Учет выдачи денежных средств из кассы

Выдача денег из кассы: как оформляется

Обязательным элементом производственной деятельности являются финансовые расчеты с контрагентами, с уполномоченными органами, с сотрудниками и с учредителями. Они могут быть реализованы в ракурсе наличных или безналичных операций. Оперирование наличными средствами проводится через кассу учреждения. Как оформляется выдача наличных денежных средств из кассы и всегда ли она правомерна?

На что могут быть расходованы выданные из кассы средства

Целевое использование денежных средств, выданных из кассы субъекта предпринимательства, регламентировано указаниями Центробанка РФ. При фиксировании факта их траты вне установленных направлений, на предприятие будет наложен штраф со стороны Налоговой Службы и обслуживающего банковского учреждения.

Направление использования денег из кассы зависит от источника ее пополнения. Касса может быть пополнена за счет прямой операции снятия средств с расчетного счета субъекта предпринимательства. Деньги могут поступать от подотчетных лиц, возвращающих денежные средства, имеющих статус аванса, которые были не использованы на цели, для которых оформлялись, или от учредителей компании в виде займа. Если предприятие специализируется на продажах, то наличка, чаше всего, поступает от покупателей.

Торговая выручка, определяемая денежными средствами, внесенными клиентами за приобретенный товар или оказанную услугу, может быть ограниченно использована на нужды предприятия и обеспечения его функционирования.

Заработная плата

Оплатить труд наемных рабочих можно из кассы или посредством перевода нужной суммы на карточный счет. При проведении расчетов наличкой, средства могут быть использованы из выручки или сняты с расчетного счета субъекта предпринимательства. Если работник компании является нерезидентом страны, то платеж по статье заработной платы, относится к категории валютной операции, поэтому, чтобы избежать впоследствии неприятностей, проще всего перечислить деньги на банковский счет.

Деньги под отчет

Подотчетные деньги могут быть выданы из средств, находящихся в кассе учреждения, вне зависимости от источника ее пополнения. Для их получения необходимо:

• отчитаться по предыдущей подобной операции;
• оформить заявление, в котором должны быть отражены цели, суммы и сроки;
• составить приказ о выдаче средства;
• оформить платежную документацию.

В правовых актах не регламентированы лимитные суммы выдачи, поэтому на руки могут быть выданы по этой статье деньги в любом количестве, при условии правильного обоснования их назначения. Порядок проведения операции выдачи денежных средств под отчет должен быть регламентирован в локальных актах субъекта предпринимательства, охватывающих сферу учетной политики.

Материальная помощь

Материальная помощь относится к категории социальных выплат, на которые может быть расходована выручка без применения ограничений. Платеж сложно спланировать заранее, поскольку основанием для его проведения являются незапланированные ситуации. Финансовой операции должно предшествовать ее оформление, заключающееся в оформлении заявления от наемного работника с обоснованием просьбы и причины обращения. Документ является основанием для составления приказа, платежной документации и проведения выплаты из кассы.

Задолженность перед поставщиком

Задолженность перед поставщиками может быть выплачена из кассы компании, вне зависимости от источника ее формирования. Исключением является оплата аренды помещения или оборудования, которая не может быть реализована из наличной выручки. Для погашения задолженности по аренде, руководителю компании придется заказать деньги в банке для снятия с расчетного счета, оприходовать их в кассу, и после снятия, рассчитаться с арендодателем. С целью предупреждения проблемных ситуаций с представителями проверяющих органов, ответственное за проведение финансовых операций лицо должно:

• не превышать лимит расчета наличными средствами;
• требовать у поставщика чек, подтверждающий факт получения оплаты;
• хранить доверенности от представителя поставщика, оформленные его руководством для получения средств.

Займы и дивиденды

Субъект предпринимательства имеет право предоставления займа наличными средствами наемным работникам. Для этой цели деньги придется снять с расчетного счета компании, поскольку законом запрещена финансовая операция выдачи средств, источником возникновения которых является торговая выручка. Подобные правила применимы к дивидендным выплатам, которые не являются разрешенными наличными расходами. Они не могут быть выплачены из торговой выручки, однако операция может быть реализована из других источников пополнения кассы. Стоит отметить, что законом запрещена выдача дивидендов из кассы учредителям Акционерного общества.

Личные нужды руководства

Все доходы, полученные в результате деятельности субъекта хозяйствования, являются его собственностью. По этой причине, руководитель, даже если он является учредителем компании, не может изымать средства с ее баланса, для удовлетворения личных потребностей. Деньги могут быть расходованы только на нужды предприятия. Стоит отметить, что подобные ограничения неприменимы к индивидуальным предпринимателям.

Выдача денег лицам, которые не числятся на предприятии

Если в результате производственной необходимости нужно выдать деньги лицам, которые не являются штатными работниками, то финансовая операция реализуется по отдельно оформленным на каждого человека платежным документам. Допускается внесение в ведомость всего списочного состава работников, при условии ранее оформленного договора.

Выдача средств привлекаемым лицам для совершения подрядных работ производится по ведомости. Документ оформляется отдельно для каждого предприятия, с которого были направлены сотрудники. Он заверяется не только руководством выдающей организации, но и подписью ответственного работника компании, на которой работники числятся в штате.

Правила заполнения документации

Все платежные документы могут быть оформлены от руки шариковой ручкой или напечатаны с помощью компьютерной техники. Не допускается исправление ошибок. Во всех видах кассовых ордеров необходимо отобразить регистрационные данные документа, являющегося основанием их оформления и перечень обосновывающих бумаг, входящих в состав приложения. Выдача платежных документов на руки получателям запрещена. Финансовая операция по ним может быть реализована только в день их оформления.

Наказания за нарушения

Сложно привлечь руководство субъекта предпринимательства за расходование средств не по назначению, поскольку, практически любую трату предприятия можно обосновать.

Наказанию подлежит нарушение порядка обращения с наличными средствами. Он может быть проверен представителями Налоговой Службы и банковского учреждения. Стоит отметить, что банк может накладывать штрафы, только при условии, если такого типа взыскания предусмотрены в договоре обслуживания. В Административном Кодексе предусмотрены штрафы за нарушения:

• превышения кассового лимита;
• превышения лимита наличных расчетов, соответствующего 100000 рублей;
• неоприходование денежных средств.

При выявлении нарушения в кассовом режиме, на должностные лица, которыми могут быть директор и главный бухгалтер, начисляется штраф в размере 4000-5000 рублей. К субъекту предпринимательства применится при этом взыскание в размере 40000-50000 рублей, зависящем от вида допущенного правонарушения.

Выдача денежных средств из кассы. Порядок оформления процедуры

Основанием для выдачи денежных средств из кассы предприятия является расходный кассовый ордер.

В качестве альтернативного варианта допускается проведение финансовой операции по платежным ведомостям, счетам или заявлениям на выдачу средств. При оформлении документов, на них необходим штамп с реквизитами кассового ордера и подпись руководителя компании и уполномоченного на утверждение бухгалтерской документации лица. Такие реквизиты не нужно оформлять в случае, если к платежному документу прилагаются бумаги, на основании которых проводится финансовая операция.

Компании, специализирующиеся на закупках различной продукции с целью ее розничной перепродажи или использования для обеспечения функционирования производства, могут выплачивать из кассы наличные средства в счет сданных сырьевых материалов. На все выданные за дневной период суммы в конце рабочего дня оформляется общий кассовый ордер расходного характера, в соответствии со сведениями из квитанций, подтверждающих факт операции.

Документы, которые должен предъявить получатель денег

При выдаче заработной платы работникам через кассу, на общую сумму платежа возможно оформление одного кассового ордера. Его регистрационные сведения отображаются на каждом документе.

Денежные средства по обосновывающей операцию документации могут быть выданы только при предъявлении кассиру документа, по которому он может идентифицировать личность обратившегося к нему лица. Его данные фиксируются в платежных бумагах. Если они составлены на нескольких лиц, то вносятся сведения о каждом из них. Они расписываются в соответствующих графах, что подтверждает факт получения денег конкретными людьми. Информация об удостоверяющих личность бумагах не вносится в платежную документацию.

Если денежные средства выдаются сотруднику предприятия, то возможна идентификация его личности по внутреннему удостоверению, оформленному субъектом предпринимательства, при условии наличия в нем фотографии и подписи его владельца.

Факт получения денежных средств фиксируется в расписке, которая оформляется лично их получателем. В ней следует указать прописью и цифрами денежную сумму, полученную на руки. Не нужно отображать прописью ее величину в случае, если основанием проведения операции является расчетная ведомость.

Обязательства кассира

Кассир несет ответственность за компетентность выполнения своих должностных обязанностей, главной задачей в которых является правильное проведение денежных операций через кассу субъекта предпринимательства. Для этого необходимо проверять документацию, на основании которой производятся финансовые операции, а также ее комплектность и соответствие перечню из приложения к основному документу. В его обязанности контроль наличия и подлинности всех подписей.

При выявлении неточностей в документации, необходимо вернуть ее в бухгалтерию для переоформления или корректировки. Платежная документация после выдачи денег подписывается кассиром. На ней ставится соответствующий штамп с датой проведения операции или оформляется рукописная надпись с этими же данными «оплачено».

Итоги

Выдача денег из кассы оформляется на основании платежных бумаг, которыми могут быть кассовый ордер или ведомость. В зависимости от планируемого использования средств, они могут быть выплачены из торговой выручки, с возвращенных подотчетных сумм или со снятых денег с банковского расчетного счета. За расходование их не по назначению, виновное лицо может быть привлечено к административному ответу.

Процедура оформления выдачи наличных денежных средств из кассы – документы и проводки

Выдача (расходование) денег наличными на разрешенные цели является важным аспектом ведения хозяйственной кассы организации.

Общеобязательный порядок выдачи (расходования, выплаты) кассовой наличности регламентируется Указанием Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014. Основные положения содержатся в пункте 6 этого нормативно-правового документа.

Выполнение этих правил является обязательным для хозяйствующих субъектов, осуществляющих кассовые транзакции.

Несоблюдение установленных норм влечет наложение штрафов.

В каком порядке выдаются деньги?

Как правило, выдача или выплата наличных денежных средств из кассы производится организацией в следующих типичных ситуациях:

• выплаты персоналу (зарплата, прочие выплаты);
• предоставление определенным сотрудникам подотчетных денег на конкретные нужды (когда уполномоченный работник израсходует данные средства, он должен будет подготовить и подать соответствующий авансовый отчет с приложением необходимых обосновывающих документов);
• наличные денежные средства сдаются (инкассируются) организацией в обслуживающее финансовое учреждение и зачисляется на банковский счет;
• погашение обязательств перед поставщиками по оплате товаров, услуг, работ (не более 100000 рублей по одному соглашению);
• дивидендные выплаты учредителям хозяйствующего субъекта.

Когда наличные средства выдаются получателю по РКО или платежной ведомости, кассир организации плательщика выполняет следующие действия:

1. Проверяет, имеется ли на кассовом документе настоящая подпись главбуха, бухгалтера, руководителя. Данная подпись должна соответствовать утвержденному образцу.
2. Проверяет соответствие (правильность) денежных сумм, указанных как цифрами, так и прописью.
3. Если наличные средства предоставляются по РКО, кассиром проверяется наличие у их получателя подтверждающих документов, непосредственно упомянутых в этом РКО.
4. Получатель должен документально удостоверить собственную личность (например, предъявлением паспорта). Если необходимо, получатель предъявляет кассиру не только паспорт, но и соответствующую доверенность.
5. Наличные денежные средства выдаются непосредственно только субъекту (получателю), указанному в РКО и иных бумагах. Кассир при этом должен убедиться, что во всех имеющихся документах указываются одни и те же ФИО получателя или доверенного лица. Если получение наличности осуществляется субъектом по доверенности, данная доверенность становится приложением к кассовому документу (РКО).
6. Кассир осуществляет подготовку нужной суммы денежных средств и передает бланк РКО получателю средств на подпись. Если оформляется электронный РКО, получатель может подписывать его электронной подписью.
7. Денежные средства тщательно пересчитываются кассиром. Получатель при этом наблюдает за работой кассира. Корректная сумма наличности передается непосредственно получателю методом полистного пересчета. Получатель сразу же сверяет её и пересчитывает.
8. Когда получатель принял деньги, бланк РКО подписывается самим кассиром.

Какие документы оформляются в организации?

Наличные деньги выдаются из хозяйственной кассы по РКО – расходному кассовому ордеру. Что касается выдачи зарплаты, стипендиальных и иных выплат персоналу, в этих случаях расходование наличности выполняется по РКО и платежным ведомостям.

Для выполнения необходимых кассовых транзакций обособленному подразделению организации передается наличные средства по РКО из кассы этого субъекта в порядке, регламентированном самим юридическим лицом.

Зарплата и прочие наличные выплаты персоналу осуществляются хозяйствующим субъектом по платежной ведомости.

Работник, получающий средства, ставит собственную подпись в нужной графе (рядом со своими ФИО). Невыплаченные (неполученные) деньги депонируются кассиром.

На сумму реально выданных средств, предусмотренных платежной ведомостью, составляется РКО. Совокупная величина, полученная суммированием депонированных средств и реально выданных денег, должна равняться итоговой сумме, фигурирующей в соответствующей ведомости.

Все оформленные РКО (факты выдачи наличности) надлежащим образом регистрируются организацией в кассовой книге.

Кроме того, РКО могут фиксироваться в журнале учета РКО и ПКО.

Следует помнить о том, что РКО изначально должны составляться корректно – вносить какие-либо исправления в эти бланки запрещается. Испорченный документ сразу же бракуется, что обуславливает составление и заполнение нового бланка РКО.

Бухгалтерские проводки

Как уже говорилось ранее, кассовая наличность расходуется хозяйствующим субъектом (юридическим лицом) на определенные нужды, что обуславливает необходимость оформления типичных проводок в бухучете по счету 50:

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Кто вправе получать деньги

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

• Ф.И.О. лица;
• регистрационный номер документа;
• сумма наличных денег;
• срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
• подпись директора и дата.

Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму выдавать подотчет

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Главные правила

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

• для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.