Finkurier.ru

Журнал про Деньги
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет денежных документов 1с бухгалтерия

Как оформить денежные документы в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Данную статью я хочу посвятить разделу 1С 8.3 — «Денежные документы», а именно поступление денежных документов и их выдача.

Что такое денежные документы? Денежные документы – это документы, которые организация уже приобрела, но услуги по ним со стороны поставщика еще не оказаны. Эти документы оплачены и хранятся в кассе предприятия. Учет денежных документов ведется на счете 50.03.

К денежным документам относятся талоны на приобретение ГСМ, почтовые марки, путевки, талоны на питание, авиа- и железнодорожные билеты и так далее.

Поступление денежных документов в 1С 3.0

Чтобы оформить поступление денежных документов, в программе существует документ «Поступление денежных документов».

Создадим и заполним его. Заходим в меню 1С «Банк и касса» и нажимаем на ссылку «Поступление денежных документов». Таким образом, мы перейдем к списку документов поступления. В окне со списком нажимаем кнопку «Создать».

Переходим к заполнению реквизитов документа. Закладка «От кого»:

Счет учета устанавливается по умолчанию автоматически, организацию выбираем из списка справочника «Организации» (если их несколько).

Теперь нужно указать, от кого происходит поступление. Это зависит от вида операции. Если вид операции «Поступление от поставщика», нужно в поле «Контрагент» выбрать поставщика денежных документов. Если вид операции «От подотчетного лица», указываем подотчетное лицо – сотрудника организации. Есть еще вид операции «Прочее». В этом случае в поле «Принято от» нужно выбрать либо физическое лицо из справочника, либо вписать туда поставщика вручную (для печати).

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Счет кредита указываем вручную. Например, 76.09 «Прочие расчеты с дебиторами и кредиторами». Если вид операции «Прочее», нужно еще указать субконто данного счета.

Перейдем на закладку 1С 8.3 «Денежные документы». Здесь с помощью кнопки «Добавить» вводим список денежных документов, которые к нам поступают.

Замечу, что для хранения списка номенклатуры денежных документов в отличие привычного всем справочника «Номенклатура» в программе создан отдельный справочник. Он так и называется: «Номенклатура денежных документов». Нажав кнопку «Добавить», именно в него мы и попадаем. Это следует помнить, так как бывают случаи, когда заносят денежные документы в справочник «Номенклатура», а потом при заполнении документа не могут их найти.

Выбираем денежный документ, указываем количество и стоимость единицы:

Документ заполнен. Проведем его и посмотрим, какие проводки он сформировал. Нажимаем кнопку «Провести».

Если проведение прошло успешно, нажимаем кнопку , чтобы посмотреть проводки, которые сформировала нам программа 1С:

Как видно, проводки сформировались верно — от поставщика (76.09) на счет денежных документов (50.03).

Выдача денежных документов

Заходим в меню 1С «Банк и касса», нажимаем на ссылку «Выдача денежных документов». В форме списка нажимаем кнопку «Создать».

Создание документа «Выдача денежных документов» мало чем отличается от документа поступления. Так же указываем вид операции (здесь по умолчанию стоит «Выдача подотчетному лицу»), организацию и прочие реквизиты:

На закладке «Денежные документы» выбираем нужные позиции номенклатуры.

Проводим документ и смотрим проводки:

На мой взгляд, все верно: Дебет 71.01, кредит 50.03.

Напоследок замечу, что счет 50.03 — единственный счет из группы «Касса», который имеет признак количественного учета. Поэтому в отчетах мы можем видеть остатки и обороты по этому счету в количественно–суммовом выражении.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Учет денежных документов 1с бухгалтерия

В деятельности многих организаций используются денежные документы, но далеко не все учитывают их правильно. Если обратиться к плану счетов, то мы увидим, что существует счет 50.03 «Денежные документы», с помощью которого ведется аналитический учет таких документов по видам и расходов на их приобретение. В статье подробно рассмотрим пример отражения операций с денежными документами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0.

Первым делом, определимся, о каких именно документах идет речь:

• марки почтовые, вексельные
• талоны на топливо
• оплаченные ж/д и авиабилеты
• путевки, приобретенные для работников
• прочие денежные документы с характерными признаками, так как перечень открытый и может быть пополнен тем или иным документом

Необходимо принять во внимание несколько нюансов при работе с такими документами. Самое главное – обеспечить их хранение в кассе организации или в сейфе, а также закрепить в учетной политике организации порядок учета.

При поступлении учет производится по дебету счета 50.03, при выбытии – по кредиту 50.03.

Рассмотрим отражение операций в 1С: Бухгалтерии на примере покупки железнодорожных билетов.

Были куплены ж/д билеты в количестве 2-х штук, цена за единицу – 3000 руб. включая НДС. Оплата за билеты произведена из кассы организации.

Важно: вычет НДС по расходам принимается при условии оформленного счета-фактуры или БСО (ж/д и/или авиабилеты), в котором НДС указан отдельной строкой.

В разделе «Банк и касса» есть подраздел «Денежные документы», который позволяет регистрировать данные этих документов. Учет очень схож с ведением кассовых операций, ведется в количественном и стоимостном выражении.

Оформление поступления денежных документов:

Регистрация поступления денежных документов возможна по видам операций:

• Поступление от поставщика
• Поступление от подотчетного лица
• Прочее поступление

Вводим название документа (ЖД или авиа, идентифицируем маршрут) в справочник и его стоимость:

Проводки: Дт 50.03 Кт 76.05

Далее оформим оплату из кассы за билеты.

Для данной операции используется документ «Выдача наличных», вид операции «Прочий расход».

Проводки: Дт 76.05 Кт 50.01

Выдача оформляется документом «Выдача денежных документов» с видом операций:

• Выдача подотчетному лицу
• Возврат поставщику (с возможностью расчета прибыли/убытка от операции)
• Прочая выдача

При выдаче подотчетному лицу:

Проводки Дт 71.01 Кт 50.03

Возврат билетов (с возможностью расчета прибыли/убытка от операции):

Воспользуемся примером и один билет вернем в РЖД с частичной потерей денег. Для этого используем документ «Выдача денежных документов» с видом операции «Возврат поставщику», на закладке «Кому» выберем контрагента «РЖД» и корсчет учета.

На закладке «Денежные документы» появляется новое поле «Сумма возврата», укажем 2400 руб.

На закладке «Счета доходов и расходов» указываем счета и статью «Прочие внереализационные доходы (расходы)»

Проведем документ и смотрим проводки:

Оформим поступление денежных средств от РЖД за билет: «Поступление наличных» в размере 2400 руб., вид операции «Прочий приход», корсчет учета 76-05.

Проводки Дт 50.01 Кт 76.05

Использовав отчет «Карточка счета» по счету 76-05 с отбором по «РЖД», можно посмотреть обороты.

Специализированный отчет «Движение денежных документов» поможет провести анализ учета документов, его вы найдете в разделе «Денежные документы»

Формируется такой отчет:

Каждый документ учитывается отдельно в кассовой книге на разных листах, проставляется метка «фондовый» (Методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н). Записи о движении следует вносить сразу же после выдачи или получения в журнал регистрации кассовых документов, который организация может разработать самостоятельно. В журнале нужно предусмотреть графы для подписей работников, участвующих в документообороте.

Автор статьи: Оксана Калинина

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Учет денежных документов в «1С:Бухгалтерии 8»

Практически любая компания в своей деятельности сталкивается с денежными документами: оплаченными авиа- и железнодорожными билетами, путевками, талонами на ГСМ. Об особенностях учета денежных документов на примере программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, в том числе для целей НДС, рассказывают эксперты 1С.

Организация учета денежных документов

Денежные документы — это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее — План счетов) денежные документы, находящиеся в кассе организации (оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, талоны по утилизации твердых бытовых отходов (ТБО), почтовые марки и др.) учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в «1С:Бухгалтерии 8» предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)».

Читать еще:  Необходимость денежно кредитной политики

На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник Номенклатура денежных документов). Для каждого денежного документа указывается его вид:

При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.

Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю, необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное — Функциональность). На закладке Банк и касса следует установить флаг Денежные документы (рис. 1).

Рис. 1. Настройка функциональности

После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы Поступление денежных документов и Выдача денежных документов, а также журнал Денежные документы. Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов, который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.

Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:

  • Поступление от поставщика;
  • Поступление от подотчетного лица;
  • Прочее поступление.

Если регистрируется Поступление от поставщика, то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.

При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.

Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.

Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:

  • Выдача подотчетному лицу;
  • Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
  • Прочая выдача.

Учет ГСМ по талонам

К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.

Талоны бывают двух видов:

  • литровые (количественные), в которых указано количество и марка топлива без указания суммы (цена ГСМ зафиксирована на дату оплаты талонов, на талонах она обычно не указывается);
  • суммовые или стоимостные (денежные), в которых указана только сумма, на которую можно заправиться (цена ГСМ определяется на дату заправки, в талонах не указывается ни цена, ни количество, но может быть указана марка топлива).

В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.

ГСМ входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ) и принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, далее — ПБУ 5/01). Согласно Плану счетов для учета ГСМ в программе используется субсчет 10.03 «Топливо».

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:

  • в составе денежных документов на счете 50.03 (как правило, для суммовых талонов, но допустимо и для количественных);
  • на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (как правило, для количественных талонов).

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.

Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.

При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.

Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.

В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:

  • в составе материальных расходов (на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
  • в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.

Пример 1

ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС, применяет ПБУ 18/02) приобретает талоны на бензин в количестве 30 шт.
у организации ООО «Эталон-Карт» на общую сумму 58 500 руб. (цифры в примерах условные). Номинал одного талона — 50 л.
По условиям договора право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортного средства на АЗС. Водители получают бензин по полученным под отчет талонам и составляют авансовый отчет. Документы на выбранное в течение месяца топливо (накладная, счет-фактура) поставщик предоставляет на последнее число каждого месяца. Стоимость израсходованного бензина включается в расходы в конце месяца согласно путевым листам. Талоны на ГСМ учитываются на счете 50.03.

Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами, где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.

В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.05 Кредит 51- на сумму предоплаты (58 500 руб.).

Читать еще:  С аккумулировать денежные средства

Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ­ление от поставщика (рис. 2).

Рис. 2. Поступление денежных документов

В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:

Денежные документы в 1С 8.3

Сдача регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.

Денежные документы характеризуются тем, что фирма их уже приобрела, но услуги по ним еще не получила. Они оплачены, имеют денежную оценку и к ним относят: конверты с марками, почтовые и марки государственной пошлины, талоны на бензин и питание, оплаченные ж/д и авиабилеты, проездные, единые и прочие перевозочные билеты, путевки на лечение и отдых, сертификаты и т.д. Их учет ведут на одноименном счете 50.03 в сумме фактических затрат на их приобретение, а хранят они в кассе предприятия, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется временной интервал.

Согласно инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Минфином 31.10.2000 № 94н (с изменениями и дополнениями от 08.11.2010 г.) аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Для учета их поступления и выбытия в программном продукте автоматизации бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия 8.3 предусмотрен специальный раздел в меню «Банк и касса» — «Денежные документы».

Обратите внимание, что базовая версия программы 1С:Бухгалтерия позволяет вести учет Денежных документов только по одной организации. Если у вас несколько компаний и вы хотите вести по ним учет в одной базе, узнайте стоимость 1С:Бухгалтерия ПРОФ на нашем сайте или обратитесь к нашим специалистам.

Порядок отражения поступления

Документ «Поступление денежных документов» предназначен для принятия к учету. Вводится он в одноименном журнале через нажатие кнопки «Создать».

В документе предусмотрены следующие виды операций-поступлений:

  • От поставщика;
  • От подотчетного лица;
  • Прочее.

Зачастую билеты приобретаются организацией непосредственно у перевозчика или у агентства-посредника, с оформлением оплаты путем перечисления безналичных денежных средств, а не самим работником, из тех денег, что он получил на командировочные в подотчет.

Рассмотрим пример оформления операций с денежными документами – покупка и передача перевозочных билетов работнику, направляемому в командировку.

Для отражения приобретения авиабилетов от ПАО «Авиакомпания «ЮТэйр» заполним необходимую информацию в созданном документе поступления – укажем контрагента, договор, данные о входящем документе и выберем счет расчетов 76.09 – «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (можно использовать счет 60.01 – «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»). Счет учета 50.03 устанавливается автоматически.

На следующей вкладке для заполнения таблицы нажимаем кнопку «Добавить» и вносим в справочник «Номенклатура денежных документов» данные документа (кнопка «Создать»). В нашем примере – авиабилеты Ставрополь-Москва (лайт-эконом) и Москва-Ставрополь (лайт-эконом).

Программой предусмотрена печатная форма документа – кнопка «Приходный ордер».

При сохранении и проведении документ отображается в журнале. В журнале кроме печатной формы можно подготовить и распечатать реестр документов. Нажав кнопку «Показать проводки и другие движения» мы видим отчет о движении документа поступления.

Порядок отражения выдачи

Здесь порядок заполнения аналогичен описанному для предыдущего случая, с той лишь разницей, что мы заходим в раздел «Выдача денежных документов».

Документом предусмотрено несколько видов операций:

  • Возврат денежных документов поставщику;
  • Выдача подотчетному лицу;
  • Прочая выдача оформляется при выбытии рассматриваемых документов из кассы, например, порча, недостача и т.п.

Отразим выдачу наших билетов подотчетнику. Заполняем все реквизиты, на второй закладке указывая наши авиабилеты.

Замечу, что мы приобретали билеты на двух сотрудников. Соответственно, выдача в подотчет авиабилетов оформляется двумя документами – по каждому подотчетному лицу отдельно. После оформления документа на печать можно вывести «Расходный ордер» и нажатием кнопки «Показать проводки и другие движения документа» посмотреть сформированную корреспонденцию счетов.

Обратим внимание, что денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, например, использованный билет, приобретенный сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.03, а сразу включаются в авансовый отчет.

Поступление через подотчетного сотрудника

Рассмотрим и отразим эту операцию на примере приобретения конвертов. Выбираем соответствующий вид операции и заполняем необходимые реквизиты, а на второй вкладке перечисляем их (кнопка «Добавить»).

Выдача маркированных конвертов подотчетнику происходит на основании служебной записки, в которой указывают их количество, а также информацию о задолженности по выданным ранее конвертам.

Выдачу конвертов так же можно провести, как описывалось выше (раздел меню «Банк и касса»). Чтобы было яснее, выдадим их другому подотчетному лицу, которое в дальнейшем должно за них отчитаться.

Учетной политикой устанавливается срок выдачи денежных документов – обычно в пределах месяца.

По его истечении подотчетник заполняет документ «Авансовый отчет» (ф. 0504049), отражающий сведения о количестве и стоимости выданных конвертов, а также факт их расхода. Факт признается после их фактической отправки почтой на основании заполненного реестра, подписанного подотчетником. Зачастую бухгалтера допускают ошибку, сразу списывая все приобретенные документы при их выдаче сотруднику. Но здесь может возникнуть вопрос, как обосновать такое списание, если по факту за месяц было отправлено меньше писем. Поэтому, списание лучше производить на основании документов подтверждающих их расходование – реестра корреспонденции, в случае порчи предоставлять непосредственно испорченные конверты, а при расходовании путевок – их отмеченные корешки. Указанные документы прикладываются к «Авансовому отчету», который составляется в разделе «Банк и касса» — «Авансовый отчет».

Заполняя его, на закладке «Прочее» указываем необходимые данные и счет отнесения затрат.

Аналогично подотчетный сотрудник отчитывается и за другие виды денежных документов.

Отчеты по движению денежных документов

Проанализировать движение можно, сформировав стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» в разделе меню «Отчеты».

Настройки счета 50.03 – «Денежные документы», имеют признак количественного учета, что позволяет увидеть обороты и остатки по данному счету, как в суммовом, так и в количественном выражении в разрезе денежных документов.

Так, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.03, мы видим, что в кассе числятся оставшиеся билеты, которые мы еще не выдали подотчетному лицу и остаток конвертов.

Аналогичную информацию мы можем получить, сформировав отчет «Анализ субконто» и выбрав в качестве субконто – «Денежные документы».

Двойным щелчком мыши на ячейке отчета мы можем получить более детальную информацию о движении, проанализировав отчет «Карточка счета», в которой отражаются все его движения.

То есть, открыв конверты, мы видим операцию по поступлению в кассу и выдачу их подотчетному лицу.

Если у вас остались вопросы по работе с Денежными документами, обратитесь к нашим специалистам за консультацией в рамках обслуживания 1С. Мы с радостью вам поможем!

Учет денежных документов в «1С:Бухгалтерии 8»

Организация учета денежных документов

Денежные документы — это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).

1С:ИТС

Подробнее о бланках строгой отчетности старого и нового образца (с учетом действующей редакции Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) см. в справочнике «Онлайн-кассы» раздела «Юридическая поддержка».

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее — План счетов) денежные документы, находящиеся в кассе организации (оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, талоны по утилизации твердых бытовых отходов (ТБО), почтовые марки и др.) учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в «1С:Бухгалтерии 8» предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)».

На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник Номенклатура денежных документов). Для каждого денежного документа указывается его вид:

При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.

Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю, необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное — Функциональность). На закладке Банк и касса следует установить флаг Денежные документы (рис. 1).

Читать еще:  Перечислите виды денег

Рис. 1. Настройка функциональности

После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы Поступление денежных документов и Выдача денежных документов, а также журнал Денежные документы. Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов, который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.

Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:

  • Поступление от поставщика;
  • Поступление от подотчетного лица;
  • Прочее поступление.

Если регистрируется Поступление от поставщика, то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.

При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.

Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.

Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:

  • Выдача подотчетному лицу;
  • Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
  • Прочая выдача.

Учет ГСМ по талонам

К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

1С:ИТС

Подробнее об учете ГСМ по топливным картам см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».

Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.

Талоны бывают двух видов:

  • литровые (количественные), в которых указано количество и марка топлива без указания суммы (цена ГСМ зафиксирована на дату оплаты талонов, на талонах она обычно не указывается);
  • суммовые или стоимостные (денежные), в которых указана только сумма, на которую можно заправиться (цена ГСМ определяется на дату заправки, в талонах не указывается ни цена, ни количество, но может быть указана марка топлива).

В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.

ГСМ входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ) и принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, далее — ПБУ 5/01). Согласно Плану счетов для учета ГСМ в программе используется субсчет 10.03 «Топливо».

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:

  • в составе денежных документов на счете 50.03 (как правило, для суммовых талонов, но допустимо и для количественных);
  • на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (как правило, для количественных талонов).

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.

Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.

При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.

Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.

В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:

  • в составе материальных расходов (на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
  • в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.

Пример 1

ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС, применяет ПБУ 18/02) приобретает талоны на бензин в количестве 30 шт.
у организации ООО «Эталон-Карт» на общую сумму 58 500 руб. (цифры в примерах условные). Номинал одного талона — 50 л.
По условиям договора право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортного средства на АЗС. Водители получают бензин по полученным под отчет талонам и составляют авансовый отчет. Документы на выбранное в течение месяца топливо (накладная, счет-фактура) поставщик предоставляет на последнее число каждого месяца. Стоимость израсходованного бензина включается в расходы в конце месяца согласно путевым листам. Талоны на ГСМ учитываются на счете 50.03.

Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами, где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.

В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.05 Кредит 51 — на сумму предоплаты (58 500 руб.).

Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ­ление от поставщика (рис. 2).

Рис. 2. Поступление денежных документов

В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector