Как правильно вести учет сиз

Учет спецодежды и других средств индивидуальной защиты

Из статьи Вы узнаете:

1. В каком порядке работодатели должны обеспечивать своих работников специальной одеждой и другими СИЗ.

2. Как отразить в целях налогообложения расходы на приобретение средств индивидуальной защиты.

3. В чем особенности бухгалтерского учета спецодежды и СИЗ.

Предоставление работникам специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты – не такая уж редкость, как это может показаться на первый взгляд. Например, по законодательству работодатель обязан обеспечить СИЗ сотрудников, работа которых связана с загрязнением. А к этой категории относятся, в том числе, уборщики помещений и водители – должности, которые есть практически в каждой организации. Кроме того, СИЗ в обязательном порядке должны выдаваться сотрудникам, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, таким как сварщики, лаборанты, слесари и т.д. С введением обязательной для всех работодателей специальной оценки условий труда «забыть» обеспечить своих работников спецодеждой и СИЗ уже вряд ли получится – напоминанием будет отчет специализированной организации по результатам спецоценки. Поэтому работодателям нужно быть готовыми профинансировать закупку СИЗ, а бухгалтерам – отразить их в учете.

Порядок обеспечения работников спецодеждой и другими СИЗ

Работодатель несет ответственность за обеспечение безопасных условий и охрану труда. С этой целью ТК РФ предусматривает выдачу средств индивидуальной защиты (СИЗ) работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением (ст. 212 ТК РФ). При этом к средствам индивидуальной защиты относятся специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы), используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения.

Порядок обеспечения работников СИЗ установлен Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н), в соответствии с которыми:

• Приобретение СИЗ производится работодателем за счет собственных средств, допускается также приобретение СИЗ во временное пользование по договору аренды.

• СИЗ, предназначенные для выдачи работникам, должны иметь действующие сертификат или декларацию соответствия, подтверждающие соответствие установленным законодательством требованиям безопасности.

• Спецодежда и другие СИЗ выдаются работникам, бесплатно на основании результатовспециальной оценки условий труда и норм выдачи.

Типовые нормы выдачи работникам СИЗ, универсальные для всех отраслей экономики, устанавливаются следующими документами:

• Приказ Минздравсоцразвития РФ от 01.10.2008 N 541н (действует до 27.05.2015 г.), Приказ Минтруда России от 09.12.2014 N 997н (действует с 28.05.2015 г.) – в отношении специальной одежды и обуви и других СИЗ по профессиям и должностям;
• Постановление Минтруда России от 31.12.1997 N 70 – в отношении теплой специальной одежды и обуви по климатическим поясам;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 20.04.2006 N 297 – в отношении специальной сигнальной одежды повышенной видимости.

Помимо общеотраслевых, существуют типовые нормы выдачи СИЗ, применяемые в каждой конкретной отрасли, например, в строительстве, транспорте, здравоохранении. Кроме того, при наличии финансовых возможностей работодатель имеет право установить повышенные нормы выдачи или другим образом улучшить обеспечение работников средствами защиты. Установленный порядок выдачи СИЗ необходимо закрепить в соответствующем локальном нормативном акте.

С целью соблюдения норм выдачи работникам СИЗ и сроков их использования работодатель должен организовать учет СИЗ, находящихся в использовании. Выдачу и возврат спецодежды отражают в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты, форма которой установлена Межотраслевыми правилами (Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н).

Личные карточки учета выдачи СИЗ могут заполняться как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем случае вместо личной подписи работника проставляется дата и номер документа бухгалтерского учета, в котором есть подпись работника в получении СИЗ (например, требование-накладная).

! Обратите внимание: Спецодежда и другие СИЗ выдаются работникам в пользование, при этом право собственности сохраняется за работодателем. Поэтому при увольнении или переводе на другую работу работник обязан вернуть полученные СИЗ, в противном случае стоимость СИЗ может быть удержана из заработной платы.

Налоговый учет спецодежды и СИЗ

Налогоплательщики имеют право учесть в составе расходов затраты на приобретение спецодежды и других СИЗ для работников как для расчета налога на прибыль, так и при УСН. Однако принять к учету расходы на СИЗ можно только в пределах действующих типовых норм выдачи или повышенных норм, подтвержденных результатами специальной оценки условий труда (Письма Минфина от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763, от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8).

Порядок принятия к налоговому учету расходов на приобретение СИЗ зависит от их стоимости и срока использования. В зависимости от этих факторов СИЗ могут учитываться либо в составе материальных расходов, либо в составе расходов на приобретение основных средств.

Срок службы СИЗ в соответствии с типовыми нормами

Учет и списание спецодежды в 1С 8.3, пошаговая инструкция

Оперативная помощь по 1С — от простых консультаций до сложных внедрений. Протестируйте качество нашей работы — получите первую консультацию в подарок.

В соответствии с законодательством предприятия обязаны обеспечить сотрудников в условиях вредных и опасных работ средствами индивидуальной защиты для физической защиты и защиты от загрязнений. Рассмотрим теоретические аспекты проведения таких операций с учетом бухгалтерских и налоговых особенностей, а также практический способ ввода данных в программу 1С:Бухгалтерия 8.3.

Бухгалтерский и налоговый учет спецодежды

Термин «спецодежда» подразумевает средства индивидуальной защиты, куда помимо непосредственно одежды входит спецобувь и защитные приспособления.

Нормативная база:

• Приказ Минфина № 135н от 26.12.2002;
• Приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н;
• Справка о типовых нормах бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты;
• Налоговый кодекс;
• Трудовой кодекс (статьи 209, 221);
• Кодекс РФ об административных правонарушениях (ст. 5.27.1 п.4 – штраф на должностных лиц от 20 000 до 30 000, на организацию от 130 000 до 150 000 рублей за необеспечения сотрудников спецодеждой).

Выдача спецодежды на определенных видах предприятий и по отдельным видам профессий закреплена законодательно. Срок использования и количество выдаваемой спецодежды определяется отраслевыми нормами или типовыми правилами. Спецодежда выдается работникам бесплатно, при этом продолжает оставаться собственностью работодателя, затраты по ее стирки и чистки лежат на предприятии. Один из важных моментов: спецодежда должна быть сертифицирована.

Первоначально приказ Минфина №135н предусматривал учет спецодежды в составе оборотных средств. На счете Материалы открывались два субсчета:

• Спецодежда на складе (в 1С это счет 10.10) ;
• Спецодежда в эксплуатации (в 1С счет 10.11) .

В настоящее время допускается применять ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (Письмо N 16-00-14/159 Департамента методологии БУ и отчетности Минфина РФ от 12 мая 2003 г.), но для этого срок службы спецодежды должен составлять более одного года и критерий стоимости подходить под определение основного средства.

Остановимся на «традиционном» подходе, когда спецодежда учитывается на 10-м счете. Для корректного списания стоимости спецодежды на затраты требуется правильно определить срок ее эксплуатации. Возможные варианты:

• Норма службы не больше года – затраты в БУ в полном объеме учитываются в расходах в момент передачи в эксплуатацию;
• Норма службы больше года – в БУ следует применять линейный метод списания расходов в течение всего срока службы одежды.

В НУ стоимость спецодежды учитывается в расходах сразу (ст. 254 п. 1 пп.3). В результате для налога на прибыль появляются временные разницы (ПБУ 18/02).

Следует сделать оговорку, что при желании налогоплательщик может в НУ не списывать стоимость сразу, а отразить расходы в нескольких отчетных периодах. В БУ также возможен вариант, когда при передаче в эксплуатацию спецодежды, у которой срок службы меньше 12 месяцев, не сразу списывать всю стоимость, а делать это линейным методом в течение всего срока эксплуатации. Выбранный порядок следует закрепить в учетной политике.

Спецодежда в эксплуатации со сроком службы более года числится на счете 10.11, износ ежемесячно списывается на счет затрат. По всей выданной спецодежде ведется забалансовый учет до момента, когда в результате износа (или по другой причине) происходит выбытие. В 1С используется забалансовый счет МЦ.02 Спецодежда в эксплуатации.

После того как в затраты БУ списана вся стоимость со счета 10.11, спецодежду следует списать с баланса в связи с износом. В случае увольнения сотрудника или перевода его на должность, где спецодежда не нужна, работник должен сдать на предприятие выданные ему средства защиты. Наша компания предоставляет услуги внедрения и сопровождения 1С в Москве. Если у вас возникнут вопросы по работе с системой, свяжитесь с ним, мы с радостью вам поможем.

Учет и списание спецодежды в 1С 8.3

Оприходование спецодежды от поставщиков схоже с поступлением других видов материальных ценностей. Главная особенность – в справочнике номенклатуры установить правильный тип – Спецодежда . Тогда поступление отразится на счете 10.10.

При передаче спецодежды в эксплуатацию путь по меню:

Склад => Спецодежда и инвентарь => Передача материалов в эксплуатацию.

Пункты меню Списание материалов из эксплуатации и Возвраты материалов из эксплуатации разберем ниже (но этот скриншот в дальнейшем приводить не будем).

Для получения корректных проводок важно правильно заполнить раздел Назначение использования. На каждый вид номенклатуры он заполняется заново (это не ошибка, так задумано).

По костюмам выберем из справочников Линейный способ погашения стоимости и Способ отражения расходов – счет 20.01 (варианты 23, 25, 26, 44).

По защитным очкам другой способ погашения стоимости – при передаче в эксплуатацию.

Поскольку пару перчаток мы выдаем сверх нормы, расходы будем списывать на счет 91.02. При этом в расчете налога на прибыль принимать их к учету не будем, в результате чего образуется постоянная разница в размере 30 руб. (150 руб. х 20%).

В разделе Способ отражения расходов добавим вид расходов по спецодежде сверх норм, укажем какой это вид расходов и снимем «галку» учитывать в НУ.

Счет затрат укажем 91.02.

После заполнения документа проведем его. Из проводок мы видим:

• Сначала все позиции списались на счет 10.11.1;
• По позициям, которые списываются единовременно, произошло списание в БУ на счета 20.01 и 91.02;
• По защитным костюмам в БУ списания нет;
• В налоговом учете суммы по защитным костюмам списались и образовались временные разницы;
• По одежде сверх норм посчиталась постоянная разница. Кроме того, заполнились данные по забалансовому счету МЦ.02.

Оборотно-сальдовая ведомость за январь до закрытия месяца.

Можем посмотреть аналитику по забалансовому счету.

В карточке видно, какому конкретно сотруднику передали в эксплуатацию спецодежду. Напомним, консультацию по 1С, в частности по учету спецодежды, вы можете получить, обратившись к нашим специалистам по телефону или оставив заявку на сайте.

Закроем месяц. Образовалась ОНО в размере 400 рублей (2000 руб. х 20%).

По костюмам защитным списание расходов пока не произошло. Стандартная функциональность 1С:Бухгалтерия начинает списывать линейную амортизацию по спецодежде, начиная со следующего месяца после ввода в эксплуатацию, хотя следует отметить, что методологически этот момент не обозначен в законодательстве. Если бухгалтер не против реализованного алгоритма, советуем закрепить его в учетной политике, чтобы избежать возможных разногласий с проверяющими органами.

Закроем следующий месяц. Теперь в форме Закрытие месяца появился пункт про погашение стоимости спецодежды.

Суммы списались на 20-й счет.

Списалась сумма ОНО (111,12 руб. х 20% = 22,22 руб.).

На забалансовом счете МЦ.02 спецодежда должна числиться все то время, пока находится в эксплуатации. По истечению 18 месяцев балансовая стоимость спецодежды списана полностью.

Спишем пришедшую в негодность и полностью амортизированную спецодежду.

Чтобы облегчить заполнение документов, можно на основании передачи материалов в эксплуатацию создать документ Списание материалов из эксплуатации. Очки и перчатки можно было списать после года эксплуатации, но в целях примера покажем списание всех позиций в одном документе.

Заполнить таблицу данных можно По остаткам.

После проведения увидим проводки.

Забалансовый счет обнулился.

Учет спецодежды при увольнении сотрудников

Довольно часто бывает, что сотрудник увольняется (или переходит в другое подразделение) и сдает спецодежду до истечения срока амортизации. Тогда следует создать документ Возврат материалов из эксплуатации. Табличную часть можно автоматически Заполнить по остаткам, а потом оставить только фамилии уволенных сотрудников.

Спецодежда вернется на счет 10.10, списание стоимости в расходы временно прекратиться. Потом ее можно будет передать другому сотруднику по алгоритму, показанному выше.

Следует отметить, что вопрос, что делать со спецодеждой, если сотрудник увольняется, а остаточная стоимость еще не списана, стоит довольно остро и не имеет единого методологического решения. Ситуация, которая приведена выше, показывает самый простой вариант. Но иногда спецодежду нельзя передать новому сотруднику:

• По соображениям гигиены;
• В связи с физическим износом;
• Спецодежда шилась на заказ на конкретного сотрудника.

Также бывают ситуации, когда уже после увольнения сотрудника счетные работники обнаружили, что спецодежду он не сдал. Остаточная стоимость не списана и висит на балансе. Что же делать в таких случаях?

На вопрос, каким образом подобные ситуации затронут расчет налогов (НДС, прибыль, НДФЛ и страховые взносы), единого ответа нет. Понятно, что позиция налоговых органов и Минфина нацелена на увеличение налоговой нагрузки на предприятие. В то же время судебная практика часто говорит в пользу организаций, которые не стали доначислять лишние, с их точки зрения, налоги. Рассмотрим некоторые варианты действий, не настаивая при этом на том, что только они единственно верные. Главный бухгалтер предприятия должен для себя выработать стратегию действий в подобной ситуации и закрепить ее в учетной политике.

Предположим, что по суммам на момент увольнения сотрудника сложилась такая ситуация:

Учет и выдача спецодежды

Трудовой кодекс Российской Федерации возлагает на каждого работодателя ответственность за обеспечение работникам безопасных условий труда. Для этого руководитель предприятия обязан четко соблюдать правила обеспечения работников спецодеждой, спецобувью и другими СИЗ. Как выполнить требование законодательства и избежать штрафов – читайте в статье.

Спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты (СИЗ). Она разработана не для отличий или идентификации, а прежде всего для обеспечения безопасности при совершении трудовой деятельности. Спецодежда («спецовка») призвана осуществлять профилактику повреждения здоровья работников, если особенности их профессии могут такое спровоцировать.

Обеспечение спецодеждой и средствами индивидуальной защиты работников – обязанность работодателя

Чтобы не быть голословными, приведем цитату из статьи 221 Трудового кодекса РФ:

На работах с вредными или опасными условиями труда, а также выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, а также смывающие, обезвреживающие средства в соответствии с типовыми нормами, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Таким образом, обязанности определены четко.

Кто должен заниматься выдачей спецодежды и обуви на предприятии

Как правило, руководитель организации отдельным приказом назначает ответственного. При этом, согласно закону, отвечает за соблюдение правил все равно сам работодатель. В его интересах делегировать эти полномочия лицу, которое по долгу службы знает правила охраны труда и может следить за их соблюдением. В большинстве случаев таким лицом оказывается руководитель подразделения или руководитель работ.

Что касается специалиста по охране труда, то он должен консультировать руководителей подразделений об ассортименте необходимых СИЗ, а также контролировать их выдачу, то есть наличие предписаний, служебных записок, записей в журнале учета, прочей документации.

Порядок обеспечения работников спецодеждой, спецобувью и другими СИЗ

Как правильно осуществляется обеспечение специальной одеждой, спецобувью, СИЗ и СИЗОД на предприятиях? Стратегия обеспечения вырабатывается в нормативном акте, при этом должны быть учтены требования Правил охраны труда.

Рекомендуемый алгоритм обеспечения:

1. Разработка стандарта, трактующий последовательность получения и выдачи СИЗ. С этим документом необходимо ознакомить заведующих хозяйством, кладовщиков, специалистов по ОТ, а также экономистов отделов снабжения. В этом документе необходимо изложить четкую последовательность обеспечения работников спецодеждой и иными средствами защиты.
2. Оформление заявки на год по приобретению СИЗ и спецодежды. Заявки собираются со всех служб предприятия, а затем обобщаются в документ, на основании которого подсчитывается необходимое количество денежных средств на приобретение. Таким образом, будет проще производить планирование финансов.
3. Приобретение специальной одежды и СИЗ непосредственно для работников. При приобретении следует принять во внимание, что вся закупаемая продукция должна соответствовать государственным требованиям и стандартам.
4. Прохождение входного контроля, на соответствие требованиям качества. Плюс ко всему представитель отдела снабжения должен запросить сертификат на спецодежду, в котором должен быть указан ГОСТ в соответствии с картой СОУТ.
5. Непосредственная выдача спецодежды и СИЗ осуществляется в подразделениях, где трудятся сотрудники. При этом выдача производится под подпись в личной карточке выдачи спецодежды.

Порядок выдачи полностью изложен в межотраслевых Правилах.

Выбор

При выборе СИЗ ответственное за это лицо должно в первую очередь полагаться на требования ГОСТов и других стандартов. Все изделия должны иметь действующие сертификат или декларацию соответствия. Это необходимо для подтверждения того, что они полностью соответствуют требованиям законодательства.

Также перед выдачей спецодежды, спецобуви и других средств защиты необходимо убедиться в том, что они полностью соответствуют специфике труда работников, их возрасту, полу, размеру. Специальная одежда и обувь должна быть удобной, не стеснять движения в процессе производственных операций.

Закупка

Согласно требованиям ТК РФ и других нормативных актов, работодатель должен приобретать необходимые СИЗ за собственный счет. В определенных случаях допускается приобретение средств индивидуальной защиты во временное пользование, то есть по договору аренды.

При этом надо помнить: передача спецодежды работникам означает, что они получают ее во временное пользование, но право собственности остается за работодателем. В случае увольнения или перехода на другую должность работник должен вернуть все выданные ему изделия, либо их стоимость будет вычтена из его заработной платы в соответствии с износом.

Выдача

Трудовой кодекс РФ предписывает организовать обеспечение сотрудников спецодеждой и СИЗ на бесплатной основе. Все расходы должен оплачивать работодатель. Перечень и объем выдаваемых изделий устанавливаются в зависимости от результатов специальной оценки условий труда и норм выдачи.

Своевременная выдача СИЗ должна быть обеспечена работодателем в полном соответствии с требованиями нормативной базы. А также необходимо организовывать пункты ремонту и стирки спецодежды и СИЗ на предприятии.

Чтобы зафиксировать выдачу спецодежды работнику, необходимо организовать работу следующим образом:

• завести карточку выдачи спецодежды на каждого сотрудника;
• вести учет выдачи СИЗ под подпись;
• контролировать своевременную замену специальной одежды и СИЗ;
• при выдаче руководствоваться картой спецоценки условий труда;
• производить замену СИЗ, которые раньше положенного времени вышли из годности;
• на спецодежду, обувь, СИЗ и СИЗОД должны быть обязательно сертификаты соответствия.

Руководитель предприятия не имеет права занижать нормы СИЗ, однако при необходимости может их изменить, но только если это приведет к улучшению условий труда и повышению безопасности людей на рабочих местах. Для соблюдения всех требований законодательства следует прописать установленный порядок выдачи средств защиты в локальном нормативном акте.

Типовые нормы выдачи СИЗ

Для удобства разработаны типовые нормы по выдаче СИЗ. Этим документом пользуются эксперты при проведении спецоценки условий труда.
Состоят они из следующих граф:

• наименование должностей и профессий;
• перечень средств индивидуальной защиты;
• нормативы по выдаче (1 раз в 12 месяцев или в 24 месяца, до износа, раз в квартал и иное);
• информация в зависимости от климатических поясов и какое количество положено выдать.

У рядов пунктов имеются примечания с информацией, о том, что положено дополнительно для тех или иных целей.

Пример:

Токарь работает на вверенном ему станочном оборудовании, то есть ему положены костюм хлопчатобумажный, ботинки или сандалии, головной убор, защитный экран. Токарю нельзя выполнять работу в хлопчатобумажных вязаных перчатках, так как он работает с постоянно движущимися открытыми механизмами, а перчатки могут попасть в опасную зону и сотрудник может получить травму, но при уборке стружки рабочему без перчаток никак обойтись нельзя, он поранится. Тогда в примечании указывается, что для уборки рабочего места необходимо работника обеспечить перчатками. Далее, этот же токарь выполняет работы по уборке снега с крыш, в связи с этим его необходимо обеспечить теплой специальной одеждой, страховочной привязью, каской и иными приспособлениями.

Таким образом, выдача специальной одежды, СИЗ и СИЗОД должна выдаваться целенаправленно для выполнения непосредственных задач, а также дифференцированно, исходя из того, какие обязанности на работника дополнительно возлагаются. Это может быть прописано в нормах, определено на основании аттестации рабочих мест экспертными организациями, но соблюдаться они должны обязательно.

Как организовывается учет спецодежды и СИЗ на предприятии

Хотя наличие и учет СИЗ не является основной целью предприятий и организаций, его следует внимательно вести. При любой проверке со стороны государственных инспекторов этот вопрос может быть проверен.

Если нет эффективности при учете СИЗ, СИЗОД и спецодежды, то могут возникнуть вопросы следующего характера:

• со временем неучтенные запасы могут быть невостребованными в дальнейшем, так как некоторые СИЗОД могут утратить свои эксплуатационные свойства;
• учет необходимых размеров при закупке не соблюдается, что в конечном счёте приводит к недостатку нужных размеров;
• нет учета по использованной спецодежде и сдаче ее на склад; нет использования в соответствии с типовыми нормами выдачи;
• нет возможности четкого отслеживания использования СИЗ работниками.

Эти проблемы автоматически возлагаются на специалиста по охране труда.

Таким образом, наиболее эффективным инструментом учета специальной одежды является специальное программное обеспечение, разрабатываемое специально под ваше предприятие.

Ответственность за отсутствие СИЗ

Отсутствие положенных по закону СИЗ или нарушение норм обеспечения и порядка эксплуатации изделий – это грубое нарушение, которое приведет к административной ответственности для работодателя. Согласно ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ, за это может быть наложен штраф:

* для должностных лиц – от 20 000 до 30 000 руб.;
* для индивидуальных предпринимателей – от 20 000 до 30 000 руб.;
* для юридических лиц – от 130 000 до 150 000 руб.

Если работодатель ранее уже привлекался за нарушение норм обеспечения средствами индивидуальной защиты, на него могут быть наложены более серьезные санкции:

* для должностных лиц – штраф от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификация от года до 3-х лет;
* для индивидуальных предпринимателей – штраф от 30 000 до 40 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
* для юридических лиц – штраф от 100 000 до 200 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Автоматизация СО и СИЗ помогает сократить не только затраты на закупку, но и понизить вероятность штрафов за счет прозрачности учета и подсказок от системы. Посмотреть пример системы можно ТУТ .

Советы инженеру по охране труда

Чтобы не попасть впросак перед проверяющими органами, ответственному работнику рекомендуется:

1. Подготовить список всех работающих сотрудников, при этом каждый месяц обновлять его, так будет проще ориентироваться, кому и что выдано.
2. Напротив фамилии каждого работника следует указать, что ему конкретно положено, то есть перечислить всю спецодежду и обувь, а также СИЗ и СИЗОД.
3. Напротив каждого наименования СИЗ необходимо указать, требования какого ГОСТа на них распространяются.
4. Хотя бы раз в месяц общаться с завхозом, чтобы знать проблему о недостающих СИЗ, каким образом осуществляется их стирка и ремонт, и по каким правилам они выдаются.
5. При проведении проверки личных карточек выдачи СИЗ стоит обратить внимание на наличии подписей сотрудников, а также на сроки выдачи и на соответствие требованиям сертификатов.
6. Необходимо также вести контроль за стиркой и ремонтом спецодежды.
7. Контролировать, как работники используют спецодежды при выполнении работ. Распорядительным документом по подразделению необходимо назначить лицо, ответственное за выдачу, стирку и ремонт спецодежды, так проще будет осуществлять контроль за выполнением этой задачи.

Вся спецодежда выданная работникам на предприятии является собственностью предприятия. Поэтому работодатель заинтересован в постоянном оперативном учете специальной одежды и других средств индивидуальной защиты.

Вести учет СО и СИЗ можно электронно. Пример реализации личных карточек учета в программе для специалиста по охране труда можно тут . Таким образом, при автоматизации учета СИЗ также автоматизируются и склады.

Учет и списание спецодежды в 1С 8.3, пошаговая инструкция

Оперативная помощь по 1С — от простых консультаций до сложных внедрений. Протестируйте качество нашей работы — получите первую консультацию в подарок.

В соответствии с законодательством предприятия обязаны обеспечить сотрудников в условиях вредных и опасных работ средствами индивидуальной защиты для физической защиты и защиты от загрязнений. Рассмотрим теоретические аспекты проведения таких операций с учетом бухгалтерских и налоговых особенностей, а также практический способ ввода данных в программу 1С:Бухгалтерия 8.3.

Бухгалтерский и налоговый учет спецодежды

Термин «спецодежда» подразумевает средства индивидуальной защиты, куда помимо непосредственно одежды входит спецобувь и защитные приспособления.

Нормативная база:

• Приказ Минфина № 135н от 26.12.2002;
• Приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н;
• Справка о типовых нормах бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты;
• Налоговый кодекс;
• Трудовой кодекс (статьи 209, 221);
• Кодекс РФ об административных правонарушениях (ст. 5.27.1 п.4 – штраф на должностных лиц от 20 000 до 30 000, на организацию от 130 000 до 150 000 рублей за необеспечения сотрудников спецодеждой).

Выдача спецодежды на определенных видах предприятий и по отдельным видам профессий закреплена законодательно. Срок использования и количество выдаваемой спецодежды определяется отраслевыми нормами или типовыми правилами. Спецодежда выдается работникам бесплатно, при этом продолжает оставаться собственностью работодателя, затраты по ее стирки и чистки лежат на предприятии. Один из важных моментов: спецодежда должна быть сертифицирована.

Первоначально приказ Минфина №135н предусматривал учет спецодежды в составе оборотных средств. На счете Материалы открывались два субсчета:

• Спецодежда на складе (в 1С это счет 10.10) ;
• Спецодежда в эксплуатации (в 1С счет 10.11) .

В настоящее время допускается применять ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (Письмо N 16-00-14/159 Департамента методологии БУ и отчетности Минфина РФ от 12 мая 2003 г.), но для этого срок службы спецодежды должен составлять более одного года и критерий стоимости подходить под определение основного средства.

Остановимся на «традиционном» подходе, когда спецодежда учитывается на 10-м счете. Для корректного списания стоимости спецодежды на затраты требуется правильно определить срок ее эксплуатации. Возможные варианты:

• Норма службы не больше года – затраты в БУ в полном объеме учитываются в расходах в момент передачи в эксплуатацию;
• Норма службы больше года – в БУ следует применять линейный метод списания расходов в течение всего срока службы одежды.

В НУ стоимость спецодежды учитывается в расходах сразу (ст. 254 п. 1 пп.3). В результате для налога на прибыль появляются временные разницы (ПБУ 18/02).

Следует сделать оговорку, что при желании налогоплательщик может в НУ не списывать стоимость сразу, а отразить расходы в нескольких отчетных периодах. В БУ также возможен вариант, когда при передаче в эксплуатацию спецодежды, у которой срок службы меньше 12 месяцев, не сразу списывать всю стоимость, а делать это линейным методом в течение всего срока эксплуатации. Выбранный порядок следует закрепить в учетной политике.

Спецодежда в эксплуатации со сроком службы более года числится на счете 10.11, износ ежемесячно списывается на счет затрат. По всей выданной спецодежде ведется забалансовый учет до момента, когда в результате износа (или по другой причине) происходит выбытие. В 1С используется забалансовый счет МЦ.02 Спецодежда в эксплуатации.

После того как в затраты БУ списана вся стоимость со счета 10.11, спецодежду следует списать с баланса в связи с износом. В случае увольнения сотрудника или перевода его на должность, где спецодежда не нужна, работник должен сдать на предприятие выданные ему средства защиты. Наша компания предоставляет услуги внедрения и сопровождения 1С в Москве. Если у вас возникнут вопросы по работе с системой, свяжитесь с ним, мы с радостью вам поможем.

Учет и списание спецодежды в 1С 8.3

Оприходование спецодежды от поставщиков схоже с поступлением других видов материальных ценностей. Главная особенность – в справочнике номенклатуры установить правильный тип – Спецодежда . Тогда поступление отразится на счете 10.10.

При передаче спецодежды в эксплуатацию путь по меню:

Склад => Спецодежда и инвентарь => Передача материалов в эксплуатацию.

Пункты меню Списание материалов из эксплуатации и Возвраты материалов из эксплуатации разберем ниже (но этот скриншот в дальнейшем приводить не будем).

Для получения корректных проводок важно правильно заполнить раздел Назначение использования. На каждый вид номенклатуры он заполняется заново (это не ошибка, так задумано).

По костюмам выберем из справочников Линейный способ погашения стоимости и Способ отражения расходов – счет 20.01 (варианты 23, 25, 26, 44).

По защитным очкам другой способ погашения стоимости – при передаче в эксплуатацию.

Поскольку пару перчаток мы выдаем сверх нормы, расходы будем списывать на счет 91.02. При этом в расчете налога на прибыль принимать их к учету не будем, в результате чего образуется постоянная разница в размере 30 руб. (150 руб. х 20%).

В разделе Способ отражения расходов добавим вид расходов по спецодежде сверх норм, укажем какой это вид расходов и снимем «галку» учитывать в НУ.

Счет затрат укажем 91.02.

После заполнения документа проведем его. Из проводок мы видим:

• Сначала все позиции списались на счет 10.11.1;
• По позициям, которые списываются единовременно, произошло списание в БУ на счета 20.01 и 91.02;
• По защитным костюмам в БУ списания нет;
• В налоговом учете суммы по защитным костюмам списались и образовались временные разницы;
• По одежде сверх норм посчиталась постоянная разница. Кроме того, заполнились данные по забалансовому счету МЦ.02.

Оборотно-сальдовая ведомость за январь до закрытия месяца.

Можем посмотреть аналитику по забалансовому счету.

В карточке видно, какому конкретно сотруднику передали в эксплуатацию спецодежду. Напомним, консультацию по 1С, в частности по учету спецодежды, вы можете получить, обратившись к нашим специалистам по телефону или оставив заявку на сайте.

Закроем месяц. Образовалась ОНО в размере 400 рублей (2000 руб. х 20%).

По костюмам защитным списание расходов пока не произошло. Стандартная функциональность 1С:Бухгалтерия начинает списывать линейную амортизацию по спецодежде, начиная со следующего месяца после ввода в эксплуатацию, хотя следует отметить, что методологически этот момент не обозначен в законодательстве. Если бухгалтер не против реализованного алгоритма, советуем закрепить его в учетной политике, чтобы избежать возможных разногласий с проверяющими органами.

Закроем следующий месяц. Теперь в форме Закрытие месяца появился пункт про погашение стоимости спецодежды.

Суммы списались на 20-й счет.

Списалась сумма ОНО (111,12 руб. х 20% = 22,22 руб.).

На забалансовом счете МЦ.02 спецодежда должна числиться все то время, пока находится в эксплуатации. По истечению 18 месяцев балансовая стоимость спецодежды списана полностью.

Спишем пришедшую в негодность и полностью амортизированную спецодежду.

Чтобы облегчить заполнение документов, можно на основании передачи материалов в эксплуатацию создать документ Списание материалов из эксплуатации. Очки и перчатки можно было списать после года эксплуатации, но в целях примера покажем списание всех позиций в одном документе.

Заполнить таблицу данных можно По остаткам.

После проведения увидим проводки.

Забалансовый счет обнулился.

Учет спецодежды при увольнении сотрудников

Довольно часто бывает, что сотрудник увольняется (или переходит в другое подразделение) и сдает спецодежду до истечения срока амортизации. Тогда следует создать документ Возврат материалов из эксплуатации. Табличную часть можно автоматически Заполнить по остаткам, а потом оставить только фамилии уволенных сотрудников.

Спецодежда вернется на счет 10.10, списание стоимости в расходы временно прекратиться. Потом ее можно будет передать другому сотруднику по алгоритму, показанному выше.

Следует отметить, что вопрос, что делать со спецодеждой, если сотрудник увольняется, а остаточная стоимость еще не списана, стоит довольно остро и не имеет единого методологического решения. Ситуация, которая приведена выше, показывает самый простой вариант. Но иногда спецодежду нельзя передать новому сотруднику:

• По соображениям гигиены;
• В связи с физическим износом;
• Спецодежда шилась на заказ на конкретного сотрудника.

Также бывают ситуации, когда уже после увольнения сотрудника счетные работники обнаружили, что спецодежду он не сдал. Остаточная стоимость не списана и висит на балансе. Что же делать в таких случаях?

На вопрос, каким образом подобные ситуации затронут расчет налогов (НДС, прибыль, НДФЛ и страховые взносы), единого ответа нет. Понятно, что позиция налоговых органов и Минфина нацелена на увеличение налоговой нагрузки на предприятие. В то же время судебная практика часто говорит в пользу организаций, которые не стали доначислять лишние, с их точки зрения, налоги. Рассмотрим некоторые варианты действий, не настаивая при этом на том, что только они единственно верные. Главный бухгалтер предприятия должен для себя выработать стратегию действий в подобной ситуации и закрепить ее в учетной политике.

Предположим, что по суммам на момент увольнения сотрудника сложилась такая ситуация:

Учет спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете в 2017 году

Эта статья поможет вам лучше понять, когда и какие документы применять при учете спецодежды, в чем особенности учета. В 2017 году учет спецодежды регулируют Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда № 997н.

Среди требований охраны труда — обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ). Это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения, в том числе — специальная одежда и специальная обувь. Причем применению подлежат лишь СИЗ, прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия (ст. 209, ст. 212, ст. 221 ТК РФ; ст. 24, ст. 25 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Каждый работник имеет право на обеспечение средствами индивидуальной защиты в соответствии с требованиями охраны труда за счет средств работодателя (ст. 219 ТК РФ).

Обратите внимание: в случае необеспечения работника в соответствии с установленными нормами средствами индивидуальной защиты работодатель не имеет права требовать от работника исполнения трудовых обязанностей и обязан оплатить возникший по этой причине простой (ст. 220 ТК РФ).

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н. В соответствии с пунктом 9 Межотраслевых правил при заключении трудового договора работодатель должен ознакомить работников с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ. Причем с 28 мая 2015 года для работников сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности надлежит руководствоваться Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень СИЗ, положенных работнику, приводится в разделе IV Отчета о проведении специальной оценки условий труда (прил. № 3 к приказу Минтруда России от 24.01.2014 N 33н). В то же время отсутствие спецоценки (или результатов аттестации рабочих мест) не снимает с работодателя обязанностей по охране труда работников. Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты повлечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц — от 130 000 до 150 000 рублей (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Остановимся на вопросах учета спецодежды.

Учет спецодежды: документальное оформление

Выдача работникам и сдача ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи спецодежды, форма которой приведена в Межотраслевых правилах. Однако личная карточка не может считаться первичным учетным документом, поскольку не предусматривает подпись лица, осуществившего выдачу СИЗ. Для документирования операций с СИЗ целесообразно использовать унифицированные формы (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а):

• № МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
• № МБ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
• № МБ-7 «Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений»;
• № МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

Особенности бухгалтерского и налогового учета спецодежды

Порядок бухгалтерского учета спецодежды установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н. В соответствии с этим нормативным документом стоимость спецодежды списывается при передаче в эксплуатацию линейным способом исходя из сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах. Впрочем, спецодежду, срок эксплуатации не превышает 12 месяцев, разрешено списывать единовременно (п. 21, п. 26 Методических указаний). Аналогичный порядок можно применять в налоговом учете (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Правда, налоговые органы признают расходы на спецодежду экономически оправданными лишь в том случае, если она полагается работнику по результатам спецоценки или аттестации условий труда (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-03-06/1/645).

Спецодежда предназначена для использования работником при выполнении трудовой функции. В нерабочее время она ношению не подлежит и должна храниться в санитарно-бытовых помещениях работодателя.

Как вести учет спецодежды на практике — иллюстрирует пример.

Учет спецодежды: проводки, пример

В январе 2015 года работодатель приобрел и выдал работнику, осуществляющему обслуживание производств:

• куртку для защиты от общих производственных загрязнений и механических воздействий на утепляющей прокладке со сроком носки 1,5 года (18 мес.) стоимостью 9000 руб.;
• меховые рукавицы со сроком носки 2 года (24 мес.) стоимостью 360 руб.;
• резиновые перчатки при норме выдачи на год «до износа» стоимостью 40 руб.

Стоимость куртки и рукавиц бухгалтер будет списывать постепенно в течение срока эксплуатации — ежемесячно в сумме 500 руб. (9000 руб.: 18 мес.) и 15 руб. (360 руб.: 24 мес.) соответственно. Стоимость перчаток списывается единовременно.

В апреле выяснилось, что рукавицы работник потерял. А куртку он сдал на сезонное хранение. В этой ситуации бухгалтер произведет записи (расчеты по НДС опускаем):

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60

• 9400 руб. (9000 + 360 + 40) – приобретена спецодежда;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе»

• 9400 руб. – выдана работнику спецодежда;

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 40 руб. – списана стоимость перчаток;

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 2060 руб. ((500 + 15) руб./мес. х 4 мес.) – частично списана стоимость куртки и рукавиц (за январь-апрель);

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 7000 руб. (9000 руб. – 500 руб./мес. х 4 мес.) – сдана на хранение куртка (в апреле);

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 300 руб. (360 руб. — 15 руб./мес. х 4 мес.) – выявлена недостача рукавиц (в апреле);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

• 300 руб. – недостача списана на работника (основание — п. 2 ст. 243 ТК РФ).

Вопреки мнению Минфина России, представленному в письме от 12.05.2003 N 16-00-14/159, в составе основных средств спецодежда учитываться не может.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.