Работа кассира с денежной наличностью

Кассовые операции: правила

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации — это специализированная система учета деятельности по движению наличных денежных средств в кассе учреждения. Нормативы по ведению дисциплины обязан применять любой экономический субъект, работающий с наличностью. Чиновники систематически обновляют законодательство. Наиболее значимым нововведением последнего времени является введение обязательного использования онлайн-касс.

Важные изменения законодательства

поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Порядок организации и ведения кассовых операций

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.

Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.

Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.

Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.

Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Унифицированные формы для кассовых операций

ВАЖНО! Письмом от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что применять унифицированные формы, связанные с ведением ККМ (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), в соответствии с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин . » (МФ РФ от 30.08.1993 № 104), необязательно!

В том числе правила ведения кассовых операций в 2020 году признают необязательными следующие формы:

журнал кассира-операциониста;
справка-расчет кассира-операциониста;
журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ; акт о проверке наличных денежных средств кассы.

Однако некоторые бланки остались обязательными элементами учета движения наличных. Каждое учреждение обязано формировать обязательные документы при движении наличных денежных средств.

Актуальные бланки и образцы

Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.

Пример заполнения РКО

Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером. Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.

Пример заполнения ПКО

Все расходные и приходные операции регистрируются в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.

Пример заполнения

Использование ККМ в 2020 году

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ; в отдаленных и труднодоступных местах;
в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
аптечные организации в сельской местности;
по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
платных услуг библиотечного дела;
прием наличности за коммунальные услуги;
образовательные услуги населению;
предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
оказание услуг центрами культуры и творчества.

Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54-ФЗ в виде блок-схемы.

На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС.

По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.

После введения онлайн-касс все их владельцы с 19.08.2017 обязаны выполнять через личный кабинет КК-техники следующие действия (пункт 1 главы I приказа ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483@):

отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.

Передаваемые сведения необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме. Информация и документы могут быть переданы и на бумажном носителе в налоговые органы.

Что делать при неисправности ККМ

А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования. В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо (п. 14.5 КоАП РФ):

сформировать по каждой операции коррекционный чек;
в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

Очень важно соблюдать порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки. Только в этом случае штрафные санкции не будут применены. Чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (письмо № ЕД-4-20/24899).

Проверки ФНС

производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Ответственность за нарушения оформления кассовых операций

Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

О порядке работы с денежной наличностью

Работа с денежной наличностью — вопрос серьезный для каждого предприятия. Каким же должен быть порядок ведения кассовых операций? И чем руководствоваться предпринимателю, чтобы не было проблем с законом?

Всем известно, что для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. В соответствии с п. п. 5 — 7 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Письмом Банка России от 04.10.1993 № 18 (далее — Порядок) следует, что предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. И при необходимости лимиты остатков касс могут пересматриваться.

Вся денежная наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе должна быть сдана в банк в сроки, согласованные с обслуживающими банками. И у предприятий нет права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. В том числе и на оплату труда.

Читать еще: Выпуск денег в хозяйственный оборот

Согласно п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47) в кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличности в кассе организация обязана представить в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020.

По тем предприятиям, что не представили расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка считается нулевым, а не сданная денежная наличность — сверхлимитной.

В таком случае любая сумма денежной наличности, не сданная предприятием в учреждения банков, является сверхлимитной. И если этот факт установлен контролирующим органом, то организация будет привлечена к ответственности, предусмотренной ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ведь накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа на юридических лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Из положений п. п. 19, 22, 24 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок) известно, что все поступления и выдача наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. Записи в нее производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

О показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день кассир-операционист ежедневно составляет отчет по форме N КМ-6, который вместе с выручкой сдается по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю предприятия (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132)

Кассир должен составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру при закрытии предприятия или по прибытии инкассатора. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Книгу кассира-операциониста» (согласно п. 6.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104).

Итак, все эти требования к порядку работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций предусматривают ежедневное оприходование в кассу денежных средств.

Но бывают и ситуации, которые могут грозить серьезными проблемами в случае несоблюдения законодательных норм. Например, в случае несвоевременного оприходования денежной наличности в кассу. Под этим следует понимать несоблюдение организацией совокупности действий, совершаемых при ее оформлении. В том числе, отражения всех операций по приходу и расходу в кассовой книге предприятия.

Из ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях следует, что нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании или неполном оприходовании в кассу денежной наличности, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей. И от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей — на юридических лиц.

Контрольный отдел
Управления ФНС России
по Республике Башкортостан
госналогинспектор
Юматов Р. Р.

Порядок работы с денежной наличностью;

Все предприятия должны хранить денежные средства в банке, а для приема, хранения и расходования наличных денег на предприятии имеется касса. Порядок хранения, получения и расходования наличных денег определен Правилами ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденными ЦБ РФ 4 октября 1993 г., а также положением ЦБ РФ от 05. 01. 98. № 14-П «О правилах наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Строгое регулирование правил ведения кассовых операций направлено на обеспечение сохранности денежных средств, предотвращение их необоснованного расходования или избыточного оседания в кассах предприятий, способствует ускорению денежного оборота в народном хозяйстве, сдерживанию инфляции и упорядочению платежей.

Для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств помещение кассы должно быть специально оборудовано. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери кассы во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и в банк несет руководитель предприятия.Учет кассовых операций осуществляет кассир, который под расписку знакомится с правилами ведения кассовых операций. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность ценностей в кассе:

– бланков строгой отчетности, к которым относятся бланки санаторно-курортных путевок, туристические путевки, экскурсионные путевки, квитанции, путевые листы для автотранспорта, трудовые книжки и др.);

– денежных документов, в числе которых оплаченные путевки, авиабилеты, проездные билеты, талоны на бензин, почтовые марки и др.;

На небольших предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ могут выполняться главным бухгалтером или другим работника по письменному распоряжению руководителя при условии заключения с ним соответствующего договора.

В сроки, установленные руководителем (но не реже одного раза в квартал), а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным перечетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения ревизий приказом руководителя назначается постоянная комиссия. По результатам ревизии комиссия составляет акт проверки. Если ревизия выявила в кассе излишки или недостачу денежных средств, то это также заносится в акт. На оборотной стороне акта кассир пишет объяснение, а руководитель – решение по результатам ревизии. Выявленные излишки наличных денег приходуются как доход предприятия. При этом делается следующая поводка:

Д50 – учтена в составе прочих доходов сумма излишков в кассе, выявленных

К 91 в результате ревизии

Недостача сначала списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (А), а затем относится в дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»(А-П)):

Д 94 – отражена недостача наличных денег в кассе

К 50 по результатам ревизии

Д 73-2 – сумма недостачи отнесена на виновное лицо

Впоследствии недостача возмещается полностью или частями:

а) наличными деньгами: Д 50 – оприходованы в кассу наличные деньги от сотрудника

К 73-2 в возмещение материального ущерба

б) удержаниями из заработной платы: Д 70 – удержана из заработной платы работника

К 73-2 сумма материального ущерба

В случае отказа кассира погасить недостачу предприятие вправе оформить исковое заявление в судебные органы.

Порядок ведения кассовых операций предприятием периодически контролируется банком. Им же по согласованию с предприятием устанавливается лимит остатка кассы.

ЛИМИТ ОСТАТКА КАССЫ – это максимальная сумма наличных денег, которая

может находиться в кассе предприятия на конец дня.

Излишки наличных денег (сверх лимита) предприятие в конце дня обязано сдать в банк. Лимит рассчитывается таким образом, чтобы обеспечить нормальную работу предприятия. Лимит устанавливается предприятию на один год. В течение года он может быть пересмотрен; для этого предприятие направляет в банк письмо и прилагает к нему новый расчет на установление лимита. Если предприятие не согласовало с банком сумму лимита, он считается равным нулю.В этом случае предприятие обязано в конце дня сдавать в банк всю денежную наличность.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, стипендий, пенсий – в течение 3-х дней, включая день получения денег в банке. Для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера – не более 5-ти дней.

Центральным Банком РФ рекомендовано предприятиям осуществлять расчеты с юридическими лицами в безналичном порядке. Если же расчеты производятся наличными, то предприятие должно соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке – 100 тыс.руб. (указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У). При расчетах с физическими лицами предельного размера расчетов наличными деньгами не установлено.

Если указанные условия предприятием не выполняются, то это считается нарушением кассовой дисциплины. Предприятие может быть оштрафовано на сумму от 40 до 50 тыс.руб. За это же нарушение на руководителя может быть наложен административный штраф от 4 до 5 тыс.руб.

Читать еще: Прошу выдать денежные средства

4. Учеткассовых операций.

По приходному кассовому ордеру производится прием наличных денег в кассу. По расходному кассовому ордеру деньги выдаются из кассы. Также выплата денег может производиться по расчетно-платежной ведомости, по платежной ведомости, заявлению на выдачу денег и др. документам. При получении наличных денег получатель должен предъявить документ, удостоверяющий личность, или доверенность, оформленную в установленном порядке. Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов.

Организация работы с денежной наличностью

Глава 4 НАЛИЧНО-ДЕНЕЖНЫЕ ОПЕРАЦИИ

• Организация обращения наличных денег • Прогнозирование наличного денежного оборота

Все организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовой формы должны хранить свободные денежные средства в кредитных организациях на соответствующих счетах на договорных условиях.

Наличные денежные средства, поступающие в кассы организаций подлежат сдаче в кредитные организации для последующего зачисления на счета этих организаций.

Денежная наличность сдается организациями непосредственно в кассы кредитных организаций или через объединенные кассы при организациях, а также организациям связи и для перевода на соответствующие счета в кредитные организации. Наличные денежные средства могут сдаваться организациями на договорных условиях через инкассаторские службы кредитных организаций или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок и сроки сдачи наличных денежных средств устанавливаются обслуживающими кредитными организациями каждой организации по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы кредитных организаций.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациям наличных денежных средств:

• для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются кредитные организации или организации связи — ежедневно в день поступления наличных денежных средств в кассы организаций;

• для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы кредитных организаций не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или организаций связи — на следующий день;

• для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или организаций связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии — один раз в несколько дней.

В кассах организаций могут храниться наличные денежные средства в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их кредитными учреждениями по согласованию с руководителями организаций.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе устанавливается кредитными организациями ежегодно всем организациям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денежных средств в кассе организация представляет в кредитную организацию, осуществляющую его расчетно-кассовое обслуживание, расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу. Данный расчет составляется по форме № 0408020 (прил. 5).

Организации обязаны сдавать в кредитные организации все наличные денежные средства сверх установленных лимитов остатка наличных в кассе. Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленных лимитов только для выдачи заработной платы, на выплаты социального характера и стипендии не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — до пяти дней), включая день получения денежных средств в кредитной организации. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денежных средств сдаются в кредитные организации.

Организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные денежные средства для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

Для определения объема, источников поступлений наличных денежных средств в кассы кредитных организаций и направлений их выдач, а также выпуска или изъятия их из обращения в областях, краях, республиках и в целом по Российской Федерации составляется прогноз кассовых оборотов на квартал.

Кредитные организации осуществляют проверки соблюдения организациями порядка ведения кассовых операций и работы с Денежной наличностью, установленного Банком России.

Круг организаций, подлежащих проверке, определяется руководителем кредитной организации в зависимости от объема налично-денежного оборота и имеющейся информации о соблюдении организациями установленного порядка работы с денежной наличностью. При этом учитывается также информация других контролирующих органов.

Для осуществления проверки:

• выбираются сведения о произведенных в течение проверяемого периода операциях по поступлениям (зачислению) на счета организации в кредитной организации наличных денежных средств и их выдачам (списанию) из кассы кредитной организации;

• уточняется сумма установленного лимита остатка денежных средств в кассе;

• наличие разрешения на расходование денежной выручки из кассы организации и его условия;

• согласованный порядок и сроки сдачи выручки в кредитную; организацию.

Полученные результаты оформляются справкой об итогах проверки соблюдения организацией порядка работы с денежной наличностью.

В ходе проверки организации рассматривается:

• полнота оприходования денежной наличности, полученной вкредитной организации;

• полнота сдачи денежных средств в кассу;

• сверяются суммы и даты сдачи наличных денежных средств вбанк с записями в кассовой книге, при наличии расхождений между данными и записями в кассовой книге выясняются причины такого расхождения;

• соблюдение согласованных с кредитной организацией условий расходования поступающих в кассу организации наличных денежных средств;

• соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами;

• соблюдение установленного кредитной организацией лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации;

• ведение кассовой книги и других кассовых документов.

По результатам проверки проверяющим делаются выводы и вносятся необходимые рекомендации руководству организации по 1 устранению имеющихся недостатков по оформлению кассовых операций и работе с денежной наличностью.

Справка по результатам проверки составляется в трех экземплярах и подписывается руководителем, главным бухгалтером организации и представителем кредитной организации (проверяющим).

Результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются руководителем кредитной организации или его заместителем. После этого третий экземпляр справки передается организации, второй — остается в банке. При установлении фактов нарушений порядка работы с денежной наличностью первый экземпляр справки направляется налоговому органу по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности, предусмотренных законодательными и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Ответственность кассира за нарушение порядка работы с денежными средствами

«Финансовая газета. Региональный выпуск», 2010, N 49

Должностные обязанности кассира организации регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Административная ответственность

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа.

Под нарушением порядка понимается:

осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов.

Учитывая, что предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, в том числе индивидуальными предпринимателями, по одной сделке в соответствии с Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У составляет 100 000 руб., ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц от 40 000 до 50 000 руб.;

неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств.

Квалифицируется как нарушение Порядка ведения кассовых операций и влечет применение мер административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в виде наложения штрафа на должностных лиц от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.;

накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Влечет применение мер административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в виде наложения штрафа на должностных лиц от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.;

необеспечение сохранности контрольных лент (Z-отчеты), книги кассира-операциониста и другие документы по применению контрольно-кассовой техники (далее — ККТ) не менее 5 лет.

За нарушение сроков и порядка хранения указанных документов руководитель привлекается к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ в виде штрафа от 2000 до 3000 руб.

Обстоятельства, позволяющие смягчить административную ответственность, перечислены в ст. 4.2 КоАП РФ:

раскаяние лица, совершившего административное правонарушение;
предотвращение лицом, совершившим административное правонарушение, вредных последствий административного правонарушения, добровольное возмещение причиненного ущерба или устранение причиненного вреда;
совершение административного правонарушения в состоянии сильного душевного волнения (аффекта) либо при стечении тяжелых личных или семейных обстоятельств;
совершение административного правонарушения несовершеннолетним;
совершение административного правонарушения беременной женщиной или женщиной, имеющей малолетнего ребенка.

Читать еще: Письмо на взаимозачет денежных средств

В соответствии со ст. 23.5 КоАП РФ налоговые органы рассматривают дела об административных правонарушениях, предусмотренных в том числе ст. 15.1 КоАП РФ. Нарушения порядка ведения кассовых операций считаются разовыми, и за каждое из них предусмотрен отдельный штраф, который может быть наложен в течение двух месяцев со дня совершения нарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

Налоговая ответственность

Кассовые операции организации оформляются с использованием первичных документов, которые утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, от 25.12.1998 N 132 и от 01.08.2001 N 55:

приходный кассовый ордер по форме N КО-1;

расходный кассовый ордер по форме N КО-2;

кассовая книга по форме N КО-4;

журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме N КО-3;

авансовый отчет по форме N АО-1;

справка-отчет кассира-операциониста по форме N КМ-6;

сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации по форме N КМ-7;

Z-отчеты (контрольные ленты ККТ), кассовый чек.

Отсутствие указанных первичных документов предусматривает взыскание штрафа за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимаются как отсутствие первичных кассовых документов, так и несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, имущества организации, доходов, расходов и объектов налогообложения налогоплательщика.

В соответствии со ст. 120 НК РФ грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. Если те же нарушения совершены в течение более одного налогового периода, налагается штраф в размере 15 000 руб.

При обнаружении нарушения налоговая инспекция выносит решение о привлечении налогоплательщика к ответственности.

Налогоплательщик вправе обжаловать решения налоговых органов о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения (ст. 101.2 и п. 1 ст. 138 НК РФ).

Уголовная ответственность

В случае совершения кассиром умышленных действий в нарушение норм и правил при работе с денежной наличностью предусмотрена уголовная ответственность, например:

за хищение (кражу).

Согласно ст. 158 УК РФ кража наказывается штрафом в размере до 80 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до 180 ч, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо ограничением свободы на срок до двух лет, либо арестом на срок от двух до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет;

за мошенничество путем подделки подписей.

Под мошенничеством понимается хищение чужого имущества или приобретение права на чужое имущество путем обмана или злоупотребления доверием. На основании п. 1 ст. 159 УК РФ наказывается штрафом в размере до 120 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо обязательными работами на срок до 180 ч, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо ограничением свободы на срок до двух лет, либо арестом на срок от двух до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет;

за присвоение и растрату.

Ответственность за присвоение и растрату предусмотрена ст. 160 УК РФ в виде штрафа в размере до 120 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо обязательных работ на срок до 120 ч, либо исправительных работ на срок до шести месяцев, либо ограничения свободы на срок до двух лет, либо лишения свободы на срок до двух лет.

Материальная ответственность

После издания приказа о назначении кассира (кассира-операциониста) на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Также согласно Типовым правилам эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным Минфином России от 30.08.1993 N 104, к работе на контрольно-кассовой машине допускаются лица (кассиры), освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие эти Типовые правила. С кассиром-операционистом, допущенным к работе на контрольно-кассовой машине, заключается также договор о материальной ответственности. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях (ст. 243 ТК РФ):

когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
умышленного причинения ущерба;
причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

При допущении нанесения ущерба кассир должен будет представить письменное объяснение по факту причинения ущерба (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Размер ущерба, причиненного кассиром при утрате денежных средств или иного имущества, определяется по фактическим потерям, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета, а по результатам проверки определяется точный размер ущерба (ст. 246 ТК РФ).

Кассир имеет право ознакомиться с материалами проверки и при необходимости обжаловать их (ч. 3 ст. 247 ТК РФ).

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ч. 6 ст. 248 ТК РФ).

Суммы причиненного ущерба, не превышающие среднего заработка, взыскиваются по распоряжению работодателя. Согласно ст. 248 ТК РФ оно может быть вынесено не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба. Если срок пропущен и (или) работник не согласен возмещать ущерб в добровольном порядке, придется обращаться в суд.

При возмещении ущерба общий размер удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Если работодатель считает, что материальный ущерб причинен ему в результате административного проступка или преступления, то для привлечения сотрудника к ответственности он должен передать все необходимые материалы соответствующим органам.

Налоговый и бухгалтерский учет ущерба

Расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного виновным лицом в результате недостач или хищений денежных средств и иных ценностей, учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции с кредитом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При удержании суммы ущерба из заработной платы виновного лица производятся записи по кредиту счета субсчета 73-2 в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Внесение в кассу денежных средств по возмещению материального ущерба отражается по кредиту субсчета 73-2 в корреспонденции со счетом 50 «Касса» на сумму внесенных платежей.

Также по дебету счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», учитываются расчеты по возмещению материального ущерба в корреспонденции с кредитом счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

По мере погашения виновным лицом задолженности, принятой на учет по счету 73-2, соответствующие суммы разницы списываются со счета 98-4 в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы».

Доходы в виде признанных или подлежащих уплате виновным лицом на основании решения работодателя или суда, вступившего в законную силу, сумм возмещения убытков или материального ущерба признаются внереализационными доходами (п. 3 ст. 250 НК РФ). По доходам в виде сумм возмещения убытков датой получения дохода признается дата вступления в законную силу приказа руководителя или решения суда (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).