПП обособленного подразделения.

Согласно п. 2 ст. 8 № 27-ФЗ, компания, где менее 25 застрахованных лиц, может предоставлять отчетность в виде документов в письменной форме (на бумаге). Остальные обязаны сдавать отчеты в электронном варианте. В 2020 году Пенсионный фонд штрафует те организации, которые не соблюдают предусмотренный законом формат сдачи отчетов, на 1000 рублей. Ниже приведена инструкция по заполнению бланка.

Быстро и бесплатно заполнить ежемесячный отчет можно в специальной программе «Документы ПУ 6». Она доступна для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда в разделе «Бесплатные программы для работодателей».

Заполнить отчет в онлайн-сервисах можно и на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело, Контур, Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют платы (до 1000 рублей).

Инструкция по заполнению раздела I отчета СЗВ-М

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения. Инструкция по заполнению поможет разобраться. В разделе 1 следует указать следующие реквизиты страхователя:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Также его можно узнать в местном отделении ПФР, налоговой инспекции либо на сайте nalog.ru ;
• наименование (краткое);
• в поле «ИНН» следует указать код в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
• поле «КПП» индивидуальные предприниматели не заполняют. Организации при заполнении бланка указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Образец заполнения раздела I

Инструкция по заполнению раздела II отчета СЗВ-М

В разделе 2 нужно указать период, за который подается форма. Код отчетного периода — это двузначный порядковый номер месяца, год состоит из четырех цифр. Если возникнут трудности, то в форме предусмотрены пояснительные данные с этой информацией.

Образец заполнения раздела II

Инструкция по заполнению раздела III отчета СЗВ-М

В разделе 3 необходимо указать шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» — исходная форма, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» — дополняющая форма. Этот код нужно указать в случае, если исходный отчет уже сдан, но его нужно откорректировать. К примеру, появился новый сотрудник либо по нему были поданы неверные данные;
• «отмн» — отменяющая форма. Этот код нужно использовать, если необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. Например, в отчете содержатся данные на работника, который уволился и в текущем периоде уже не работал.

Образец заполнения раздела III

Инструкция по заполнению раздела IV отчета СЗВ-М

Последний раздел представлен в виде таблицы, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договоры ГПХ. Таблица состоит из четырех столбцов:

• в первый записывается порядковый номер строки;
• во второй — полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Если отчество отсутствует, его не указывают;
• в третьем — СНИЛС (регистрационный номер работника в ПФР). Это обязательная информация;
• в четвертом — ИНН (регистрационный номер работника в ИФНС). Как сказано в Постановлении Правления ПФ РФ № 83п, этот столбец заполняется при наличии у страхователя необходимых сведений.

Вносить данные в таблицу разрешается либо в алфавитном порядке, либо случайным образом.

В конце отчет должен быть подписан генеральным директором или предпринимателем с указанием должности и Ф.И.О. Здесь же указывается дата составления формы и проставляется печать, если она используется в компании. Поскольку в форме СЗВ-М не предусмотрена возможность подписания отчета представителем страхователя, она должна подаваться лично либо директором организации, либо предпринимателем.

Образец заполнения раздела IV

Полностью заполненный согласно инструкции образец документа выглядит следующим образом:

Форма СЗВ‑М: как заполнить и сдать форму для ежемесячной отчетности в ПФР

Как известно, все страхователи обязаны ежемесячно представлять в территориальные подразделения ПФР сведения по каждому физическому лицу, с которым оформлены трудовые или гражданско-правовые отношения. Сведения надо подать по форме СЗВ-М, которая утверждена постановлением правления ПФР от 01.12.16 № 83п. Сдается она не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. В настоящей статье мы рассмотрим наиболее важные вопросы, касающиеся заполнения и представления новой отчетности.

Кто и куда должен представлять форму СЗВ-М

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны представлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении работающих у них застрахованных лиц. Сведения нужно сообщать и о тех физических лицах, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы в ПФР. Об этом говорится в новом пункте 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ). Форма СЗВ-М сдается в подразделение Пенсионного фонда по месту регистрации страхователя (п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Сведения по форме СВЗ-М необходимо представлять на всех застрахованных работников, независимо от их возраста и наличия у них права на пенсию.

Бесплатно заполнить, проверить и сдать СЗВ-М через интернет

Состав формы СЗВ-М

Форма ежемесячного отчета СЗВ-М называется «Сведения о застрахованных лицах». Она состоит из четырех разделов. Прежде чем перейти к описанию формы, заметим, что чиновники не стали утверждать отдельный порядок для заполнения нового отчета. Однако некоторые пояснения, касающиеся составления СЗВ-М, приведены непосредственно в самой форме.

Раздел 1. Реквизиты страхователя

В этом разделе следует указать сведения о страхователе: регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Все реквизиты являются обязательными.

Раздел 2. Отчетный период

Под отчетным периодом понимается месяц, за который представляется форма СЗВ-М (абз. 13 ст. 1 Закона № 27-ФЗ). Значения, которые следует вписать в поле «отчетный период», указаны в пояснении к разделу 2 формы. Например, при формировании отчета за апрель 2016 года нужно поставить «04»:

Напомним, что сведения на работников необходимо сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Ниже в таблице приведены сроки представления формы СЗВ-М за отчетные месяцы 2019 года.

Отчетный месяц

Срок представления отчета

не позднее 15 февраля 2019 года

не позднее 17 июня 2019 года*

не позднее 15 июля 2019 года

не позднее 15 августа 2019 года

не позднее 16 сентября 2019 года*

не позднее 15 октября 2019 года

не позднее 15 ноября 2019 года

не позднее 16 декабря 2019 года*

не позднее 15 января 2020 года

* Если срок сдачи отчетности выпадает на нерабочий день, то этот срок переносится на ближайший рабочий день.

Можно ли сдать форму СЗВ-М до окончания отчетного месяца? Например, можно ли представить отчет за апрель 2019 года непосредственно в апреле (до майских праздников)? В законодательстве никакого запрета на этот счет нет. Предусмотрен лишь крайний срок сдачи отчетности — 15-е число месяца, следующего за отчетным. Поэтому, на наш взгляд, страхователь вправе представить форму СЗВ-М до окончания текущего отчетного месяца, а подразделение ПФР обязано принять такую отчетность. Однако необходимо иметь в виду, что если работодатель сдаст СЗВ-М до окончания отчетного месяца, но в этом же месяце примет на работу нового сотрудника и не отчитается за него, то это будет являться нарушением (об ответственности за несообщение сведений см. ниже).

Раздел 3. Тип формы (код)

В этом разделе следует отметить один из трех кодов, которые обозначают тип представляемой формы:

• «исхд» — исходная;
• «доп» — дополняющая;
• «отмн» — отменяющая.

Исходная форма — это та форма, которую страхователь представляет за отчетный период впервые. Например, если он сдает первичный отчет за апрель 2016 года, то в разделе 3 нужно проставить код «исхд»:

Как видно из пояснений, приведенных в форме СЗВ-М, код «доп» следует вписать в том случае, если страхователь решил дополнить сведения, которые ранее были приняты подразделением ПФР. Например, если работодатель по какой-то причине не указал в исходном отчете сведения о сотруднике, который был оформлен в отчетном периоде, то необходимо дополнить уже сданную отчетность информацией об этом работнике. Для этого нужно заполнить форму с кодом «доп». Что же касается кода «отмн», то он вносится в форму СЗВ-М, которая подается с целью отмены ранее представленных сведений. Например, отменяющую форму нужно сдать в том случае, если страхователь в исходной форме указал работника, который был уволен до начала отчетного периода.

Отметим, что порядок заполнения форм с кодами «доп» и «отмн» нигде не прописан. В связи с этим у бухгалтеров могут возникнуть вопросы о том, как именно надо составлять дополняющие и отменяющие отчеты СЗВ-М. Приведем несколько примеров.

• Страхователь представил форму СЗВ-М, в которую внес сведения о работниках, уволенных до начала отчетного периода. Нужно ли отменять весь первоначальный отчет (представить те же сведения, что и в исходном отчете, но указать код формы «отмн») или же в отменяющей форме достаточно перечислить только тех физлиц, которые в исходной форме были «лишними»?
• Страхователь решил дополнить исходный отчет сведениями о работниках, которые не были указаны в первоначальном отчете. В этом случае в форме с кодом «доп» следует перечислить только новых людей или же нужно отразить всех застрахованных лиц (в том числе и тех, кто был указан в исходной форме)?
• Страхователь намерен уточнить ИНН одного из работников, поскольку в исходном отчете была допущена ошибка. Нужно ли сначала отменить ранее направленные сведения (сдать форму с кодом «отмн»), а потом подать дополняющую форму? Или же достаточно представить только форму с кодом «доп»?

Эксперт сервиса «Контур.Отчет ПФ» Елена Кулакова (на форуме «Бухгалтерии Онлайн» пишет под ником KEGa) подтверждает, что однозначных ответов на эти вопросы нет. По ее мнению, действовать нужно следующим образом:

• в дополняющей форме необходимо перечислить только тех физлиц, в отношении которых в исходной форме были допущены ошибки, а также тех застрахованных лиц, сведениях о которых не были внесены в исходную форму;
• в отменяющей форме следует указать только тех физлиц, сведения о которых нужно вообще удалить из исходных данных, загруженных в базу ПФР.

Раздел 4. Сведения о застрахованных лицах

Данный раздел представляет собой список застрахованных лиц, на которых сдаются сведения. В отношении каждого работника нужно указать:

• ФИО (отчество указывается при его наличии);
• СНИЛС (указывается обязательно);
• ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).

Например, если у страхователя в отчетном периоде было всего два работника, то раздел 4 формы СЗВ-М будет выглядеть так:

Обратите внимание: в пояснениях к форме СЗВ-М не говорится о том, что в незаполненные поля формы следует вписать прочерки. Таким образом, если страхователь не имеет сведений об ИНН работника, то соответствующую графу нужно оставить пустой.

В пояснении к разделу 4 формы СЗВ-М сказано, что в данный раздел вносятся сведения о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, а также гражданско-правовые договоры (на выполнение работ, оказание услуг и другие виды договоров, с выплат по которым перечисляются взносы в ПФР). Елена Кулакова обращает внимание, что в этом пояснении обязанность страхователя представить сведения на работника никак не связывается с фактом перечисления этому работнику каких-либо выплат в отчетном периоде. Поэтому в раздел 4 формы СЗВ-М следует включить данные на всех сотрудников, у которых в отчетном периоде имелись действующие трудовые договоры со страхователем. В том числе, сведения нужно указать и на тех сотрудников, которые не получали выплат (например, были в отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске по уходу за ребенком). По этой же причине в ежемесячные отчеты СЗВ-М необходимо вписывать данные о всех работниках, оформленных по договорам гражданско-правового характера, даже если вознаграждения по ним выплачиваются не каждый месяц.

А как быть, если страхователь в отчетном месяце перечислил премию или другую выплату уволенному работнику, трудовой договор с которым был расторгнут до начала отчетного периода? Если следовать пояснению к разделу 4 формы СЗВ-М, то сведения на такого работника включать в отчет не нужно.

Также может возникнуть вопрос о том, надо ли сдавать «пустую» ежемесячную отчетность, если в компании числится только один директор (он же единственный учредитель), с которым не заключен трудовой или гражданско-правовой договор? Елена Кулакова считает, что в этом случае представлять СЗВ-М не надо. Дело в том, что сведения о ФИО и СНИЛС работников заполняются обязательно. Никаких прочерков или пробелов в полях, предназначенных для отражения этих данных, быть не должно. Следовательно, если нет ни одного действующего договора с работником (а значит, и основания для заполнения раздела 4 формы СЗВ-М), то отчетность не сдается.

Кроме этого следует обратить внимание на формат, необходимый для сдачи СЗВ-М в электронном виде (он утвержден распоряжением правления ПФР от 07.12.16 № 1077п). Форматом предусмотрено, что в списке застрахованных лиц (то есть, в разделе 4) должна иметься хотя бы одна запись со сведениями о сотруднике. Это также подтверждает, что сдавать «пустую» отчетность не нужно.

Подпись и печать

Если страхователь отчитывается «на бумаге», то после заполнения всех разделов форму СЗВ-М необходимо подписать, указать дату составления и поставить оттиск печати (при ее наличии). Напомним, что в настоящее время организации вправе не иметь круглую печать (см. «ООО и АО могут отказаться от использования печатей: как это сделать и в каких документах печать пока остается обязательным реквизитом»). Приведем пример заполнения.

Обратите внимание: в форме СЗВ-М указано, что при подписании отчета нужно вписать «наименование должности руководителя». Однако, как было сказано в начале статьи, данную форму обязаны сдавать и страхователи, которые являются индивидуальными предпринимателями. В связи с этим возникает вопрос: должен ли ИП оставить пустым поле, которое предназначено для указания должности руководителя, или же нужно вписать в это поле слова «индивидуальный предприниматель»? Ответа на этот вопрос нет. Но в любом случае предприниматель должен заверить форму СЗВ-М своей личной подписью.

Способ сдачи формы СЗВ-М

Если сведения за отчетный месяц представляются на 25 и более застрахованных лиц (включая тех работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры), то страхователь должен сдать отчет СЗВ-М через интернет — в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если же сведения подаются менее чем на 25 человек, то отчитаться можно «на бумаге» (абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

Ответственность за непредставление формы СЗВ-М

В заключение напомним, что штраф за непредставление формы СЗВ-М в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Сказанное означает, что любое опоздание с отчетностью может повлечь для страхователя серьезные санкции. Так, если форма СЗВ-М будет сдана позже срока хотя бы на один день, а у страхователя работает 200 человек, то размер штрафа составит 100 000 рублей (200 чел. × 500 руб.).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Заметим, что в Законе № 27-ФЗ ничего не сказано о том, может ли подразделение ПФР оштрафовать страхователя, который исправил ошибку в исходном отчете СЗВ-М до того, как ее обнаружили в фонде.

Обратите внимание: при сдаче СЗВ-М и других отчетов наиболее комфортно будут чувствовать себя те страхователи, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»). Все актуальные обновления и контрольные соотношения устанавливаются в веб-сервисах без участия пользователя. Если данные, которые ввел страхователь, не соответствуют требованиям к заполнению формы и контрольным соотношениям, система обязательно предупредит его об этом и подскажет, как можно исправить ошибки. А своевременное исправление ошибок избавит бухгалтера от необходимости подавать «уточненку», судиться или платить штрафы.

Отчет по форме СЗВ-М (новая отчетность в ПФР) в 2020 году

Что это такое

Отчет по форме СЗВ-М – это ежемесячная отчетность в ПФР для работодателей.

Стоит заметить, что те работодатели, которые не хотят тратить время на самостоятельное заполнение и сдачу отчета СЗВ-М, нередко пользуются различными программами или онлайн-сервисами.

Кто должен сдавать этот отчет в ПФР

СЗВ-М должны сдавать ИП и организации за тех сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают доходы, облагающиеся страховыми взносами в ПФР.

Ознакомиться со сроками сдачи других бухгалтерских и налоговых отчетов смотрите в календаре бухгалтера 2020 года.

Форма ежемесячной отчетности в ПФР в 2020 году

Ежемесячная отчетность в ПФР сдается по форме – СЗВ-М. Она заполняется по всем работникам и содержит следующую информацию:

• ФИО сотрудника.
• Номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
• ИНН.

Если среднесписочная численность сотрудников превышает 25 человек, то отчет СЗВ-М необходимо сдавать в электронном виде с ЭЦП. Однако не стоит забывать, что в части отчетности, которая подается в ФНС, с 2020 года вводятся новые правила. Если у компании / ИП более 10 работников, то некоторую отчетность нужно подавать в электронном виде (РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ).

Бланк отчета СЗВ-М в 2020 году

Бланк отчета СЗВ-М, действующий в 2020 году, вы можете бесплатно скачать по этой ссылке.

Примечание: форма отчета СЗВ-М утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п.

Обратите внимание, что отчет СЗВ-М с 1 апреля 2017 года сдается по новому формату, утвержденному Постановлением Правления ПФ РФ от 07.12.2016 N 1077п. Представление сведений о застрахованных лицах в старом формате повлечет отказ в принятии отчета, а в случае нарушения срока его сдачи — штрафа в размере 500 руб. за каждого сотрудника, включенного в отчет.

Образец заполнения отчета СЗВ-М в 2020 году

Образец заполнения бланка по форме СВЗ-М вы можете посмотреть на этой странице.

Срок сдачи формы СЗВ-М в 2020 году

Отчет СЗВ-М нужно подавать в ПФР ежемесячно.

Крайний срок подачи – не позднее 15-го числа следующего месяца.

Таблица 1. Крайние сроки сдачи отчета СЗВ-М в 2020 году

Примечание: если день сдачи выпадает на выходной или праздник, то крайний срок подачи отчета переносится на ближайший рабочий день.

Как заполнить бланк новой отчетности в ПФР

Инструкция по заполнению отчета в ПФР по форме СЗВ-М

Раздел 1. Указываем реквизиты страхователя:

• Регистрационный номер в ПФР. Указан в уведомлении из ПФР, полученном при регистрации ООО (ИП). Также, его можно узнать в местном отделении ПФР, либо в налоговой инспекции (продиктовав свой ИНН).
• Наименование (краткое). Например, «ООО «Компания»» или «ИП Тихонов М.А.».
• Поле «ИНН». ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе.
• Поле «КПП». ИП поле КПП не заполняют. Организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Раздел 2. Отчетный период. Указывается номер отчетного месяца, за который сдается отчет, а чуть дальше, отчетный календарный год (например, за январь это: Отчетный период 01 календарного года 2020).

Раздел 3. Тип формы (код). Указывается код формы:

• исхд (исходная форма, подается впервые в отчетном месяце);
• доп (дополняющая форма, подается с целью дополнения ранее поданных сведений);
• отмн (отменяющая форма, подается с целью отмены ранее неверно поданных сведений).

Раздел 4. Указываются сведения о застрахованных лицах (сотрудниках) получивших в отчетном месяце выплаты:

• Фамилия, имя, отчество (в именительном падеже).
• Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
• ИНН (при наличии информации об ИНН сотрудника).

Примечание: ФИО сотрудников можно указывать как по алфавиту, так и в любой другой последовательности.

В нижней части отчета необходимо поставить подпись руководителя (ИП) с указанием должности, печать (при наличии) и дату подписания.

Штраф за несдачу формы СЗВ-М

За несдачу ежемесячной отчетности в ПФР или подачу отчета с неполными или недостоверными сведениями предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого работника.

Кроме этого с должностных лиц организации (руководитель, бухгалтер) дополнительно могут взыскать штраф в размере от 300 до 500 рублей (статья 15.33 КОАП РФ).

Нулевой отчет по форме СЗВ-М

Даже если организация приостановила свою деятельность нулевой отчет СЗВ-М все равно необходимо сдавать. В такой компании есть как минимум один учредитель (директор), по которому нужно отчитываться.

С марта 2018 года действует новый порядок представления отчета отдельными категориями застрахованных лиц. Начиная с указанного периода отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ обязательны к представлению в отношении:

1. Руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.
2. Председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора)

Указанные изменения были внесены письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенного до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721.

Напомним, что ранее ПФР разрешал не сдавать отчет за единственного учредителя и председателей кооперативов и товариществ (Письмо от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).

Частые вопросы по сдаче и оформлению отчета СЗВ-М

Нужно ли сдавать СВЗ-М ИП без работников?

По форме СЗВ-М должны отчитываться ИП или организации, у которых штате есть хотя бы один сотрудник. Поэтому ИП без работников сдавать отчет СВЗ-М не нужно.

Нужно ли сдавать отчет НКО и общественным организациям без работников?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенным до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, СЗВ-М необходимо сдавать в отношении председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора).

Нужно ли сдавать СЗВ-М вновь созданным ООО без сотрудников, гендиректора и счета в банке?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенным до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, СЗВ-М необходимо сдавать в отношении руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.

Нужно ли сдавать отчет организациям в процессе ликвидации?

Согласно разъяснениям, данным в Пенсионном фонде РФ, нахождение организации в стадии банкротства не освобождает ее от обязанности представления отчета по форме СЗВ-М. В данном случае, заполняется нулевая форма и подписывается у конкурсного управляющего.

Инструкция по заполнению СЗВ-М

Всех работодателей обязали ежемесячно сдавать сведения по форме СЗВ-М. Обязанность распространяется и на юридических лиц, и на индивидуальных предпринимателей.
Все, что нужно знать о заполнении СЗВ-М, мы расскажем в этой статье.

Для начала поясним, для чего нужна эта форма.

В России с 2016 года пенсия работающих пенсионеров не индексируется. А чтобы государство могло отследить, работает пенсионер или нет, всех работодателей обязали ежемесячно сдавать сведения по форме СЗВ-М. Обязанность распространяется и на юридических лиц, и на индивидуальных предпринимателей.

Кого включать в СЗВ-М

Несмотря на то, что отчет нужен только для расчета пенсии, включаются в него все сотрудники организации или предпринимателя, независимо от возраста и права на пенсию.

Сведения о работнике нужно включить, если он:

1. Числится в штате и с ним заключен трудовой договор.
2. Работает по совместительству по трудовому договору.
3. Оказывает услуги или выполняет работы по гражданско-правовому договору. Сюда же относятся договоры авторского заказа; издательские лицензионные договоры; о праве использования произведений искусства, литературы, науки). По таким договорам наниматель тоже считается страхователем по отношению к исполнителю, и с вознаграждения отчисляет страховые взносы на пенсионное страхование.

Обратите внимание, что составить СЗВ-М нужно, даже если нет начислений. Для этого отчета не играет роли факт выплат. Неважно, платили ли вы в отчетном месяце сотруднику заработную плату или вознаграждение по договору ГПХ. Сам факт действующего трудового или гражданско-правового договора обязывает включать нанятого сотрудника в сведения для ПФР. Получал сотрудник выплаты или не получал, работал или находился в очередном или административном отпуске, на больничном, в декрете – все это не отменяет необходимость включить его в отчет.

Если какой-либо из договоров действовал неполный месяц – это тоже не играет роли. Хотя бы один день действия договора в отчетном месяце – это уже основание для включения сотрудника в сведения.

Примеры:

Последний день действия договора с сотрудником – 1-е апреля. В отчет за апрель этот сотрудник включается.

Первый день действия договора – 31 июля. В сведения за июль сотрудник включается.

Если человек устраивается на работу впервые, и у него еще нет СНИЛС, работодателю нужно не откладывая подать документы в ПФР на оформление страхового свидетельства. Если не сделать этого сразу, то может возникнуть ситуация, что срок сдачи СЗВ-М уже подошел, а СНИЛС еще не оформлен. В этом случае следом за основной придется подавать дополняющую форму на нового работника с объяснениями.

Пенсионный фонд оформляет свидетельства в течение пяти дней, поэтому если сразу подать документы, накладок не будет, и вы успеете включить в основной отчет нового работника, даже если он был принят в последний день месяца.

Кого не включать в СЗВ-М

Тех работников, по отношению к которым наниматель не является страхователем.

Так, страховыми взносами не облагаются стипендии по ученическим договорам. По отношению к иностранным гражданам – временно пребывающим в России высококвалифицированным специалистам работодатель тоже не является страхователем, поэтому их в СЗВ-М не вносят.

Если организация или ИП делала выплаты физлицам вне рамок трудовых или гражданско-правовых договоров, по этим физлицам сведения тоже не подаются. Например, если выплачивались премии к празднику бывшим сотрудникам компании.

Когда и в какой форме сдавать

Сдавать необходимо в территориальное отделение ПФР каждый месяц до 15 числа.

Если в сведениях указано меньше 25 человек, то сдать их можно и в бумажном, и в электронном виде. Если 25 и более человек, то сведения принимаются только в электронном виде.

Имейте в виду, что для отправки электронной отчётности у вас должно быть оформлено соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом. Загрузите скан соглашения и его номер в сервис «Моё дело» — и вы сможете легко и быстро отправлять документы прямо из личного кабинета, а также отслеживать их статус. Электронная подпись для пользователей интернет-бухгалтерии «Моё дело» выпускается бесплатно.

Как заполнить форму СЗВ-М

Отчет довольно простой, в нем нет никаких расчетов и числовых показателей.

В первом разделе указываются реквизиты работодателя: регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП (для организаций-страхователей). Напомним, что ИП с 2017 года отдельно как работодатели в ПФР не регистрируются. Если предприниматель стал работодателем в 2017 году и позже, он в СЗВ-М указывает единый номер, который ему изначально присвоили при регистрации в качестве самостоятельного плательщика взносов.

Во втором разделе указывается отчетный период (порядковый номер отчетного месяца) и год.

В третьем разделе проставляется тип формы. Для первичного отчета указывается код «ИСХД». О корректирующих формах расскажем чуть ниже.

В полях отчета нужно указать:

1. Фамилию, имя, отчество (если оно имеется) в именительном падеже.
2. СНИЛС. Это обязательный реквизит, без которого документ не примут.
3. ИНН. Заполняется, если у работодателя имеется такая информация. Если работник ее не предоставил, то можно оставить поле пустым и это не будет основанием для штрафа или отказа принимать отчет. Но имейте в виду, если вы сдадите в налоговую инспекцию декларацию, в которой укажете ИНН этого же работника, это будет означать, что данные у вас все-таки имелись, и ПФР получит право оштрафовать вас за предоставление недостоверных сведений. Об этом некоторые территориальные отделения ПФР предупреждают на своих сайтах.

Отменяющая и дополняющая формы

Форма с кодом «ОТМН» сдается, если в основной форме обнаружились ошибки, или в нее были включены «лишние» физлица (например, уже уволенные). В отменяющую форму включают только тех работников, по которым были поданы ошибочные данные. Следом нужно оформить дополняющий отчет с кодом «ДОП» и также включить в него только те данные, которые необходимо исправить.

Пример: Фирма направила данные за февраль на 20 человек. Через какое-то время обнаружилось, что у двух сотрудников неправильно указана фамилия, а одного человека вообще не нужно было указывать, потому что он уволился еще в январе. В таком случае нужно сдать отменяющую отчетность с кодом «ОТМН» на всех троих, а следом направить новую с кодом «ДОП» только на тех двоих, в чьих фамилиях были ошибки, но уже с верными данными.

Если в основную версию отчета изначально забыли включить какого-либо работника, то на него оформляется дополняющая форма.

Еще одна ситуация, когда нужно будет оформить отменяющую или дополняющую форму – отчет был сдан до окончания отчетного месяца, а после этого кто-то был принят или уволен. Дело в том, что закон не запрещает сдавать СЗВ-М, когда отчетный период еще не закончен. Например, за февраль необходимо отчитаться до 15 марта, но можно это сделать и в самом феврале. Только если до конца февраля появится новый работник, или наоборот, уволится, надо будет отправить корректировки.

Если из ПФР пришел протокол о том, что исходный документ не принят, нужно подготовить новый и повторно отправить его с кодом «ИСХ». Если отчет не был принят частично и ПФР потребовала предоставить повторно данные только на определенных застрахованных лиц, эти данные отправляются с кодом «ДОП».

На исправление ошибок, обнаруженных Пенсионным фондом, у работодателя есть 5 рабочих дней. Если уложиться в этот срок, штрафа не будет.

Штрафные санкции

500 рублей за каждого сотрудника с ошибочными, недостающими или лишними данными.

Тех, кто обязан отчитываться в электронном виде, за сдачу бумажного отчета оштрафуют на 1 000 рублей.

Если опоздать со сдачей или допустить ошибку, которая касается не одного конкретного человека, а всей формы в целом (например, неверно указать период), то штраф посчитают исходя из общего количества сотрудников. За 10 человек это будет 5 000 рублей, за 100 человек – 50 000 рублей и т.д.

Санкции серьезные, поэтому лучше позаботиться о том, чтобы ошибок не было.

В сервисе «Моё дело» данные проставляются автоматически, поэтому ошибки, связанные с человеческим фактором, исключены. Сервис сам ничего не забудет, и вам не даст забыть – налоговый календарь напомнит о приближающихся сроках.

Заполнение отчета СЗВ-М и отправка в Пенсионный фонд займет у вас пару минут. Если у контролеров будут замечания – информация об этом сразу поступит в личный кабинет, и вы успеете вовремя отреагировать.