Как правильно подписать счет фактуру

Счет-фактура: кто может подписывать этот документ

Сразу не понятно, кто может подписать счет-фактуру . Это важнейший документ, к оформлению которого налоговое законодательство предъявляет жесткие требования. Если счет-фактура оформлен с ошибками, о вычете «входного» налога покупатель может забыть. Расскажем в статье о данном аспекте заполнения этого документа.

О счетах-фактурах

Одним из условий налогового вычета является наличие правильно оформленного счета-фактуры. Если документ содержит ошибки и не соответствует требованиям законодательства, то вычет оформить не удастся (п. 2 ст. 169 НК РФ). Одним из обязательных элементов являются подписи уполномоченных лиц. На практике часто возникает вопрос: кто может подписать счет-фактуру за директора ?

Действующее законодательство предусматривает возможность выставлять счета-фактуры на бумаге или в электронном (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

Порядок оформления, выставления и регистрации счетов-фактур установлен постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. В свою очередь, порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н.

О подписях

По действующим правилам счет-фактуру на бумажном носителе подписывают руководитель и главный бухгалтер организации-продавца. При этом зачастую встает вопрос: кто может подписать счет-фактуру за главного бухгалтера или руководителя организации? Ведь данных работников может не оказаться на рабочем месте, когда возникнет потребность подписать документ. Сотрудники, например, могут быть на больничном или в ежегодном отпуске.

Действительно, счет-фактуру могут подписать не только руководители и главбух, но и другие лица, уполномоченные на это приказом директора или доверенностью от имени организации. Вот пример такой доверенности:

Доверенность

город Москва Шестое марта две тысячи девятнадцатого года

Общество с ограниченной ответственностью “Астра” (ОГРН 1127785134567, ИНН 7722311234) в лице генерального директора Пушкнина Александра Ивановича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Лобанову Елену Алексеевну, паспорт 46 06 727511, выдан 03.05.1991 ОВД “Северное Тушино” г. Москвы, от имени ООО “Астра” подписывать за руководителя счета-фактуры, а также первичные документы, выставляемые контрагентам.

Доверенность действует до шестого марта две тысячи двадцать первого года, без права передоверия.

Подпись Е.А. Лобановой Лобанова удостоверяю

Генеральный директор ООО “Астра” Пушкин Пушкин А.И.

Когда речь идет об организации, все понятно, а кто может подписать счет-фактуру за ИП? Это может сделать сам бизнесмен, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Обычно это бухгалтер, который ведет учет деятельности ИП. И в первом и во втором случае в счете-фактуре нужно указать реквизиты документов о госрегистрации предпринимателя. Теперь вы знаете, кто может подписать счет-фактуру за директора и главного бухгалтера при выставлении документа на бумажном носителе.

В электронном виде

Документ, выставленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации. Также его может подписать иное лицо, уполномоченное на указанные действия приказом или доверенностью. При составлении компанией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.

Обратите внимание

Подпись на счете-фактуре должна быть проставлена собственноручно, использовать для этого факсимиле нельзя (Письмо Минфина от 10.04.2019 N 03-07-14/25364).

Нельзя принять к вычету НДС по счету-фактуре (п. 2 ст. 169 НК РФ):

• или неподписанному;
• или подписанному неуполномоченным лицом (в расшифровке подписи указаны Ф.И.О. лица, у которого нет полномочий подписывать счета-фактуры);
• или подписанному факсимиле (Письмо Минфина от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81951, Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 N 4134/11).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Если счет-фактуру подписали «уполномоченные» лица

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Екатерина Лазукова и Сергей Родюшкин рассказывают, могут ли отказать в вычете по НДС, если полученный счет-фактура подписан не руководителем организации и не главным бухгалтером.

В полученном от поставщика счете-фактуре реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не заполнены, вместо них заполнены дополнительные показатели «Инженер по учету ГСМ» и «Бухгалтер». Также указан номер приказа, уполномочившего данных лиц подписывать счет-фактуру. Является ли такое заполнение счета-фактуры верным? Если нет, то может ли это являться основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС?

Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.

Пунктом 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Помимо ст. 169 НК РФ, порядок составления счетов-фактур регулируется постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление N 1137). Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения установлены Приложением 1 к Постановлению N 1137 (далее — Правила).

Форма счета-фактуры содержит реквизиты (показатели) «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо».

Минфин России в письмах от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39 разъяснил, что в случае, когда счет-фактура подписывается уполномоченным лицом, подпись соответствующего лица проставляется именно в этих показателях и указываются его фамилия и инициалы.

Таким образом, лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, ставят свою подпись вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации, а после их подписи указываются фамилия и инициалы.

При этом указания должности лиц, подписавших счет-фактуру, и документов, предоставляющих соответствующие полномочия, не требуется.

В то же время в вышеназванных письмах специалисты Минфина России отмечают, что нормами НК РФ указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений), в том числе должности уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру, не запрещено. Согласны с Минфином России и представители ФНС России, в письме от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193 указывается, что наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений), не предусмотренных п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ и Постановлением N 1137, не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю. Отметим, что подобные выводы представители налогового и финансового ведомства делали и ранее, до вступления в силу Постановления N 1137 (смотрите, например, письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 21.01.2008 N 03-07-09/06, ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/425, УФНС России по г. Москве от 23.01.2009 N 19-11/004827).

В рассматриваемой ситуации реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры не заполнены, вместо них заполнены дополнительные показатели «Инженер по учету ГСМ» и «Бухгалтер». Считаем, что такое заполнение счет-фактура не является верным, т. е. полученный организацией документ составлен с нарушением.

Вместе с тем следует обратить внимание на абзац второй п. 2 ст. 169 НК РФ. В данной норме указано, что ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

По нашему мнению, заполнение счета-фактуры способом, указанным в анализируемой ситуации, не препятствует налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю. Следовательно, рассматриваемый способ заполнения счета-фактуры не может являться основанием для отказа в принятии покупателем сумм НДС, предъявленных продавцом, к вычету.

К сведению:

Законодательство не содержит требований о том, что в случае подписи счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем или главным бухгалтером, вместе со счетом-фактурой покупателю должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия этого лица. Отсутствие у налогоплательщика таких документов не может повлечь для него отрицательных последствий. Для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету достаточно оформленного надлежащим образом счета-фактуры (смотрите, например, постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2, Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11535/2008, письмо ФНС России от 09.08.2010 N ШС-37-3/8664).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Счет-фактура: подписываем и регистрируем в книге покупок

Вместо директора бумажные счета-фактуры может подписывать другой работник. Главное — чтобы он был правильно наделен такими полномочиями. А в расшифровке подписи должны быть указаны именно его фамилия и инициалы (а не ф. и. о. директора).

Еще одно правило — вычет входного НДС организации могут заявлять частями. Для него есть и ограничения, и исключения.

Подписи в бумажном счете-фактуре

В счете-фактуре указывается фамилия того, кто его подписал

У нас счета-фактуры (выставляем их на бумаге) подписывают сам директор (условно — Иванов И.И.) и главбух. Но сейчас директор в больнице, и счета-фактуры за него будет подписывать финансовый директор (условно — Сидоров В.В.). Нужно ли в форме счета-фактуры менять расшифровку подписи: вместо «Иванов И.И.» ставить «Сидоров В.В.»? Или можно ничего не менять, а Сидоров просто распишется за Иванова?

: Ваш финансовый директор может подписывать счета-фактуры за руководителя, если он уполномочен на это приказом либо доверенность ю п. 6 ст. 169 НК РФ .

Чтобы было понятно, кто конкретно подписал счет-фактуру, и не возникло вопросов о подлинности подписи директора, укажите в счете-фактуре ф. и. о. финансового директора.

В качестве дополнительных реквизитов можно указать его должность и номер доверенности (приказ а) Письма Минфина от 14.10.2015 № 03-07-09/58937 , от 10.04.2013 № 03-07-09/11863 , от 23.04.2012 № 03-07-09/39 .

Выглядеть это может так.

Дополнительные сведения: Сидоров Виктор Викторович — финансовый директор ООО «ПараД», Приказ № 8 от 15.09.2016.

Управляющий-ИП подписывает счета-фактуры как руководитель

У нас ООО. Планируем назначить единоличным исполнительным органом нашего общества управляющего — индивидуального предпринимателя Петрова П.П. С ним будет заключен договор о передаче полномочий единоличного исполнительного органа. Как после этого он должен подписывать счета-фактуры, чтобы у клиентов не возникало вопросов?
Нужно ли на имя Петрова П.П. выписывать доверенность или издавать приказ на подписание счетов-фактур и других документов (к примеру, это может сделать нынешний директор в последний день своей работы)? Или право подписи надо закрепить в договоре с управляющим?

: Если ваше ООО передаст функции единоличного исполнительного органа управляющему-ИП, то он будет иметь право подписывать документы от имени вашего ООО абз. 1 п. 1 ст. 53 ГК РФ; п. 1 ст. 42 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее — Закон № 14-ФЗ) .

Составлять отдельные приказы на подписание документов управляющим либо выписывать ему отдельную доверенность на подписание счетов-фактур не требуется. Ведь на основании Закона об ООО единоличный исполнительный орган в лице предпринимателя-управляющего действует от имени общества без доверенности, в том числе представляет его интересы и совершает сделк и п. 2 ст. 42, п. 3 ст. 40 Закона № 14-ФЗ .

В выставляемых вами счетах-фактурах можно указать дополнительную информацию о том, что они подписаны управляющим-ИП. Выглядеть это может так.

Дополнительные сведения: единоличным исполнительным органом ООО является управляющий — индивидуальный предприниматель Петров П.П., Договор о передаче полномочий единоличного исполнительного органа № 1 от 10.01.2016.

Имейте в виду, договор с управляющим от имени общества не может подписать старый директор (даже в последний день своей работы). Такой договор подписываетс я п. 3 ст. 42 Закона № 14-ФЗ :

• лицом, председательствовавшим на общем собрании участников общества, которое утвердило условия договора с управляющим;
• участником общества, уполномоченным решением общего собрания участников общества.

Управляющий-ИП может доверить подписание счетов-фактур другим

Наша фирма назначила единоличным исполнительным органом управляющего-предпринимателя. Может ли такой управляющий-ИП выписать доверенность или издать приказ, которыми он уполномочит других лиц (к примеру, работников организации) подписывать счета-фактуры? Или только сам управляющий (как и обычные ИП, ведущие сами свой бизнес) должен подписывать счета-фактуры от имени организации, которой он управляет?

: Законодательство не предусматривает каких-либо различий в полномочиях для руководителя-управляющего и руководителя-работника. Любой из них решает в организации все вопросы ее текущей деятельности, не отнесенные к исключительной компетенции общего собрания и иных органов управлени я п. 2 ст. 42, п. 3 ст. 40 Закона № 14-ФЗ ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ . Из этого можно сделать вывод, что, так же как и руководитель-работник, управляющий (несмотря на то что он — ИП) может и выписывать доверенности работникам организации, и издавать приказы от лица организации.

Управляющий, так же как и обычный директор, может выдавать доверенности от лица организации без нотариального заверения.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организаци и п. 6 ст. 169 НК РФ . Указанная норма не содержит каких-либо исключений из общих правил в случае, если единоличным исполнительным органом юридического лица является индивидуальный предприниматель. Поэтому, действуя от лица организации, он вправе уполномочить других лиц подписывать счета-фактуры в общем порядке:

• выписав доверенность от имени организации ее работникам;
• издав приказ от лица организаци и ” .

Выбираем время для вычета НДС

Вычет по УПД можно принимать частями

Если поступил УПД на товар, как перенести вычет на другой период?

: Так же как и при переносе вычета входного НДС по обычному счету-фактуре. Ведь УПД со статусом «1» — документ, содержащий в себе все обязательные реквизиты и счета-фактуры, и первичного учетного документ а Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ .

Поэтому НДС на основании одного УПД можно принять к вычету частями в разных кварталах в течение 3 лет после принятия на учет товаро в п. 1.1 ст. 172 НК РФ; Письма Минфина от 09.04.2015 № 03-07-11/20293 , от 18.05.2015 № 03-07-РЗ/28263 . Для этого в том квартале, в котором вы хотите заявить часть вычета, нужно зарегистрировать УПД в книге покупо к пп. 1, 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (далее — Правила ведения книги покупок) . При этом:

• в графе 16 «Сумма НДС по счету-фактуре. » указываете только часть суммы входного НДС, которую заявляете к вычету в текущем квартал е подп. «у» п. 6 Правил ведения книги покупок ;
• в графе 15 «Стоимость покупок по счету-фактуре. » указываете полную стоимость товаров из строки «Всего к оплате» графы 9 счета-фактуры продавц а подп. «т» п. 6 Правил ведения книги покупок . Это нужно для того, чтобы налоговики могли сопоставить данные о счете-фактуре, указанные у продавца и у покупателя.

Вычет по своему корректировочному счету-фактуре

Мы выписали корректировочный счет-фактуру клиенту в связи с уменьшением стоимости оказанных работ. Можем ли мы заявить вычет по такому счету-фактуре не сразу, а частями в разных кварталах в течение 3 лет? То есть часть НДС зачесть в одном квартале, часть — в другом?

: Как известно, проверяющие не против частичного вычета НДС, который предъявлен вам поставщиком при приобретении товаров, работ, услу г Письмо Минфина от 09.04.2015 № 03-07-11/20293 . Его можно заявить в пределах 3 лет после принятия товаров на учет п. 1.1 ст. 172 НК РФ . Исключение проверяющие делают для входного налога по основным средствам, оборудованию к установке и нематериальным активам. Для них Кодекс предусматривает вычет НДС в полном объеме после принятия на учет пп. 2, 4 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ .

Однако при выписке корректировочного счета-фактуры вам никто налог не предъявляет — вы сами его корректируете. И товары (работы, услуги, имущественные права) вы на учет не принимаете. Поэтому надо ориентироваться на специальную норму Налогового кодекса, посвященную вычетам НДС на основании корректировочных счетов-фактур при уменьшении стоимости товаро в п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ . И вот как ее советуют применять специалисты налоговой службы.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ При изменении стоимости отгруженных товаров в сторону уменьшения вычетам у их продавца подлежит разница между суммами налога, исчисленными исходя из стоимости отгруженных товаров до и после такого уменьшени я п. 13 ст. 171 НК РФ . Такой вычет производится на основании корректировочного счета-фактуры, выставленного продавцо м пп. 5.2, 6 ст. 169 НК РФ , при наличии документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, но не позднее 3 лет с момента составления корректировочного счета-фактур ы п. 10 ст. 172 НК РФ .
Вычет указанной суммы разницы частями в разных налоговых периодах в течение 3 лет нормами статей 171 и 172 НК РФ не предусмотре н ” .

ДУМИНСКАЯ Ольга Сергеевна
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

Между тем надо отметить, что в НК нет прямого запрета для продавца на растягивание вычета по собственному корректировочному счету-фактуре. Этот вопрос вообще никак не урегулирован. Но, как видим, чтобы избежать споров с проверяющими, лучше заявлять вычет НДС по собственному корректировочному счету-фактуре целиком. А вот в каком квартале это делать — выбирайте сами. Главное — уложиться в указанный трехлетний срок.

Важный нюанс оформления счета-фактуры: кто и как подписывает этот документ?

При проверке правильности заполнения счетов-фактур проверяющие органы искусно находят ошибки и недостатки даже в таких мелочах, как цвет чернил подписи. Во избежание негативных ситуаций рассмотрим все требования, касающихся этого нюанса – подписания счетов-фактур.

В статье рассмотрим, кто должен ставить подпись на этом документе – покупатель или продавец, можно ли сделать это черной ручкой, как доверить такое право другому лицу и многие другие важные нюансы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Кто имеет право подписи?

Счет-фактура подписывается стороной (юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем), выступающей продавцом по сделке. В соответствии с Налоговым Кодексом (п. 6 ст. 169 НК РФ) только руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, уполномоченные на то приказом (другим распорядительным актом) или доверенностью от имени организации могут подписать данный документ.

Если счет-фактура имеет вид бумажного носителя, то для проставления подписи в строке «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» доверенность главному бухгалтеру не нужна.

Если счет-фактура имеет электронную форму, то она подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя, а подпись главного бухгалтера при этом не требуется (в соот. с п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137).

В обществе с ограниченной ответственностью

В ООО, как и в любой другой организации, являющейся юридическим лицом, счет-фактура подписывается также руководителем и главным бухгалтером либо иными доверенными лицами.

Однако бывают ситуации, когда в ООО отсутствует должность главного бухгалтера. В таком случае его функции входят в полномочия директора организации, который может производить бухгалтерский учет лично (п.3 ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Соответственно, подписывать бумагу директор также правомочен самостоятельно.

У индивидуального предпринимателя (ИП)

В случае, если индивидуальный предприниматель ведет бухгалтерский учет самостоятельно, без договора оказания бухгалтерских услуг, то он имеет право подписывать документ лично, но с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП.

ИП также может поручить эту работу стороннему лицу, и подпись в строке гл. бухгалтера будет принадлежать доверенному.

Кто должен расписаться, если нет главного бухгалтера?

Подписывать счет-фактуру за главбуха могут иные бухгалтера компании через приказ или вообще сотрудники другой организации. Последнее возможно, если ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передается этим лицам на основании договора оказания бухгалтерских услуг и с предварительным оформлением доверенности. Тогда в документе необходимо указать реквизиты доверенности.

Кто может это сделать за директора?

На больших предприятиях со сложноорганизованной структурой управления руководитель может передать часть своих полномочий заместителям, штатным работникам или иным сторонним лицам.

Если руководитель решил избавить себя от этого труда, то он должен предоставить это право путем оформления полномочий документально через соответствующий приказ (он оформляется для сотрудников компании) или доверенность (для сторонних лиц).

Индивидуальный предприниматель тоже может делегировать свои полномочия сторонним лицам. В этом случае он только через доверенность, удостоверенную нотариусом, предоставляет право подписи счет-фактур. При этом, обязательно указание атрибутов доверенности и свидетельства о государственной регистрации (в соот. с разъяснениями Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718).

Основные правила оформления

Указывать подписи нужно в строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо».

Если документ подписывают сторонние лица, как было сказано выше, это отражается в счет-фактуре путем указания реквизитов доверенности.

Что касается цвета чернил, то согласно п. 1.7.2. Положения ЦБ РФ «О Плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения», в бухгалтерских документах используются чернила синего, черного и фиолетового цвета.

Таким образом, прямого запрета на подписание счет-фактур черной ручкой нет, но зачастую другая сторона отказывается принять такой документ, предполагая, что это ксерокопия. Поэтому во избежание проблем лучше подписать все синей пастой.

Можно ли ставить факсимиле?

По мнению Минфина России (Письмо Минфина РФ от 27.08.2015 № 03-07-09/49478), счет-фактура, где поставлена факсимильная подпись, считается составленной с нарушением установленного порядка, так как в Налоговом кодексе не предусмотрена процедура подписания документа этим способом. Поэтому, указанная форма не является основанием для принятия предъявленного покупателю НДС к вычету.

Однако в судебной практике, в отдельных случаях судьи, ссылаясь на п. 2 ст. 160 ГК РФ, приходили к выводу, что использование факсимильной подписи правомерно, но тогда, когда прямо это предусмотрено соглашением сторон.

Как возложить это право на другое лицо?

Правомочие на подпись руководитель или главный бухгалтер могут передать другим лицам посредством приказа на право подписи или доверенности, оформленных от имени организации. Поэтому для передачи обязанностей необходимо оформить один из указанных документов.

И в доверенности, и в приказе указываются следующие сведения:

1. Персональные данные уполномоченного лица.
2. Список конкретных видов документов, которые вправе подписывать сотрудник или доверенное лицо.

Что выбрать — доверенность или приказ?

Основной критерий разграничения приказа и доверенности состоит в том, что действие первого документа простирается только на сотрудников этой организации, тогда как доверенность распространяется на всех лиц, которых указали в документе. Поэтому составление этих документов регулируется двумя разными отраслями права – трудовым и гражданским.

Приказ целесообразней составить в случае, если подписать документ могут лишь внутренние сотрудники организации, т.к. наделять лишними полномочиями сторонних лиц непредусмотрительно.

Если же подписание счет-фактуры другими лицами для Вас обязательно (например, как в случае с договором оказания бухгалтерских услуг сторонними лицами), то оформление доверенности – необходимость.

Зачастую налоговая для подтверждения права подписи счета-фактуры требуют представить и приказ, и доверенность. Как правило, это происходит, если подтверждается право подписи за руководителя предприятия.

Доверенность

Правила оформления доверенности регулируются ГК РФ.

Бланки доверенности не имеют строгой законодательной формы. Образец доверенности можно ставить и самостоятельно, ориентируясь на стандартные формы. Но для того чтобы документ считался действительным, необходимо соблюдать следующие правила:

Доверенность подписывается только тем лицом, которое делегирует полномочие. Если документ оформляется ИП, то только он должен подписывать такую доверенность. В больших организациях не всегда ясно, кому нужно подписать документ – ген. директору, исполнительному директору либо кому-то еще?

В таком случае, необходимо обращаться к законодательству, регулирующему деятельность таких предприятий, а также к уставу, где указывается, кто именно представляет интересы юр. лица в отношениях с контрагентами.

• Скачать бланк доверенности на право подписи документов
• Скачать образец доверенности на право подписи документов

Приказ

Приказ издается на определенном бланке. К нему прикрепляется документ, имеющий образцы лично поставленных подписей директора, гл. бухгалтера или сотрудника, которые будут наделены соответствующим правом.

Как и в случае с доверенностью, жестко установленных правил для оформления приказа нет. В каждой организации могут быть специально предусмотренные формы бланка приказа. Однако для всех бланков существуют общие правила составления:

1. На распорядительном документе обязательно присутствие наименования предприятия в соответствие с уставом.
2. Название документа пишется заглавными буквами, далее указывается номер приказа и дата составления.
3. Причина оформления приказа должна быть написана, если исполнение делегированных обязанностей предусматривается лишь на определенный срок.
4. В распорядительной части обозначается должность, отдел и иные данные работника, которому предоставляется право на подпись счет-фактуры, а также срок наделения такими полномочиями.

Кроме того, с приказом может оформляться и доверенность (на случай долгого отсутствия руководителя или бухгалтера).

Заключение и выводы статьи

Вопросы, касающиеся подписания счетов-фактур, должны решаться своевременно. Составленные приказ или доверенность официально определят, кто может подписывать счета-фактуры, и ваш контрагент не сможет поспорить с проверяющими и настоять на вычете в случае подписания счета-фактуры не главным бухгалтером или руководителем.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

Бухучет инфо

Заполнение счетов-фактур — Подписи

Обратимся к первоисточнику: пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит: „Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя“.

Таким образом, для выполнения данного пункта необходимо, чтобы счета-фактуры подписывали руководитель организации и главный бухгалтер либо руководитель должен выпустить приказ, в тексте которого обозначить, что за руководителя подписывается такое-то лицо, за главного бухгалтера – это же или другое лицо. Примерная форма приказа может быть следующая:

Обращаем внимание, что при передаче полномочий по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации обязательно должен быть составлен приказ либо должна иметься доверенность. Довольно часто про данные „формальности“ организации забывают и подписывают счета-фактуры, например, в филиалах руководитель и главный бухгалтер филиала, хотя такого права не имеют. Такая забывчивость может привести к тому, что у контрагентов возникнут проблемы с вычетом НДС и организация может лишиться клиентов. Причем покупатель имеет право попросить копию документа, удостоверяющего полномочия лиц, подписывающих счета-фактуры.

В тех организациях, где не предусмотрена должность главного бухгалтера, бухгалтерские услуги выполняет аутсорсинговая фирма, с которой заключен договор, что разрешено пунктом 2 статьи 6 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ. В этом случае в счете-фактуре подпись вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера – либо руководитель организации, либо бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухгалтерский учет.

Казалось бы, вопрос исчерпан, однако на практике возникает немало „подводных камней“, о которых необходимо знать налогоплательщику.

1. Отсутствие расшифровки подписи руководителя и главного бухгалтера.

Пунктом 6 статьи 169 НК РФ, приведенным полностью выше, об этом не упоминается. Тем не менее, неоднократные разъяснения Минфина России свидетельствуют о том, что расшифровка подписей является обязательным реквизитом. В письме от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54 даются следующие указания: „в состав реквизита „Подпись“ включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается рядом нормативных и рекомендательных документов, в том числе Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 г. № 91н (зарегистрирован в Минюсте России 21.11.2003 г. № 5252) и разработанных на основе Федерального закона от 21.11.1996 г. „О бухгалтерском учете“, а также ГОСТом Р 6.30-2003 „Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“, принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Таким образом, дополнение, внесенное в форму счета-фактуры постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 г. № 84 „О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914“ о необходимости расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя вышеуказанной норме пункта 6 статьи 169 НК РФ не противоречит. Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного указанными пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю сумм НДС к вычету или возмещению.

Пунктом 6 Указа Президента Российской Федерации от 23.05.1996 г. № 763 „О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти“ предусмотрено, что акты Правительства Российской Федерации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус федеральных органов исполнительной власти, а также организаций, вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении семи дней после дня их первого официального опубликования. Учитывая изложенное, а, также принимая во внимание, что указанное постановление Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 г. № 84 официально опубликовано в Собрании законодательства Российской Федерации 23.02.2004 г., суммы НДС, указанные в счете-фактуре, выставленном после 01.03.2004 и в котором отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, к вычету приниматься не должны“. Все последующие разъяснения содержат такую же точку зрения (письма от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1, от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154). По данному вопросу сложилась неоднозначная судебная практика. Поэтому покупателю стоит все же позаботиться о наличии необходимых реквизитов в предъявляемых на вычет счетах-фактурах, чтобы избежать судебных разбирательств. Так, в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 7 сентября 2005 г. № Ф08-4127/05-1643А судом был признан обоснованным отказ налоговой инспекции в предоставлении налогового вычета налогоплательщику, так как счета-фактуры подписаны неустановленными лицами, подписи должностных лиц не имеют расшифровок. Документы, содержащие недостоверные данные и подписанные неуполномоченными лицами, не соответствуют требованиям законодательства. Мотивировка заключалась в следующем: согласно статье 3 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ „О бухгалтерском учете“ основной задачей бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Пунктом 2 статьи 9 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ и пунктом 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н, установлен перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов. В указанный перечень, в частности, входят наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи с расшифровкой. Судом был также отклонен довод организации о том, что нормы законодательства о бухгалтерском учете неприменимы к отношениям по оформлению счетов-фактур, поскольку счет-фактура также относится к категории учетных бухгалтерских документов, однако служит при этом инструментом налогового контроля. Причем сделан акцент на том, что при осуществлении предпринимательской деятельности, которая в силу статьи 2 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) осуществляется на свой риск, лицо должно проявить достаточную осмотрительность и при заключении сделок проверить правоспособность контрагента, наличие у него необходимой регистрации, соответствующей требованиям действующего законодательства. Неблагоприятные последствия недостаточной осмотрительности в хозяйственной деятельности ложатся на лицо, заключившее такие сделки, и не могут быть перенесены на федеральный бюджет в виде необоснованных выплат.

В Постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20 марта 2006 г. № Ф08-921/06-403А также судом указывается, что необходимость расшифровки подписей в счете-фактуре вытекает из требований нормы права, направленной на установление того обстоятельства, что счет-фактура должна быть подписана надлежащим лицом. Именно на налогоплательщике лежит обязанность принять к налоговому учету надлежаще оформленные счета-фактуры.

Если все-таки организация не расшифровала подписи должностных лиц, то у покупателя есть шанс отстоять право на вычет в суде. Федеральный арбитражный суд Московского округа, принимая сторону налогоплательщика (постановление от 2 ноября 2004 г. по делу № КА-А40/10090-04, от 30 августа 2005 г. по делу № КА-А41/8169-05) руководствуется следующими аргументами: „Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Названное Положение определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской отчетности, поэтому к спорным правоотношениям по возмещению НДС неприменимо.

Пунктом 6 статьи 169 НК РФ установлено специальное требование к счету-фактуре, то есть к конкретному первичному учетному документу, предъявляемому покупателю для оплаты налога на добавленную стоимость, а именно – счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером. Указание на наличие расшифровки подписей должностных лиц отсутствует“.

При подписании счетов-фактур уполномоченными лицами следует иметь в виду, что на счетах-фактурах в этом случае также проставляются фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера, поскольку такие реквизиты счета-фактуры, как „Руководитель организации“ и „Главный бухгалтер“, являются формализованными показателями. Изменение и (или) дополнение реквизитов счета-фактуры „Руководитель организации“ и „Главный бухгалтер“ НК РФ не предусмотрено. Однако налоговые органы не будут придираться, если счет-фактура будет подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, поскольку такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 НК РФ. Такие разъяснения даны в письме ФНС от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8. Также стоит привести письмо Минфина РФ от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154, которое настоятельно рекомендует для идентификации уполномоченных лиц в целях устранения возможности неправомерного вычета налога на добавленную стоимость указанные подписи в счетах-фактурах расшифровывать.

2. Применение факсимильной подписи на счете-фактуре.

Позиция финансового и налогового ведомств однозначна: использовать факсимиле при подписании счетов-фактур нельзя. Поскольку статья 169 НК РФ не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации, то налогоплательщик не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации (письмо ФНС от 7 апреля 2005 г. № 03-1-03/557/11, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11, письмо Минфина России от 26.05.2004 г. № 04-02-05/2/28). Существуют и судебные решения, принятые в пользу налоговых органов. Например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 2 февраля 2005 г. № Ф03-А51/04-2/3404, Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А13-6464/04-19. В них отклоняются доводы о том, что пункт 3 статьи 75 Арбитражного Процессуального Кодекса РФ фактически воспроизводит дословно диспозицию пункта 2 статьи 160 ГК РФ, в соответствии с которой допускается использование при совершении сделок (и представлении документов в качестве письменных доказательств) факсимильного воспроизведения подписи либо аналога собственноручной подписи. И факт отсутствия в действующем законодательстве порядка и случаев, при которых допускается использование факсимильного воспроизведения подписи на счетах-фактурах, трактуется судом, как запрет на указанные действия.

В любом случае организация выбирает самостоятельно, применять ли ей факсимильные подписи при оформлении счетов-фактур или нет, не исключая возможности отстаивать свою позицию, отличную от позиции проверяющих органов, в суде.