Правила обеспечения сохранности денежных средств
Обеспечение сохранности денежных средств в кассе.
Инвентаризация кассы
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка.
Проведение инвентаризации кассы направлено на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в ней. При этом, может обнаружиться расхождение фактического наличия денежных средств и их учетными данными. Одной из мер, позволяющих обеспечить контроль над сохранностью денежных средств является проведение инвентаризации. Она может быть проведена в соответствии с установленным в организации графиком (плановая) и может быть внеплановой.
Порядок проведения инвентаризации кассы и оформление ее результатов регламентируется Приказом Минфина России №49. Методические указания связывают обязательное проведение инвентаризации с возникновением следующих случаев:
1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях предусмотренных законодательством;
2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
3) при смене материально-ответственных лиц;
4) в случае стихийных бедствий, чрезвычайных случаях;
5) при установлении фактов хищений, злоупотреблении, порчи ценностей;
6) при ликвидации (реорганизации);
В отношении инвентаризации кассы определено, что она должна проводиться в соответствии с порядком ведения кассовых операций, которым определено, что кроме ежегодной инвентаризации необходимо проводить регулярные внезапные проверки с полным пересчётом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Это необходимо отразить в учетной политике организации. График проверок кассовой наличности утверждается руководителем организации. Перед проведением ревизии руководителем должен быть издан приказ. В нем указываются: состав комиссии и сроки проведения. Согласно методическим указаниям комиссии следует соблюсти организационные моменты:
1) необходимо перед началом проверки получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств;
2) председателю комиссию необходимо завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам с указанием «До инвентаризации (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации;
3) получить расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в комиссию. Удостовериться, что с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности.
После этого приступает к непосредственной проверке фактического наличия имущества путем обязательного подсчета. Проверка производится при обязательном участии материально-ответственного лица.
При инвентаризации кассы проверке подвергаются: кассовая книга, отчеты кассира, ПКО, РКО, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал регистрации доверенностей, журнал регистрации депонированных сумм, журнал регистрации платежных ведомостей и другие оправдательные документы.
Особое внимание обращается на оформление кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана, а также подсчет итогов и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую. В ходе инвентаризации кассы комиссия производит сверку сумм оприходованных в кассу наличных денежных средств с суммами списанными с расчетного счета.
Выдачу наличных денежных средств проверяют по документам приложенным к кассовым отчетам. В них должны присутствовать росписи получателей и должен стоять оттиск штампа «Оплачено» с указанием даты. Подчисток, исправлений в кассовых документах не должно быть. Комиссия также проверяет соблюдение кассиром лимита остатка наличных денежных средств, своевременность депонирования невыплаченных сумм заработных плат, соответствие корреспонденции счетов по проведенной операции.
При подсчете фактического наличия пересчитывают как наличные деньги, денежные документы (почтовые марки. Марки гос. пошлины, путевки в санатории, дома отдыха, авиабилеты и т.д.), так и бланки строгой отчетности с учетом начальных и конечных номеров. Результаты ревизии оформляются актом, который составляется не менее чем в двух экземплярах, подписывается комиссией и материально-ответственным лицом. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально-ответственного лица.
До начала ревизии у каждого материально-ответственного лица берется расписка. При смене материально-ответственного лица акт составляется в трех экземплярах. Поскольку на кассира возложена полная материальная ответственность за сохранность вверенных ему ценностей, возместить ущерб в полном размере он должен с наступлением следующих случаев:
1) недостача ценностей вверенных ему на основании договора;
2) умышленного причинения ущерба;
3) причинение ущерба в результате административного правонарушения;
4) причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического опьянения;
5) причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
6)разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственная, служебная, коммерческая тайна);
7)причинение ущерба при неисполнении работником трудовых обязательств.
Выдача денег из кассы не подтверждается распиской получателя в РКО а оправдании остатка наличных денег в кассе не принимается, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Выявленная в ходе инвентаризация отражается: Д94 К50.
В соответствии с ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, когда на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере ущерба. Сумма недостач денежных средств взыскивается в виновного работника: Д73/2 К94.
Д70 К73/2-удержано из заработной платы.
Д50 К73/2-недостача внесена в кассу.
Эксперты рекомендуют проводить инвентаризацию кассы ежемесячно. Сроки необходимо закрепить в приказе об учетной политике организации. Руководитель издает отдельный приказ, в котором утверждается состав комиссии. Если о организации имеется контрольно-кассовая техника, с нее снимаются показания, затем их сверяют с суммой выручки, с данными кассовой ленты и денежными счетчиками.
Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках контрольно-кассовой техники должны быть равны сумме денег, находящихся в кассе. Если комиссией были обнаружены недостачи или излишки, их необходимо занести в графы книги. По итогам проверки выясняются причины и составляется акт. Выявлен излишек в кассе: Д50 К91/1.
Проверка учета кассовых операций-обязательный компонент программ инвентаризации. Ее цель-выявить нарушение и злоупотребления в учете наличных денежных средств, не допустить ошибок и недостоверной информации. Контроль кассовых операций-проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдение законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета.
Основными документами, используемыми комиссией в ходу проверки кассовых операций являются:
2)кассовая книга, отчеты кассира;
3)журналы регистрации ПКО и РКО, выданных доверенностей, депонированных сумм;
4) платежные ведомости и т.д.
Инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе производится комиссией при обязательном участии главного бухгалтера и кассира.
Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств.
Обеспечение сохранности денежных средств в кассе.
Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе несет кассир. Оформление его на работу производится после издания приказа руководителя, затем с ним заключается договор о полной материальной ответственности. В соответствии с сем кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Договор о материальной ответственности составляется в двух экземплярах, один остается у кассира, второй передают в кадровую службу или в бухгалтерию.
В целях сохранности денежных средств все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Запрещается оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителя. При инвентаризации проводится их проверка.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации запрещается. Во время проверки проверяется лимит остатка наличных денег в кассе, превышение которого является грубейшим нарушением кассовой дисциплины и классифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа:
1) на должностных лиц- от 4000 до 5000 руб.
2) на юр. лиц-от 40000 до 50000 руб.
При осуществлении расчетов наличными денежными средствами важным моментом является соблюдение их предельного размера. В настоящее время, он составляет 100000 рублей. За превышение указанного размера расчетов предусмотрена административная ответственность.
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с:
-Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины»)
-Порядком ведения кассовых операций, утвержденным ЦБ РФ положением от 12.10.2011 г. №373-П.
Правила обеспечения сохранности денежных средств
Предприятие создает необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банков или при внесении на текущие счета
Кассой называется специально оборудованное и и30льоване помещение, предназначенное для приема, выдачи и хранения наличных средств, других ценностей и кассовых документов где, как правило, ведется кассовая книга. Руководители предприятий несут персональную ответственность в тех случаях, когда за их виной не были созданы необходимые условия, которые бы обеспечили сохранность наличных в кассе или при транспортиров ни. Двери в кассу во время проведения денежных операций должны быть закрыты с внутренней стороны. Доступ в кассу лицам, которые не имеют отношения к ее работе, запрещаетсяься.
Вся наличность и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы закрывают ключом и опечатывают сургучной печатью кассира. Ключи от целей талевых шкафов и печати хранятся у кассира, а дубликаты — в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, которые не принадлежат этому предприни. ЛИЦА, запрещенныхно.
Перед открытием кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть их, убедиться в исправности сигнализации и если замечено любые повреждения, обязан сообщить об этом руководителю предприятия, а те, в свою очередь, — в органы внутренних дел и обеспечить охрану кассы до появления работников милиции.
Руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств из учреждений банков или сдаче в них и в случае необходимости транспортное средство
При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
— разглашать маршрут движения и размер суммы денежных средств, грузов;
— допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем для доставки денег;
— ехать попутным или общественным транспортом;
— посещать магазины, рынки и другие такие места;
— выполнять какие-то поручения, не связанные с транспортировкой средств, и любым другим способом отвлекаться от доставки денег по назначению
Каким документом оформляется поступление и выдача наличных?
Кассовые операции оформляются кассовыми ордерами, сведениями на выплату денег, расчетными документами, документами по операциям с применением платежных карточек и т.п., согласно законодательство ом Украины подтверждали бы факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) наличных средств.
Прием наличности в кассы проводится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия
О приеме предприятиями наличности в кассу по приходным кассовым ордерам выдается заверенная оттиском печати данного предприятия квитанция (являющаяся отрывной частью приходного кассового ордера)) за подписями главного бухгалтера или работника предприятия, который на это руководителем.
При работе с наличными кассиры (лица, выполняющие их функции) руководствуются правилами определения платежности банкнот и монет. Национального банка Украины
Выдача наличности из кассы производится по расходным кассовым ордерам или ведомостям на выплату денег. Документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предпри тва, уполномоченный на это руководителем. К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выданную наличности, расчеты тощщо.
Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и ??т.п. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных кассовых ордерах необязательный
В случае выдачи отдельным физическим лицам наличных (в том числе работникам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости кассир требует предъявить паспорт или документ, его замен ет, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости о получении наличности с указанием полученной суммы (гр. Ивен — прописью, копеек — цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета. Если расходная ведомость составлена ??на выдачу наличности нескольким лицам, то получатели также пред»представляют паспорта или документы, их заменяющие, и расписываются в соответствующей графе документта.
Оплата труда, выплата пособия по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий производится кассиром по ведомости на выплату денег и составлением расходных кассовых ордеров после зак окончание выдачи.
На титульном листе платежной (расчетно-платежной») сведения ставится подпись руководителя и главного бухгалтера, позволяет выдачу наличных, и сроки выдачи на общую сумму наличности. По оконча. УНИ выдачи наличных в сроки, оговоренные. Положением о ведении кассовых операций, кассир обязан в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не выплачена зарплата, помощь, стипендии, пенс ию или премию, поставить штамп или сделать отметку от руки»Депонировано»и составить реестр депонированных сумм. В конце ведомости делается отметка о фактически выплаченную сумму наличных и сумму, которую необходимо д епонуваты, сверить все суммы общим итогом по платежной ведомости и скрепить эту сумму своей подписью. Депонированные суммы предстоит сдать в учреждение банка и на сданные средства составляется один общий вид атковий кассовый ордеовий касовий ордер.
Предприятия, занимающиеся закупкой сельхозпродукции и заготовкой вторсырья, могут производить выдачу наличных сдатчикам сельхозпродукции и вторсырья по сведениям, в которых указываются я их фамилии, адреса, объемы сданной продукции и сумма выплаченной наличности, заверяются подписью сдатчик.
Если закупка сельхозпродукции и заготовка вторсырья осуществляются во время командировки, то сведения об этом подаются одновременно с авансовым отчетом об использовании средств, выданных на командировку или под уво.
Выдача наличности из кассы предприятия для сдачи ее в учреждение банка оформляется расходным кассовым ордером с отражением этой операции в кассовой книге. Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в учреждение банка, является квитанция к заявлению на перевод наличности за подписями бухгалтера и кассира учреждения банка, заверенная печатью (штампом) учреждения банка. Документом, свидетельствующим о сдаче выручки и нкасаторам банка, является копия сопроводительной ведомости за подписью инкассатора, заверенная печатью (штампом) учреждения банкку.
Все приходные и расходные ордера и документы, заменяющие их выписывают в бухгалтерии четко и ясно чернилами или пастой шариковых ручек. Никаких исправлений, даже оговоренных, в этих документах делать ты не разрешается, запрещается также выдавать приходные и расходные документы лицам, вносящим или получающим деньгиі.
Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, которые их заменяют, к передаче в кассу регистрируют в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (тип ф №. КО-3). Фор. РМИ приходного и расходного кассовых ордеров следующихжче.
Кассовые документы после составления кассиром отчета и его обработки в бухгалтерии комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются в отдельные папки и хранятся в течение 36 месяцев после окончания календарного года материально ответственным лицом, на которое возложена обовья30к хранения документов, в отдельном сейфе или специальном помещении, передаваемое в охран.
Вынос из охраняемого помещения, кассовых документов разрешается лишь в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы обов ‘. Обязательно повертають.
Справки по кассовым документам (подписанные руководителем и главным бухгалтером) выдаются соответствующим органам по их требованию в случаях, предусмотренных действующим законодательством Украины
Кассовые документы могут изыматься в случаях, предусмотренных действующим законодательством Украины
Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая
