Finkurier.ru

Журнал про Деньги
36 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Журнал прихода и расхода денежных средств

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Все документы, свидетельствующие о тех или иных операциях, проходящих через кассу компании должны регистрироваться в специальном журнале учета приходных и расходных кассовых документов – это одна из основных норм кассовой дисциплины.

Роль журнала

Основная задача журнала заключается в том, чтобы привести в порядок движение первичных расходных и приходных документов, поэтому регистрировать их необходимо сразу после создания. И только затем они могут быть переданы кассиру для дальнейшей работы (исключения составляют ордеры на получение заработной платы, которые составляются на один день, но не всегда могут быть своевременно реализованы).

Кроме того, наличие журнала позволяет руководству предприятия избежать ситуаций, связанных с неправомерным использованием платежных документов. Для этой цели в конце каждого рабочего дня бухгалтер компании должен сверить все записи, внесенные в журнал с наличествующими корешками «приходников» и «расходников».

Также правильно заполненный журнал в случаях налоговых проверок позволяет быстро проконтролировать остаток в кассе (здесь не лишним будет напомнить, что при использовании кассы, следует строго придерживаться максимально допустимого лимита наличных денежных средств).

Какие документы должны быть зарегистрированы в журнале

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов должны быть:

  • все документы, свидетельствующие о приходе и расходе денежных средств, независимо от того, из каких источников они поступили или на какие цели были истрачены;
  • информация о расчетно-платежных ведомостях, сопровождающих выдачу заработной платы работникам предприятия (но только после проведения процедуры выплаты);
  • счета на оплату;
  • заявления на получение денежных средств и т.п.

Можно ли обходиться без журнала регистрации

По закону компании, работающие с контрольно-кассовой техникой, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Одно из основных ее правил гласит, что все документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. При этом если организация нарушает данную норму, в случае налоговой проверки ей грозит административное наказание в виде крупного штрафа (при этом наказанию подлежит как само юридическое лицо, так и его руководитель).

Кто должен вести журнал

Функция по ведению журнала обычно лежит на материально-ответственном лице — специалисте бухгалтерского отдела, в качестве которого может выступать либо рядовой бухгалтер, либо кассир предприятия. Контроль же за правильность оформления и ведения с определенной периодичностью должен осуществлять главный бухгалтер.

Как часто надо менять журнал

Точных сроков по периоду ведения журнала закон не устанавливает, поэтому они определяются внутренними нормативными актами компании в зависимости от ее потребностей.

Довольно часто это бывает какой-либо налоговый период: квартал, полугодие или год.

Можно ли допускать в журнале ошибки

Никакие ошибки и исправления в журнале допускать крайне нежелательно. Но если какая-то неточность все же закралась в документ, следует аккуратно зачеркнуть неверные сведения, написать сверху правильные и поставить рядом подпись ответственного лица и дату исправления.

Правила по составлению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

На сегодняшний день существует несколько способов ведения журнала, поскольку единого унифицированного его образца, обязательного к применению нет. Предприятия могут вести документ в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному в учетной политике компании или же использовать ранее общеприменимую форму.
При этом журнал должен содержать ряд обязательных сведений:

  • наименование предприятия и структурного подразделения, собственностью которого является документ;
  • код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
  • год или иной период, за который он ведется;
  • персональные данные сотрудника, имеющего прямое отношение к его заполнению: его должность, ФИО.

Основная информация оформляется в виде таблицы, в которую в хронологическом порядке вносятся данные обо всех кассовых документах: с левой стороны о приходных, с правой стороны о расходных. По каждому из них в соответствующие ячейки вписываются:

  • дата,
  • номер (по внутреннему документообороту компании),
  • сумма, которая по нему проходит,
  • примечание.

Все строки обязательны к заполнению, в том числе примечание – оно дает разъяснение к той или иной платежной бумаге.

Правила оформления журнала

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.

В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.

Читать еще:  Для прогнозирования динамики изменения денежной массы

Форма КО-5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Если компания имеет большое число подразделений (например, отделов, секций, подотделов и т.д.), в каждом из которых есть свой кассир, то в работе используют документ по форме КО-5. В ней старший кассир фиксирует выдачу средств рядовым кассирам хозяйствующего субъекта или возврат от них. Как правильно заполнить книгу учета принятых и выданных сотрудником-кассиром денежных средств, расскажем в статье.

Цели и порядок использования документа

Книгу ведет старший кассир центрального подразделения хозяйствующего субъекта. В документе он отмечает факт передачи денег кассирам остальных отделов. Выдача налички осуществляется в начале смены, тогда же и отмечают данный факт в книге по форме КО-5. Размер выдаваемой суммы должен соответствовать хозяйственным нуждам подразделения. В ситуации, если в конце трудового дня или смены деньги не были полностью потрачены, остаток возвращается в главную кассу. Данное действие тоже фиксируют в документе.

Книга позволяет быстро установить, сколько было выдано и принято наличных денег, сколько их осталось в конце рабочего дня, сколько составляет полученная выручка организации.

К сведению! Документ был создан и утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88.

Заполняем бланк КО-5

Книга учета по форме КО-5 имеет титульный лист и страницы с табличной частью.

Титульный лист заполняется просто: указывают название компании, ее отдела, номер по ОКПО, год, на который заводится книга, ФИО старшего кассира, который несет ответственность за заполнение документа.

Заполняем четные страницы

Здесь указывают сведения о том, сколько денег было выдано кассирам отделов или филиалов в начале дня или смены. В таблицу вносят такие сведения, как:

  1. Текущая дата.
  2. Сколько средств числилось в начале рабочего дня в главной кассе.
  3. Сколько денег было выдано рядовому кассиру. Данная сумма записывается прописью и цифрами.
  4. Подпись сотрудника, которому были выданы денежные средства.
  5. Сколько денег было получено рядовым кассиром за весь день по приходным операциям.

Заполняем нечетные страницы

Фиксируют получение налички старшим кассиром по окончании дня. В таблицу вносят такие данные:

  1. Сколько денег сдано старшему кассиру.
  2. Подпись старшего кассира в подтверждение получения денежных средств.
  3. Сколько наличных зафиксировано в кассе в конце дня. Эта же сумма записывается на следующий день в графу №2 таблицы на четной странице (остаток на начало дня).

Важно! Если кассир получает от старшего кассира деньги на оплату труда работников, то первый обязан дать отчет по расходованию наличных в тот период, который указан в платежной ведомости. В ситуации, когда средства не были выплачены персоналу в течение одной смены или рабочего дня, кассир передает оставшуюся наличку старшему кассиру. Этот факт не фиксируется в книге учета. Заносятся лишь данные по окончании срока выплат, который числится в платежной ведомости: суммы депонированных средств.

Вместе с наличными средствами сотрудники-кассиры всех подразделений обязаны сдать приходные и расходные ордера.

Листы книги должны быть пронумерованы, сам документ необходимо скрепить (прошить). На нем руководитель ставит свою подпись и печать.

Инструкция: заполняем журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Журнал КО-3

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) фиксирует первичные учетные документы наличного обращения денежных средств.

Требование к организациям госсектора отражать их в книге регистрации закреплено в Приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для организаций не государственного сектора, в том числе и НКО, применять форму не обязательно (№ 402-ФЗ). Но если организация решает использовать ее, необходимо закрепить это в учетной политике.

Форма книги утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 и определена кодом унифицированной формы 0310003.

Что вносить в форму КО-3

При обращении с первичными учетными документами по учету наличных денег необходимо соблюдать указания Банка России:

  • от 07.10.2013 № 3073-У о порядке осуществления наличных расчетов;
  • от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций по приему наличных денег.

Нужно вести учет всей «первички», которая оформляются при обращении с наличными денежными средствами:

  • приходные кассовые ордера (ПКО);
  • расходные кассовые ордера (РКО).

Обязательно указываем сведения:

Заполнение кассового журнала, образец

Допускается ведение журнала как с помощью технических средств (то есть в электронной форме), так и в бумажном виде. Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.

Читать еще:  Основные инструменты денежно кредитного регулирования

Рассмотрим, как заполнять кассовый журнал, на примере.

Условно процесс можно разбить на две части: заполнение титульного листа и таблицы учета.

Шаг 1. Заполняем титульный лист.

Указываем наименование организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Пишем код по ОКПО согласно данным статистики.

Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет. Так же должность и ФИО ответственного лица.

Далее, заполняем табличную часть.

Каждый лист разделен на две части: в левой части – регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой – расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково.

Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.

Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе.

Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.

Журнал прихода и расхода денежных средств

Если у вас небольшой магазин – то вам не нужна программа, для ведения учета. Она понадобится позже, по мере развития бизнеса. Поэтому, сегодня я расскажу вам, как просто завести тетрадку для учета в магазине.

В предыдущих главах вы прочитали, что существует два принципиально разных подхода к учету. Учет в приходных и расходных ценах. «Тетрадочным» методом возможно вести учет только в расходных ценах. И естественно, под учетом, в данном случае я подразумеваю контроль продавца, подсчет ревизии и прибыли.

Первое, что нам понадобится, это разлиновать тетрадку на следующие столбцы: «Дата», «Остаток 1», «Наличные 1», «Приход товара», «Расход денег», «Списания/Перемещения», «Остаток 2», «Наличные 2», «Комментарий»

А теперь как заполнять:
В графе «Остаток 1» должна стоять сумма остатка товара в магазине, посчитанная по формуле «Кол-во_товара * расходная_цена» в предыдущую ревизию.
В графе «Наличные 1» сумма денег, находившихся в кассе магазина в момент ревизии.
Эти 2 графы заполняются один раз, в начале ревизионного периода (когда заступает новая смена продавцов).

А теперь операции, которые записываем каждый день:
Первая операция – приход товара от поставщика. Записываем в колонку «Приход товара» каждую накладную, предварительно пересчитав её в ваших расходных ценах.

Вторая операция – инкассация или оплата поставщику. Каждый раз, когда магазин отдаёт кому то наличку из кассы (будь то оплата поставщику, или вы изымаете выручку, или зарплата продавцам) в графе «Расход денег» фиксируется эта сумма.

Столбец «Списания/Перемещения» заполняется, когда вы перемещаете товар в другой магазин, или выкидываете просрочку. Столбец так же заполняется в расходных ценах.

Не забывайте писать в поле «Комментарий» назначение операции напротив каждого движения товара или денег. Особенно это важно для денег. Для расчета прибыли в дальнейшем нам потребуется разделить все платежи на «оплаты поставщикам» и «прочие оплаты» (аренда/зарплата). Некоторые создают даже две колонки для двух разных типов оплат.

Третья операция – ревизия. Вы приходите в магазин, считаете остатки товара (умножая на продажную цену на калькуляторе) и остатки денег в кассе. Получившиеся значения заносите в графу «Остаток 2» и «Наличные 2». Недостачу магазина теперь легко высчитать по следующей формуле:

ИТОГ РАБОТЫ=ОСТАТОК_2+РАСХОД_ДЕНЕГ+СПИСАНИЯ+НАЛИЧНЫЕ_2-ОСТАТОК_1-ПРИХОД_ТОВАРА-НАЛИЧНЫЕ_1

Отрицательный итог работы свидетельствует о недостаче в магазине. Положительный – излишки.

Для того, чтобы подсчитать прибыль магазина, потребуется внести еще две графы в нашу тетрадь. «ПриходПЦ» и «Доход». «ПриходПЦ» — это сумма накладной в ценах поставщика. Т.е. сумма, которую мы заплатим поставщику за товар. В графу «Доход» мы пишем разницу между суммами накладной в расходных и приходных ценах. Т.е. сумму, которую мы заработаем, продав весь товар из накладной.

В конце отчетного периода, для того, чтобы подсчитать прибыль магазина, мы просто складываем все значения из колонки «Доход» и отнимаем сумму значений из колонки «Прочие оплаты», в которую попадают все платежи магазина, кроме оплаты поставщикам.

ПРИБЫЛЬ = ДОХОД — ПРОЧИЕ_РАСХОДЫ

Вот и вся, максимально простая инструкция. Если же вы хотите видеть доходность и оборачиваемость разного ассортимента, то без программы вам не обойтись.

По ссылке гугл-таблица, иллюстрирующая тетрадочный учет в магазине ОБРАЗЕЦ ТАБЛИЦЫ.

Журнал приходных и расходных кассовых ордеров

Приход и расход наличных денежных средств по кассе организации оформляется специальными регистрами бухучета — кассовыми ордерами. Несмотря на то, что сейчас большинство расчетов компании предпочитают осуществлять безналичным способом, даже при выплате зарплаты или командировочных перечисления осуществляются на банковские карты, все равно через кассу проходит какое-то число денежных средств. Поэтому соблюдать кассовую дисциплину и правильно оформлять документы обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса. Кроме первичных документов, в этом случае необходим журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Разберемся, как его правильно оформить.

Читать еще:  Номинальный и реальный денежный поток

Форма журнала

Журнал приходных и расходных кассовых ордеров представляет собой обычную, так называемую «амбарную» книгу, в которую записываются все приходы и расходы по кассе. В отличие от кассовой книги, которая является учетным документом операций и остатков, журнал предназначен для регистрации и присвоения реквизитов всем сформированным кассиром приходным и расходным ордерам. Какой порядковый номер ордер получит в журнале, такой и будет ему присвоен.

Форму этого учетного документа каждая организация обязана утвердить в учетной политике. Существует унифицированная форма, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88, которая известна под кодом форма № КО-3. Однако ее применение с 2013 года обязательным не является, и использовать ее можно исключительно при желании организации. На ее основе или опираясь на собственный опыт и предпочтения каждая компания вправе разработать и утвердить свой вариант. При этом не следует забывать, что все остальные кассовые документы, в частности сами приходные и расходные одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными и применяются исключительно в утвержденной форме.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров — это самый обычный бухгалтерский регистр сводного учета. Статьей 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете» утверждение любых учетных регистров в организации является прерогативой ее руководителя. Однако разрабатывает и предоставляет документ для утверждения главный бухгалтер. Отдельно утверждать каждый такой регистр не нужно, достаточно привести все необходимые формы в приложениях к утвержденной учетной политике. Если будет применяться все же унифицированная форма, об этом также должно быть написано в учетной политике фирмы.

Требования к оформлению

Хотя форму журнала можно разработать самостоятельно, существует ряд требований к его оформлению, которые необходимо учесть. В частности, страницы такой «амбарной книги» обязательно должны быть пронумерованы сквозным способом, а затем прошиты. Количество страниц нужно указать на задней обложке, заверив их подписью уполномоченного лица и печатью компании (если она используется).

Сама книга внутри на каждой странице состоит из двух одинаковых по объему половин:

  1. Для приходных ордеров.
  2. Для расходных ордеров.

Предполагается, что одной страницы должно хватить на месяц, потому что вести записи необходимо параллельно. Информация о поступлении денег в кассу, а значит, о приходных документах, обычно располагается справа, а сведения о выданных из кассы деньгах (расходе) — слева.

Электронный вариант

Поскольку сейчас большинство компаний ведут бухучет в электронном виде, то и формировать журнал приходных и расходных ордеров в электронной форме законодательство не запрещает. Однако организация должна иметь техническую возможность оперативно превратить электронный документ в бумажный, то есть распечатать заполненный бланк и привести его в соответствие с установленными требованиями. Однако, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он заверяет записи в электронных документах, бумажные копии можно и не печатать. Электронный вариант будет иметь необходимые реквизиты, а значит, и юридическую силу.

Заполнение журнала регистрации кассовых ордеров

Заполнять эту учетную книгу совсем не сложно, если руководствоваться рекомендациями Минфина. Вне зависимости от того, применяется унифицированная форма или бланк, разработанный самостоятельно, на обложке нужно обязательно указать:

  • название фирмы;
  • структурное подразделение организации, где расположена касса;
  • коды;
  • дату, когда начато ведение журнала;
  • данные ответственного за регистрацию лица (должность и Ф.И.О.).

Выглядеть правильно заполненный титульный лист должен так:

Внутри книги обязательно нужно сделать разделение на «приход» и «расход», а также предусмотреть обязательные графы для следующих данных по каждому кассовому ордеру:

  • номер ордера и дата его составления;
  • сумма расхода или прихода;
  • примечания для указания краткой информации о сути операции.

Ответственность за нарушения в оформлении и отсутствие регистра

Ведение журнала приходных и расходных ордеров является обязательным для всех организаций, однако за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Единственное, на что могут в этом случае указать организации проверяющие, — на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector