Учет доставки денежных средств клиенту - Журнал про Деньги
Finkurier.ru

Журнал про Деньги
8 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет доставки денежных средств клиенту

Бухгалтерский учет служб доставки и интернет-магазинов

Интернет магазины — это индивидуальные предприниматели и организации, осуществляющие торговлю через сеть Интернет. Согласно Постановлению Госстандарта Российской Федерации от 6 ноября 2001 года №454-ст «О принятии и введении в действие ОКВЭД» (вместе с «Общероссийским классификатором видов экономической деятельности» ОК 029-2001 (КДЕС ред. 1)) (дата введения 01.01.2003) торговля через Интернет — магазины относится к электронной розничной торговле, осуществляемой через телемагазины и компьютерные сети (код по ОКВЭД — 52.61.2).

Белоусова Маргарита, специально для ИА «Клерк.Ру»

В настоящее время продажа товаров через Интернет получила широкое распространение. Ведь это значительно сокращает расходы продавцов (не нужно приобретать торговые помещения, оборудование, нет необходимости пользоваться услугами посредников и так далее), также торговля через Интернет позволяет установить доступные цены на реализуемые товары.

Как правило, Интернет – магазины также оказывают услуги и по доставке товаров покупателям. Транспортировка товаров осуществляется либо собственным (арендованным) транспортом Интернет – магазина, либо посредством привлечения сторонних транспортных организаций.

Бухгалтерский учет в Интернет – магазинах аналогичен учету в обычных магазинах. Однако существуют и ряд особенностей это:

  • продажа товаров осуществляется, как правило, физическим лицам;
  • покупатель и продавец общаются без личного контакта через Интернет;
  • у Интернет — магазинов нет торговой площади и другое.

Прежде чем начать торговлю через Интернет продавцу необходимо создать web – сайт, зарегистрировать доменное имя, заключить договор с провайдером.

Покупателю для покупки необходимого товара в Интернет – магазине нужно сделать заявку, в которой указываются: фамилия, имя покупателя, адрес доставки, контактный телефон, а также способ оплаты. Оплата товара может осуществляться несколькими способами:

  • расчеты наличными денежными средствами:
  • перевод денежных средств со счета покупателя на счет Интернет – магазина:
  • оплата пластиковыми карточками (VISA, MasterCard и другое.):
  • оплата товара с помощью «электронных денег» (с помощью одной из платежных систем Интернета).

Рассмотрим подробнее каждый из способов оплаты товаров, приобретенных через Интернет.

Расчеты наличными денежными средствами.

После того как покупатель оформил заказ на понравившийся товар, курьер или служба доставки проверяют все необходимые для доставки сведения и отправляют товар по адресу.

Покупатель рассчитывается за доставленный товар наличными денежными средствами, которые вносятся не непосредственно в кассу магазина, а передаются курьеру. Вместе с курьером (или службой доставки) Интернет – магазин передает накладную и кассовый чек, то есть, чек выдается раньше оплаты товара.

Если возникнет ситуация, когда покупатель отказался от товара, то кассовый чек нужно аннулировать. В данной ситуации может возникнуть вопрос о порядке применения контрольно-кассовой техники.

В пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее Закон №54-ФЗ) перечислены виды деятельности, при осуществлении которых организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее ККТ). Данным пунктом Закона №54-ФЗ не предусмотрено освобождение от обязательного применения контрольно-кассовой техники организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих продажу товаров через Интернет — магазины, в том числе и с доставкой их покупателям на дом.

Таким образом, при осуществлении продажи товаров с доставкой на дом покупателям за наличный расчет организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику.

При этом может применяться компактная контрольно — кассовая техника с автономным питанием, находящаяся в Государственном реестре ККТ и допускаемая к использованию на территории Российской Федерации.

Пример 1.

ООО «А» осуществляет торговлю парфюмерно-косметической продукцией через Интернет. Кассовый чек за товар выбирается до поездки курьера к покупателю. При доставке заказа покупатель отказался от доставленного товара. Как организации поступить с кассовым чеком в данной ситуации?

Если покупатель отказался от доставленного товара, можно сделать возврат, если в этот же день не будет покупки по аналогичной цене. В конце дня возврат товара нужно оформить актом по форме КМ-3, утвержденной Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года №132.

Поскольку кассовый чек необходимо выдавать покупателю вместе с покупкой, можно посоветовать организациям, осуществляющим торговлю через Интернет, своим курьерам купить переносные кассовые аппараты.

Если Интернет — магазин для доставки товара покупателям пользуются услугами служб доставки, заключив с ними договор транспортной экспедиции или же агентский договор, то согласно договору транспортной экспедиции Интернет – магазин берет на себя обязательство за счет покупателя организовать доставку приобретенного им товара. То есть сама продажа осуществляется от имени Интернет — магазина, и доставку тоже организует магазин, но не собственными силами, а через посредника.

В этом случае контрольно-кассовый чек пробивает Интернет – магазин на стоимость товара с учетом доставки. А курьеры служб доставки получают его вместе с товаром. Затем в кассу Интернет — магазина принимаются к учету все денежные средства, с учетом курьерского вознаграждения. В бухгалтерском учете Интернет – магазина в составе выручки от продажи отражается только сумма, полученная за товар.

Если продажа товаров покупателю осуществляется через посредника по агентскому договору, то пробивать контрольно-кассовый чек должен тот участник, от имени которого ведется торговля (смотри Письмо ФНС РФ от 20 июня 2005 года №23-3-11/1115).

Поэтому если по агентскому договору продажа товаров осуществляется от имени службы доставки, то Интернет — магазин вправе вообще не приобретать контрольно-кассовую технику. Поскольку в такой ситуации выбивать чеки обязана служба доставки (агент), которая доставляет товар покупателю. Кроме того, через свой кассовый аппарат организация, оказывающая услуги доставки, должна провести и комиссионное вознаграждение, полученное от продавца товара.

В Письме УФНС РФ по г. Москве от 28 марта 2006 года №22-12/24310 сказано, что организации, осуществляющие курьерские услуги населению по предварительным заказам с доставкой товаров по указанному покупателем адресу (на дом, в офис, в торговые точки), при наличных денежных расчетах обязаны применять ККТ.

В бухгалтерском учете, согласно пункту 5 ПБУ 9/99, доходами от обычных видов деятельности является выручка от продажи продукции и товаров, поступления, связанные с выполнением работ, оказанием услуг. Выручка Интернет – магазина от проданных товаров является доходом от обычных видов деятельности, который отражается в момент передачи товара от продавца покупателю (пункт 12 ПБУ 9/99).

Расчеты с использованием расчетных банковских карт

При данном способе расчетов Интернет — магазину необходимо зарегистрироваться на сайте системы электронных платежей. Для этого нужно оформить заявку. После обработки заявки организации присваивается идентификационный номер (личный код) организации в системе платежей

Для проведения расчетов между банком и организацией заключается договор Интернет — эквайринг. По такому договору банк открывает Интернет – магазину счет, на который клиенты будут перечислять платежи по электронным картам. Услуги банка не бесплатные, за подключение к системе электронных платежей, за перевод денежных средств расчетному банку выплачивается вознаграждение.

Каждый день банк направляет на электронный адрес организации, осуществляющей торговлю через Интернет, выписку о проведенных операциях. После получения банковской выписки, которой подтверждается факт оплаты товаров, продавец осуществляют доставку товара покупателю.

Пример 2.

Покупатель Иванов оплатил через Интернет — банк принтер, стоимость которого 4 560 рублей (в том числе НДС — 696 рублей), торговая наценка на принтер составляет 760 рублей.

Доставку товаров, заказанных в Интернет – магазине, осуществляет сторонняя организация. Расходы Интернет — магазина, связанные с доставкой данного товара покупателю составили 680 рублей (в том числе НДС — 104 рубля).

Стоимость услуг банка за проведение платежей для Интернет — магазина составляет 1% от суммы платежа, которая списывается сразу с расчетного счета магазина.

Товары в Интернет — магазине учитываются по продажным ценам. Для целей налогообложения прибыли, доходы и расходы определяются методом начисления.

В бухгалтерском учете Интернет — магазина данные хозяйственные операции отражаются следующими записями:

Способы приема оплаты от покупателей и оформления дохода в бухгалтерии

В этой статье мы рассмотрим способы приема оплаты от покупателей и оформления доходов в бухгалтерии. Рассмотрим приемы оплаты электронными деньгами и оплату пластиковой картой. Затем оплату наличными курьеру и применение кассовой техники. Также рассмотрим оплату наложенным платежом при отправке товара по почте курьеру.

Электронные деньги и оплата пластиковой картой

Способы онлайн — оплаты, безусловно, являются одними из самых удобных способов расчета. Все больше и больше они набирают популярность среди покупателей. При работе с электронными платежными системами, например, PayPal, Яндекс.Деньги, Qiwi и другими необходимо соблюдать Закон «О национальной платежной системе». Согласно этому Закону в предпринимательской деятельности можно использовать только корпоративный электронный кошелек. Отличие такого кошелька от обычного в том, что он заводится с реквизитами вашего предприятия. И пополнить кошелек, а также вывести деньги с него можете только через расчетный счет.

Электронный кошелек можно завести в любой электронной платежной системе, которая имеет право осуществлять такой перевод денег. Для того, чтобы завести электронный кошелек, вам необходимо пройти регистрацию на сайте электронной платежной системы. Затем подготовить документы для заключения договора, получить разрешение от электронной платежной системы и затем уже непосредственно заключать сам договор. После чего необходимо провести технические работы по настройке приема платежей.

Если вы желаете подключить несколько электронных платежных систем, то для заведения корпоративного электронного кошелька вам придется пройти эту регистрацию несколько раз. Но зато в таком случае вы сможете сэкономить на комиссии, потому что у агрегаторов платежей она, как правило, больше.

Теперь давайте рассмотрим ограничения. На электронном кошельке может находиться не более 100.000 рублей. В случае превышения лимита электронная платежная система перечислит вам денежные средства на расчетный счет без вашего распоряжения. И существует еще одно ограничение – расплачиваться с вами могут только физические лица. Потому что расчеты электронными деньгами между индивидуальными предпринимателями и организациями являются вне закона.

Помните, что с мая этого года уведомлять контролирующие органы об открытии счетов не нужно. Поэтому при открытии корпоративного электронного кошелька вам не придется сообщать в налоговую и фонды.

Читать еще:  Рентабельность денежных средств

Отдельно следует выделить работу с WebMoney. Возможно, вы уже знаете, что формально эта электронная платежная система не попадает под закон «О национальной платежной системе». Расчетные единицы WebMoney не приравниваются к электронным деньгам, а являются имущественными правами. WebMoney предлагает один, более-менее легальный способ вывода денег на расчетный счет – регистрация расчетного автомата. Но, если разобраться в этой схеме поподробнее, то здесь возникают нюансы двойного налогообложения, если делать все по правилам. Поэтому c WebMoney лучше работать при помощи агрегатора платежей.

Основное преимущество агрегатора платежей в том, что у вас будет несколько способов приема оплаты в рамках одного договора. Кроме того, здесь нет ограничений со стороны законодательства. Вам не придется следить за несколькими электронными кошельками. У вас не будет электронного кошелька вообще, так как агрегатор платежей будет принимать оплату от ваших покупателей и сразу же будет перечислять вам на расчетный счет. За это преимущество, которое экономит время, агрегаторы платежей берут повышенную комиссию.

Что выгоднее будет для вашей фирмы, зависит от объемов транзакций и желаемых способов оплаты. Компании с большими оборотами скорее всего выгоднее будет подключиться напрямую к электронной платежной системе, так как затраты на разработку окупятся быстрее. Небольшим организациям скорее всего выгоднее будет подключиться к агрегатору платежей.

Теперь поговорим о налогообложении. В обоих случаях онлайн – платежи в доходах УСН нужно учитывать на дату оплаты покупателем, а не на дату когда вы получили денежные средства на расчетный счет. Суммой дохода будет являться сумма, которую перечислил клиент, без вычета комиссии агрегатора платежей либо электронной платежной системы. Если вы применяете УСН «Доходы за вычетом расходов», то сумму комиссии вы можете спокойно списать в расходы при расчете налога.

Также продумайте, чтобы ваш агрегатор платежей или электронная платежная система хотя бы ежемесячно предоставляли вам отчет о транзакциях и реестр платежей. Эти документы являются подтверждающими для учета доходов в налоге УСН. Онлайн-платежи в налоге УСН нужно учитывать на дату оплаты покупателем, а не на дату, когда вы получили денежные средства на расчетный счет. Суммой дохода будет являться сумма оплаты от клиента без вычета комиссии агрегатора платежей или электронной платежной системы.

В случае, если вы применяете УСН «Доходы минус расходы» сумму комиссии вы можете спокойно списать в расходы при расчете налога. Также продумайте, чтобы ваш платежный агрегатор или электронная платежная система предоставляли вам отчет о транзакциях и реестр платежей. Предусмотрите, чтобы эти документы предоставлялись как минимум раз в месяц. Эти документы являются подтверждающими для учета доходов в налоге УСН.

Оплата наличными курьеру и применение кассовой техники

Первое, о чем стоит рассказать про прием наличных денег – это приминение кассового аппарата и выдача покупателям кассового чека. К сожалению, при интернет-торговле законодательство не делает никаких исключений. Более того, если уж совсем серьезно подойти к вопросу, контролеров не устраивает кассовый чек, отпечатанный заранее. Позиция такова, что кассовый чек должен быть выбит в момент приема оплаты от покупателя, и время на чеке не должно отличаться более, чем на пять минут.

Если у вас есть договор на курьерское обслуживание, то это уже заботы сторонней курьерской службы. В случае, если вы организуете доставку товара своим собственным курьером, то вам необходимо позаботиться о переносном кассовом аппарате. В конце рабочего дня курьер должен сдать выручку в главную кассу. Вы должны оформить ее надлежащим образом. Совсем недавно в кассовой дисциплине произошли изменения. С 1 июня 2014 года индивидуальные предприниматели освобождаются от оформления приходных и расходных кассовых ордеров и ведения кассовой книги.

Таким образом, если у вас организация, вы должны на основании Z-отчета составить приходный кассовый ордер и сделать запись в кассовой книге на общую сумму дохода, которую курьер принял от ваших покупателей за этот рабочий день. Если вы индивидуальный предприниматель, то эти документы вам оформлять совсем не обязательно. Но, если вам так удобно вести учет в этих кассовых документах, то вы можете их использовать. Законодательство не запрещает это делать.

В плане кассовой дисциплины для индивидуальных предпринимателей и небольших организаций есть еще одно послабление. Теперь все индивидуальные предприниматели и организации с численностью сотрудников до 100 человек и суммой дохода не более 400 миллионов рублей в год могут не соблюдать лимит по кассе. То есть, теперь наличные денежные средства можно хранить в неограниченном количестве.

В случае, когда вы организуете доставку товара личным курьером, и ваш курьер принимает оплату наличными от покупателей, доход нужно учесть в налоге УСН в той сумме, в которой клиент заплатил вашему курьеру. Датой дохода будет являться дата получения денег от клиента.

В случае, если вы работаете со сторонней курьерской службой и у вас заключен договор на курьерское обслуживание, то здесь используются немного иные правила учета доходов в налоге УСН. Согласно договору, курьерская служба может работать от своего имени, либо от вашего имени. В том случае, если, согласно договору, курьерская служба работает от своего имени и принимает оплату от ваших клиентов, вам необходимо учесть доход в налоге УСН в той сумме, которую клиенты заплатили курьерской службе, без вычета комиссии курьерской службы. Датой дохода будет являться дата получения денег на расчетный счет от вашей курьерской службы. В случае, если, согласно договору, курьерская служба работает от вашего имени, то доход в налоге УСН также необходимо учесть в том размере, в котором клиенты заплатили, комиссию курьерской службы не вычитаем. Датой дохода будет считаться дата оплаты клиентами, а уже не дата, когда курьерская служба перечислила вам денежные средства на расчетный счет. И также, согласно договору, необходимо предусмотреть, чтобы курьерская служба как минимум ежемесячно предоставляла вам отчет о принятых платежах.

В случае, если вы применяете упрощенную систему налогообложения «Доходы за вычетом расходов», то комиссию курьерской службы вы также можете списать в расходы при расчете налога.

Оплата наложенным платежом при отправке товара по почте курьеру

Прежде всего, интернет-магазины применяют способ оплаты товара наложенным платежом и выбирают доставку товара по почте России. Помимо почтовых услуг, почта России возьмет комиссию за перевод денежных средств. При оплате наложенным платежом кассовый аппарат вам применять не придется. Клиент будет оплачивать товар непосредственно в отделении почты, и почта уже сама ему выдаст документ, подтверждающий оплату. Свой наложенный платеж вы сможете получить в отделении почты или на расчетный счет. В доходах УСН вам необходимо будет учесть сумму наложенного платежа без вычета комиссии почты. Датой дохода будет являться дата получения денежных средств на расчетный счет или дата получения денег в отделении почты.

Ну, и так же при применении УСН «Доходы минус расходы» расходы на почтовые услуги вы можете списать при расчете налога УСН.

И еще есть важное замечание. В случае, когда вы получаете наложенный платеж непосредственно в отделении почты России наличными денежными средствами, не забудьте правильно его оформить. Если у вас организация, вам обязательно на эту сумму необходимо оформить приходный кассовый ордер и сделать запись в кассовой книге. ИП, как я уже говорила, это делать необязательно.

Продажа (покупка) товаров с использованием платежных карт: учет и автоматизация

Платежная карта — персонифицированное платежное средство, предназначенное для безналичных расчетов за товары (работы, услуги), а также для получения наличных денег в банках и банкоматах.

Порядок выпуска платежных карт и проведения операций с ними регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 24.12.2004 № 226-П.

В расчетах с использованием платежных карт обычно участвуют следующие стороны.

  1. Банк-эмитент — банк, который занимается эмиссией карт и их распространением. В России используются карты различных платежных систем, как зарубежных (VISA, Master Card, Eurocard и др.), так и отечественных.
  2. Держатель карты — лицо, имеющее право совершать операции по карте. Ими могут быть как физические лица, которым выдаются личные (персональные) карты, так и юридические, которым выдаются корпоративные карты.
    По персональным картам физические лица рассчитываются за товары, работы и услуги, приобретаемые для собственных нужд.
    По корпоративным картам могут оплачиваться командировочные расходы, товары, работы и услуги для нужд организации. Конкретные сотрудники организации, которые являются держателями корпоративных карт, должны быть перечислены в договоре организации с банком. При этом число держателей карты не ограничивается.
  3. Банк-агент (расчетный банк), осуществляющий расчеты между сторонами. Крупные эмитенты карт для этих целей создают процессинговые центры, которые, как правило, работают круглосуточно.
  4. Продавцы товаров, работ, услуг — магазины, рестораны, гостиницы и т. п.

Платежные карты могут быть расчетные (дебетовые) и кредитные. По расчетным (дебетовым) картам операции совершаются в пределах определенного лимита, по кредитным картам — в размерах предоставленной кредитной линии. Лимиты расходования денежных средств и размеры кредитных линий устанавливаются банком-эмитентом. Выданный банком клиенту кредит в дальнейшем должен быть погашен или безналичным путем, или наличными деньгами. Держатель карты получает доступ к своему карточному счету посредством PIN-кода, который присваивается клиенту банком.

Счет, с которого будут осуществляться расчеты, может быть открыт в рублях или иностранной валюте, однако движение средств по счету отражается только в рублях. Пересчет иностранной валюты в рубли или наоборот осуществляется банком по своему внутреннему курсу, который, как правило, не совпадает с курсом Центрального банка РФ.

Момент получения денег от покупателя, расплатившегося картой, зависит от организации расчетов. Если ККМ продавца подключена к персональному компьютеру, который связан с терминалом процессингового центра, то деньги на счет продавца поступают в день продажи. Если ККМ не связан с электронной платежной системой, то деньги на счет продавца поступают через несколько дней после продажи товаров.

Читать еще:  История развития денежной системы россии

Платежные карты и механизм их использования

Платежная карта — персонифицированное платежное средство, предназначенное для безналичных расчетов за товары (работы, услуги), а также для получения наличных денег в банках и банкоматах.

Порядок выпуска платежных карт и проведения операций с ними регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 24.12.2004 № 226-П.

В расчетах с использованием платежных карт обычно участвуют следующие стороны.

  1. Банк-эмитент — банк, который занимается эмиссией карт и их распространением. В России используются карты различных платежных систем, как зарубежных (VISA, Master Card, Eurocard и др.), так и отечественных.
  2. Держатель карты — лицо, имеющее право совершать операции по карте. Ими могут быть как физические лица, которым выдаются личные (персональные) карты, так и юридические, которым выдаются корпоративные карты.
    По персональным картам физические лица рассчитываются за товары, работы и услуги, приобретаемые для собственных нужд.
    По корпоративным картам могут оплачиваться командировочные расходы, товары, работы и услуги для нужд организации. Конкретные сотрудники организации, которые являются держателями корпоративных карт, должны быть перечислены в договоре организации с банком. При этом число держателей карты не ограничивается.
  3. Банк-агент (расчетный банк), осуществляющий расчеты между сторонами. Крупные эмитенты карт для этих целей создают процессинговые центры, которые, как правило, работают круглосуточно.
  4. Продавцы товаров, работ, услуг — магазины, рестораны, гостиницы и т. п.

Платежные карты могут быть расчетные (дебетовые) и кредитные. По расчетным (дебетовым) картам операции совершаются в пределах определенного лимита, по кредитным картам — в размерах предоставленной кредитной линии. Лимиты расходования денежных средств и размеры кредитных линий устанавливаются банком-эмитентом. Выданный банком клиенту кредит в дальнейшем должен быть погашен или безналичным путем, или наличными деньгами. Держатель карты получает доступ к своему карточному счету посредством PIN-кода, который присваивается клиенту банком.

Счет, с которого будут осуществляться расчеты, может быть открыт в рублях или иностранной валюте, однако движение средств по счету отражается только в рублях. Пересчет иностранной валюты в рубли или наоборот осуществляется банком по своему внутреннему курсу, который, как правило, не совпадает с курсом Центрального банка РФ.

Момент получения денег от покупателя, расплатившегося картой, зависит от организации расчетов. Если ККМ продавца подключена к персональному компьютеру, который связан с терминалом процессингового центра, то деньги на счет продавца поступают в день продажи. Если ККМ не связан с электронной платежной системой, то деньги на счет продавца поступают через несколько дней после продажи товаров.

Учет расчетов с использованием платежных карт у продавца

Правовой основой системы расчетов платежными картами является договор эквайринга*, по которому банк устанавливает у продавца оборудование для работы с картами, обучает персонал торговой организации, обеспечивает материально-техническое обслуживание. К договору обычно прилагается инструкция о порядке обслуживания держателей карт, в частности, порядок авторизации карт**.

Примечание:
* Эквайринг — предоставление банком клиенту возможности рассчитываться с покупателем за товары и услуги с помощью платежных карт.
** Авторизация карт — разрешение банка на проведение операций с использованием платежных карт (по телефону, коммуникационным сетям и т. п.).

Продавец уплачивает банку определенную сумму за проведение расчетов с использованием платежных карт. Эта сумма называется «торговая уступка», которая списывается на расходы продавца.

Основные записи по учету продажи товаров с использованием платежных карт см. в табл. 1. Банк может сумму торговой уступки удержать из выручки продавца. В этом случае отпадает необходимость в записи 6.

Учет расчетов с использованием платежных карт у организации продавца

Инкассация наличных денежных средств

Для сдачи наличности в банк страховые организации прибегают к услугам инкассаторов, что гарантирует им сохранность денежных средств.

Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно, преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?

В соответствии с положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их счета.

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.

Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:
— непосредственно в кассы банков;
— с помощью услуг инкассаторской службы банков;
— с помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России;
— через организацию федеральной почтовой связи;
— в автоматические сейфы.

Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется в том же порядке, что и юридическое лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.

Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку наличных денег, инкассацию, а также кассовые операции по приему и обработке наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему Банка России.

Для перевозки наличных денег кредитная организация может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к транспортировке денежных средств такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

Отношения с инкассаторскими работниками, осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.

При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации функции подразделяются следующим образом:
— организация обеспечивает подготовку сумки с наличными деньгами и ее сдачу инкассатору, оплачивает услуги инкассатора и банка;
— инкассатор в согласованные дни и часы проводит инкассацию (прием сумок с наличными деньгами) от уполномоченного лица организации, доставку в банк и сдачу в кассу банка. При необходимости осуществляет временное хранение в подразделении инкассации;
— банк принимает сумки с наличными деньгами от инкассатора, осуществляет пересчет наличных денег и зачисление на счет организации.

К договору прилагаются:
— перечень подразделений организации с указанием наименования подразделений, адресов, телефонов, ФИО руководителя и кассира. В дальнейшем, если необходимо дополнить перечень подразделений, подлежащих обслуживанию, организация оформляет заявку на обслуживание и дополнительное соглашение к договору;
— заявка на проведение инкассации;
— протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход — касса — выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.

Правила проведения инкассации

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:
— порожние сумки;
— доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
— штамп;
— ключи;
— явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:
— документы, удостоверяющие личность;
— доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
— явочную карточку;
— порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Читать еще:  Денежные средства в подотчет

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки с наличностью банком

Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:
— накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;
— накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:
— не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);
— цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;
— соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке — если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция.

При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией.

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность — принимается путем поштучного, полистного пересчета.

При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:
— фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);
— дата;
— наименование организации;
— реквизиты упаковки;
— причина вскрытия упаковки;
— наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;
— сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;
— сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.

Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

Вложение сумки в автоматический сейф

Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок.

Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая.
1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.
2. осле вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.

Пример 1
Страховщик передал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.

Учет сдачи наличности в банк через инкассатора

Как организовать сквозной оперативный учет в курьерской компании

Нужна помощь консультанта?

На IT-рынке сегодня представлены различные варианты программного обеспечения для курьерских служб. Многие из них ориентированы исключительно на прием заказов и формирование маршрутных листов. Несмотря на то, что данные функции являются основными в работе служб доставки, этой информации руководству недостаточно для анализа деятельности компании. Помимо этого, нужно наладить учет по кассе и банковским счетам, взаиморасчеты с сотрудниками, заказчиками и получателями, управление складом, учет расходов, выставление актов и счетов контрагентам.

Часто эти процессы ведутся в отдельных программных продуктах, что приводит к необходимости обмена данными, двойному вводу информации в разные системы, высокой трудоемкостью получения данных в удобном для руководителя виде.

Рисунок 1 – Сквозной оперативный учет в курьерской компании

Организация сквозного оперативного учета в курьерской компании включает учет процесса доставки, учет финансов и учет грузов. Рассмотрим эти участки подробнее.

1. Учет процесса доставки

Рисунок 2 – Составляющие учета процесса доставки

Это основной рабочий процесс курьерской компании, и о его отражение в программе должно быть построено максимально эффективно. Заказы на доставку могут приходить с сайта курьерской компании, загружаться массово из реестра в файлах MS Excel или создаваться менеджером вручную.

В схеме доставки «Склад – Двери» достаточно указать данные о заказчике, получателе и доставляемом грузе. В схеме «Двери – Двери» необходимо дополнительно указать информацию о заборе груза. Если курьерская компания выступает пунктом самовывоза товаров, то такой заказ нужно также фиксировать, но не для доставки, а для отражения последующей выдачи груза получателю в офисе компании. Необходимо иметь возможность быстро проанализировать состояние заказов на доставку и их общую сводку за период исполнения, оперативно назначать новые заказы на доставку курьерам. Для этого можно опираться на визуализацию адресов доставки на карте или на территориальную привязку курьеров к зонам, при этом важно учесть желаемое время доставки. По сформированным таким способом маршрутным листам курьеров, можно дополнительно установить порядок объезда адресов доставки.

Маршрутный лист удобно отправлять курьеру на мобильное приложение смартфона, в котором он в пути будет отражать статусы заказов, собранные денежные суммы и комментарии о ходе исполнения плана доставки. Эта информация будет отображаться в основной базе, что позволит диспетчеру оперативно отслеживать процесс доставки. В ходе работы курьера могут появляться новые заказы на текущий день, которые нужно включать в ранее сформированный маршрутный лист, из общего отчета можно отследить ситуацию по загрузке курьеров. Это необходимо как для планирования распределения заказов, так и для расчета зарплаты за отработанный период.

Иногда есть необходимость в программе дополнительно детализировать заказ на доставку до мест (отдельных коробок, пакетов, доставляемых одному получателю), указав характеристики каждого места (габариты, описание и т.д.).

Курьерские компании могут сотрудничать с предприятиями, которым постоянно нужна доставка одной и той же номенклатуры товаров. В данном случае, чтобы не осуществлять забор груза каждый раз со склада отправителя, он принимается курьерской компанией на ответственное хранение. Важно, чтобы в программе была возможность отразить принятие на склад таких товаров, учитывать их фактически доставленное количество, сформировать отчет об их расходе и остатках для заказчика.

Рисунок 3 – Составляющие учета грузов

3. Учет финансов

На данном участке важно автоматизировать:

  • Учет поступлений и расходов денежных средств по кассам и банку.
  • Процесс приема наложенных платежей от получателей заказов и их дальнейшего возврата заказчикам.
  • Схему удержания процента наложенных платежей в рамках расчетно – кассового обслуживания.
  • Схему зачета стоимости услуг доставки в счет собранных наложенных платежей.
  • Расчет стоимости доставки товаров.
  • Учет расходов на обеспечение деятельности компании (закупки товаров и услуг).
  • Выставление актов и счетов на оплату за оказанные услуги постоянным заказчикам.
  • Отражение заработной платы персонала в структуре расходов.
  • Расчет финансового результата за период.
  • Формирование управленческого баланса.

Рисунок 4 – Составляющие учета финансов

Некоторые курьерские компании используют для автоматизации учета конфигурацию «1С:Бухгалтерия предприятия». Однако далеко не все участки учета можно автоматизировать с ее помощью, поэтому компании часто применяют отдельные файлы для учета заказов на доставку, грузов, наложенных платежей, загрузки курьеров и прочее. Это приводит к ошибкам и значительным затратам рабочего времени.

Гораздо удобнее, когда менеджеры оперативно фиксируют данные операции и готовят первичную документацию, бухгалтер регулярно получает выгрузку данных в свою программу, а руководитель в несколько кликов может увидеть такие отчеты, как: состояние денежных средств компании, дебиторской и кредиторской задолженности, расходы и доходы за отчетный период.

Комплексным помощником автоматизации управленческого учета является система Delans:Доставка для курьерских компаний. Она включает все основные участки учета в курьерской компании, начиная от процесса приема и выгрузки заказов, расчета стоимости с помощью тарифного калькулятора, их распределения, составления маршрутов для курьеров, формирования планов доставки, заканчивая ведением учета доходов и расходов, кассы, взаиморасчетов с контрагентами, и получением всей необходимой отчетности.

Рисунок 5 – Организация сквозного учета в программе Delans. Доставка для курьерских компаний

Внедрив данное решение, руководитель сможет наглядно увидеть все рабочие процессы деятельности курьерской компании в любых разрезах.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector