Поступление денежных документов от подотчетного лица

Как вести учет денежных документов

Денежные документы – особый вид материальных ценностей организации, учитываемый на активном счете 50.3. Бланки, на которых печатаются денежные документы, учитываются на забалансовом счете 006. Аналитический учет организуется по видам денежных документов. Денежные документы приобретаются за безналичный и наличный расчеты. Наличное приобретение можно осуществлять через подотчетных лиц. Отражение таких операций в документообороте организации на практике имеет ряд существенных нюансов, которые следует учитывать.

Какие документы относят к денежным

Денежные документы в организации относят к ТМЦ, поскольку они имеют стоимостной эквивалент и одновременно сопровождают движение денежных средств. Состав денежных документов законодательно определен Инструкцией по применению плана счетов №157-н от 01-12-10, п. 169. К ним относят:

• марки;
• санаторные путевки, туристические путевки оплаченные;
• оплаченные талоны на ГСМ;
• полученные извещения почты и др.

Кстати говоря! Пластиковые банковские карты не являются денежными документами организации. Выпущенная банком карта – его собственность. Учет корпоративных банковских карт ведется на забалансовом счете 002 (Методические указания Минфина №119-н от 28-12-01 п. 18).

Следует различать денежные документы и бланки строгой отчетности (БСО). В первом случае речь идет об уже осуществленных расчетах, подтверждением которых может стать бланк строгой отчетности, а во втором – о документах, которые имеют уникальные характеристики и могут в будущем подтверждать хозяйственные операции, расчеты. В то же время бланки строгой отчетности могут служить и другим целям.

Пример: оплаченные талоны на бензин – денежный документ. Бланки талонов на приобретение бензина – БСО. Бланк трудовой книжки (БСО) одновременно не является денежным документом.

Кроме того, к денежным документам организации не относят:

• акции, выкупленные у акционеров (счет 81);
• НМА (счет 04);
• ценные бумаги (счет 58).

Денежные документы хранятся в кассе. К ним применяются те же правила, что и установлены для хранения наличности.

Учет денежных документов

Инструкция по применению плана счетов 157-н (п. 170) предусматривает оформление приходных и расходных операций с кассовыми документами с помощью кассовых ордеров, приходных и расходных. При этом на кассовых ордерах обязательна надпись «фондовый». Ордера по движению денежных документов регистрируются в журнале регистрации РКО и ПКО обособленно от аналогичных по движению наличности.

В кассовой книге для денежных документов также заполняются отдельные листы с пометкой «фондовый». Поступление денежных документов имеет место в случае поступления от контрагента или выявленного при инвентаризации излишка. Выбытие характеризуется расходными операциями через подотчетных лиц, списанием выявленных недостач и возвратом поставщику, если такое условие закреплено в договоре с ним, и др.

В журнале операций по прочим операциям (с использованием ф. 0504071 ) отражают на основании отчета кассира и первичной документации к нему все операции по движению денежных документов. Законом не запрещено и создание собственных журналов учета денежных документов с соблюдением в их форме всех необходимых реквизитов.

Типовые проводки по учету денежных документов могут быть такими:

• Дт 50.3 Кт 60, 76 – получены денежные документы от поставщика, прочих контрагентов;
• Дт 60, 76 Кт 51 – оплата денежных документов;
• Дт 76 Кт 50.3 – продан денежный документ сотрудникам фирмы (путевка);
• Дт 50.1 Кт 76 – работник оплатил путевку через кассу или Дт 91.2 Кт 50.3 – списаны денежные документы на расходы.

Проводки по учету денежных документов с участием подотчетных лиц рассмотрены подробно ниже.

НДС по приобретенным денежным документам следует учитывать на счете 19 только в случае, если сумма выделена в самом документе или в поступившем с ним счете-фактуре. В ином случае выделять НДС запрещено (письмо №03-07-11/01 Минфина от 10-01-13). Денежный документ приходуется на счет 50.3 по фактической стоимости его приобретения.

Денежные документы и подотчетные суммы

Приобретение денежных документов по безналичному расчету, как правило, не вызывает сложностей и вопросов у бухгалтера, в то время как операции подотчетных лиц с денежными документами имеют особенности, о которых важно помнить.

Рассмотрим пример. Пусть менеджер Сидоров А.А. получил распоряжение руководства о приобретении авиабилетов. Для этой цели под отчет ему выдано 27 тыс. руб. Билеты предназначены для работника Иванова И.И., которого фирма направила в командировку. Сидоров приобрел 2 билета: туда и обратно по цене, соответственно, 10 и 12 тыс. руб., включая НДС. Ставка НДС на авиабилеты — 10%. НДС выделен в билете.

Будут сделаны следующие проводки:

• Дт 71 Кт 50.1 — 27000,00 руб. — выдано Сидорову А.А. в подотчет на приобретение билетов для Иванова И.И.
• Дт 50.1 Кт 71 — 5000,00 руб. — Сидоров А.А. вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы.
• Дт 50-3 Кт 71 — 10000,00 руб.
• Дт 50-3 Кт 71 — 12000,00 руб. — оприходованы приобретенные Сидоровым А.А. билеты.
• Дт 71 Кт 50-3 — 22000, 00 — выданы билеты на поездку Иванову. И.И.

Сумма НДС по 1-му билету — 909,09 руб.
Сумма НДС по 2-му билету — 1090,91 руб.

• Дт 19 Кт 71 — 2000, 00 (909,09+1090,91) руб. — НДС к вычету по приобретенным билетам
• Дт 44 Кт 71 — 20000,00 (9090,91+10909,09) руб. — на основании ав. отчета Иванова И.И. стоимость билетов отнесена на затраты, без НДС.

Кстати говоря! Денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, не отражаются на счете 50.3, а сразу включаются в оправдательные по авансовому отчету. Например, использованный билет, приобретенный командированным сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.3.

Обратите внимание, что в отношении талонов на ГСМ определение «денежные документы» применимо не всегда. Полученные от поставщика после предоплаты талоны должны иметь стоимостные показатели, а не натуральные, литровые. Лишь в этом случае они признаются денежными документами. Топливные карты, как еще один из вариантов приобретения топлива, денежными документами также признать проблематично, поскольку в них отсутствует стоимостной показатель.

Проводки для «денежных» талонов на ГСМ можно сделать такие:

• Дт 60 Кт 51 — поставщику перечислен аванс.
• Дт 50.3 Кт 60 — получены талоны.
• Дт 71 Кт 50.3 — талоны выданы диспетчеру под отчет.
• Дт 20 Кт 71 — диспетчер отчитался об использовании талонов. Автомобили работали в основном производстве.

Главное

Денежные документы – вид материальных ценностей, сопровождающий движение денежных средств. Учитываются на счете 50.3 по стоимости приобретения, хранятся в кассе, по правилам хранения наличных денежных средств. Движение денежных документов оформляется типовыми кассовыми документами, с пометкой на них «фондовый».
Понятия «денежные документы» и «бланки строгой отчетности» в широком смысле различны. Бланки строгой отчетности могут служить подтверждением уже оплаченных денежных документов, однако не все БСО могут являться денежными документами.

Учет денежных документов в «1С:Бухгалтерии 8»

Организация учета денежных документов

Денежные документы — это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).

1С:ИТС

Подробнее о бланках строгой отчетности старого и нового образца (с учетом действующей редакции Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) см. в справочнике «Онлайн-кассы» раздела «Юридическая поддержка».

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее — План счетов) денежные документы, находящиеся в кассе организации (оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, талоны по утилизации твердых бытовых отходов (ТБО), почтовые марки и др.) учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в «1С:Бухгалтерии 8» предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)».

На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник Номенклатура денежных документов). Для каждого денежного документа указывается его вид:

При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.

Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю, необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное — Функциональность). На закладке Банк и касса следует установить флаг Денежные документы (рис. 1).

Рис. 1. Настройка функциональности

После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы Поступление денежных документов и Выдача денежных документов, а также журнал Денежные документы. Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов, который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.

Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:

• Поступление от поставщика;
• Поступление от подотчетного лица;
• Прочее поступление.

Если регистрируется Поступление от поставщика, то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.

При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.

Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.

Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:

• Выдача подотчетному лицу;
• Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
• Прочая выдача.

Учет ГСМ по талонам

К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

1С:ИТС

Подробнее об учете ГСМ по топливным картам см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».

Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.

Талоны бывают двух видов:

• литровые (количественные), в которых указано количество и марка топлива без указания суммы (цена ГСМ зафиксирована на дату оплаты талонов, на талонах она обычно не указывается);
• суммовые или стоимостные (денежные), в которых указана только сумма, на которую можно заправиться (цена ГСМ определяется на дату заправки, в талонах не указывается ни цена, ни количество, но может быть указана марка топлива).

В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.

ГСМ входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ) и принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, далее — ПБУ 5/01). Согласно Плану счетов для учета ГСМ в программе используется субсчет 10.03 «Топливо».

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:

• в составе денежных документов на счете 50.03 (как правило, для суммовых талонов, но допустимо и для количественных);
• на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (как правило, для количественных талонов).

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.

Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.

При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.

Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.

В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:

• в составе материальных расходов (на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
• в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.

Пример 1

ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС, применяет ПБУ 18/02) приобретает талоны на бензин в количестве 30 шт.
у организации ООО «Эталон-Карт» на общую сумму 58 500 руб. (цифры в примерах условные). Номинал одного талона — 50 л.
По условиям договора право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортного средства на АЗС. Водители получают бензин по полученным под отчет талонам и составляют авансовый отчет. Документы на выбранное в течение месяца топливо (накладная, счет-фактура) поставщик предоставляет на последнее число каждого месяца. Стоимость израсходованного бензина включается в расходы в конце месяца согласно путевым листам. Талоны на ГСМ учитываются на счете 50.03.

Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами, где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.

В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.05 Кредит 51 — на сумму предоплаты (58 500 руб.).

Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ­ление от поставщика (рис. 2).

Рис. 2. Поступление денежных документов

В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:

Порядок отражения в учете денежных документов

Особенности ведения фондовой кассовой книги

У бухгалтеров часто возникают вопросы о порядке ведения Кассовой книги (ф. 0504514) в части отражения в ней операций с денежными документами.

С одной стороны, согласно требованиям приказа Минфина России от 01.12.2010г. № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению» (далее – Инструкция № 157н), приказа Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» листы кассовой книги с отметкой «Фондовый» должны идти вместе с листами, отражающими движение наличных денежных средств, со сквозной нумерацией.

С другой стороны, это не слишком удобно: если за один день есть операции и с наличными деньгами, и с денежными документами, то может не быть переходящего остатка с листа на лист. Также не будет соответствия номеров ордеров с листа на лист. Поэтому нередко бухгалтеры ведут две различные кассовые книги – наличную и фондовую.

В 2009 г. в приказе Минфина России от 30.12.2008 № 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» было требование об отражении операций с денежными документами в кассовой книге. На основании этого, а также, ссылаясь на п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22.09.1993 № 40 («каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу») контролирующие органы утверждали, что по фондовой кассе нельзя вести отдельную книгу. В настоящее время Порядок № 40 утратил силу, с 01.01.2012 вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 № 373-П.

Положение № 373-П отменило норму о единой кассовой книге. Это значит, что теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе (данное правило утверждается в учетной политике учреждения).

Особенности расчетов с подотчетными лицами с применением денежных документов

Основным направлением расходования денежных документов является их выдача в подотчет. Требования к расчетам с подотчетными лицами, установленные пп. 213, 214, 216 Инструкции № 157н, несколько отличаются в зависимости от того, осуществляются расчеты наличными денежными средствами или с применением денежных документов. Сравнительный анализ требований представлен в следующей таблице:

Действующая Инструкция № 157н и инструкции по применению планов счетов не содержат соответствующих учетных механизмов разделения счета 208 00 на расчеты за счет денежных средств и за счет денежных документов. Такое разделение можно предусмотреть в рамках учетной политики, например, с помощью добавления к счету 208 00 дополнительных аналитических кодов.

Корреспонденция счетов для отражения операций с денежными документами

Для денежных документов в соответствии с их спецификой предусмотрен менее широкий набор возможных хозяйственных операций, чем для наличных денег (бухгалтерские записи не отличаются для казенных и бюджетных учреждений и не зависят от источника финансового обеспечения):

* Здесь и далее вместо 0 следует указать соответствующий код вида финансового обеспечения (деятельности).

Типичной ошибкой в учете денежных документов является одномоментное списание всех приобретенных денежных документов при их выдаче ответственному сотруднику (по аналогии со списанием материальных запасов при выдаче в эксплуатацию, что допускается Инструкцией № 157н). В этом случае возникает вопрос о том, как обосновать такое списание. Например, каким образом бухгалтер сможет оправдать разовое списание 1000 конвертов, когда согласно журналу исходящей корреспонденции за месяц отправлено только 100 писем.

К авансовому отчету о расходовании денежных документов необходимо приложить соответствующие подтверждающие документы, например:

• при расходовании марок и конвертов – реестр корреспонденции, а в случае порчи – непосредственно испорченные конверты;
• при расходовании путевок в санатории (дома отдыха) – отмеченные корешки путевок;
• при пополнении счета сотовой связи (доступа к Интернету) с помощью карт оплаты – расшифровку операций по счету, подтвержденную поставщиком услуг.

Карты оплаты, например, за сотовую связь, нередко продаются дороже номинала, т. е. за карту номиналом 150 руб. приходится платить 160 руб. В этом случае следует правильно отразить операцию по статьям КОСГУ, ведь на самом деле услуги связи приобретаются только на сумму 150 руб., а 10 руб. – это прочие услуги. В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

• в части номинала карты оплаты услуг сотовой связи

Дебет 0 201 35 510

Кредит 0 208 21 660

• в части наценки к номиналу

Дебет 0 401 20 226

Кредит 0 208 26 660

Всегда ли следует отражать денежные документы в учете

На первый взгляд, вопрос кажется несколько странным. Однако на практике нередко встречается ситуация, когда, получив в подотчет наличные деньги, сотрудник приобретает денежные документы и тут же их расходует, например, приобретает на почте марки и наклеивает их на бандероль или приобретает карту оплаты сотовой связи и сразу же ее активирует. Формально здесь имеют место операции с денежными документами, но оснований для отражения их оборотами по фондовой кассе нет, т. к. через кассира они не проходят.

Основания для отражения денежных документов по фондовой кассе имеются в следующих случаях:

• когда денежные документы приобретаются по безналичному расчету;
• когда денежные документы приобретает за наличные деньги один сотрудник, а расходует другой;
• когда приобретенные денежные документы выдаются сотрудникам по частям, а невыданный остаток хранится в кассе.

Если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то в общем случае к авансовому отчету должны быть приложены как документы, подтверждающие приобретение денежных документов, так и документы, подтверждающие их расходование.

Поступление денежных документов от подотчетного лица

В деятельности многих организаций используются денежные документы, но далеко не все учитывают их правильно. Если обратиться к плану счетов, то мы увидим, что существует счет 50.03 «Денежные документы», с помощью которого ведется аналитический учет таких документов по видам и расходов на их приобретение. В статье подробно рассмотрим пример отражения операций с денежными документами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0.

Первым делом, определимся, о каких именно документах идет речь:

• марки почтовые, вексельные
• талоны на топливо
• оплаченные ж/д и авиабилеты
• путевки, приобретенные для работников
• прочие денежные документы с характерными признаками, так как перечень открытый и может быть пополнен тем или иным документом

Необходимо принять во внимание несколько нюансов при работе с такими документами. Самое главное – обеспечить их хранение в кассе организации или в сейфе, а также закрепить в учетной политике организации порядок учета.

При поступлении учет производится по дебету счета 50.03, при выбытии – по кредиту 50.03.

Рассмотрим отражение операций в 1С: Бухгалтерии на примере покупки железнодорожных билетов.

Были куплены ж/д билеты в количестве 2-х штук, цена за единицу – 3000 руб. включая НДС. Оплата за билеты произведена из кассы организации.

Важно: вычет НДС по расходам принимается при условии оформленного счета-фактуры или БСО (ж/д и/или авиабилеты), в котором НДС указан отдельной строкой.

В разделе «Банк и касса» есть подраздел «Денежные документы», который позволяет регистрировать данные этих документов. Учет очень схож с ведением кассовых операций, ведется в количественном и стоимостном выражении.

Оформление поступления денежных документов:

Регистрация поступления денежных документов возможна по видам операций:

• Поступление от поставщика
• Поступление от подотчетного лица
• Прочее поступление

Вводим название документа (ЖД или авиа, идентифицируем маршрут) в справочник и его стоимость:

Проводки: Дт 50.03 Кт 76.05

Далее оформим оплату из кассы за билеты.

Для данной операции используется документ «Выдача наличных», вид операции «Прочий расход».

Проводки: Дт 76.05 Кт 50.01

Выдача оформляется документом «Выдача денежных документов» с видом операций:

• Выдача подотчетному лицу
• Возврат поставщику (с возможностью расчета прибыли/убытка от операции)
• Прочая выдача

При выдаче подотчетному лицу:

Проводки Дт 71.01 Кт 50.03

Возврат билетов (с возможностью расчета прибыли/убытка от операции):

Воспользуемся примером и один билет вернем в РЖД с частичной потерей денег. Для этого используем документ «Выдача денежных документов» с видом операции «Возврат поставщику», на закладке «Кому» выберем контрагента «РЖД» и корсчет учета.

На закладке «Денежные документы» появляется новое поле «Сумма возврата», укажем 2400 руб.

На закладке «Счета доходов и расходов» указываем счета и статью «Прочие внереализационные доходы (расходы)»

Проведем документ и смотрим проводки:

Оформим поступление денежных средств от РЖД за билет: «Поступление наличных» в размере 2400 руб., вид операции «Прочий приход», корсчет учета 76-05.

Проводки Дт 50.01 Кт 76.05

Использовав отчет «Карточка счета» по счету 76-05 с отбором по «РЖД», можно посмотреть обороты.

Специализированный отчет «Движение денежных документов» поможет провести анализ учета документов, его вы найдете в разделе «Денежные документы»

Формируется такой отчет:

Каждый документ учитывается отдельно в кассовой книге на разных листах, проставляется метка «фондовый» (Методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н). Записи о движении следует вносить сразу же после выдачи или получения в журнал регистрации кассовых документов, который организация может разработать самостоятельно. В журнале нужно предусмотреть графы для подписей работников, участвующих в документообороте.

Автор статьи: Оксана Калинина

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Денежные документы в 1С 8.3

Сдача регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.

Денежные документы характеризуются тем, что фирма их уже приобрела, но услуги по ним еще не получила. Они оплачены, имеют денежную оценку и к ним относят: конверты с марками, почтовые и марки государственной пошлины, талоны на бензин и питание, оплаченные ж/д и авиабилеты, проездные, единые и прочие перевозочные билеты, путевки на лечение и отдых, сертификаты и т.д. Их учет ведут на одноименном счете 50.03 в сумме фактических затрат на их приобретение, а хранят они в кассе предприятия, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется временной интервал.

Согласно инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Минфином 31.10.2000 № 94н (с изменениями и дополнениями от 08.11.2010 г.) аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Для учета их поступления и выбытия в программном продукте автоматизации бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия 8.3 предусмотрен специальный раздел в меню «Банк и касса» — «Денежные документы».

Обратите внимание, что базовая версия программы 1С:Бухгалтерия позволяет вести учет Денежных документов только по одной организации. Если у вас несколько компаний и вы хотите вести по ним учет в одной базе, узнайте стоимость 1С:Бухгалтерия ПРОФ на нашем сайте или обратитесь к нашим специалистам.

Порядок отражения поступления

Документ «Поступление денежных документов» предназначен для принятия к учету. Вводится он в одноименном журнале через нажатие кнопки «Создать».

В документе предусмотрены следующие виды операций-поступлений:

• От поставщика;
• От подотчетного лица;
• Прочее.

Зачастую билеты приобретаются организацией непосредственно у перевозчика или у агентства-посредника, с оформлением оплаты путем перечисления безналичных денежных средств, а не самим работником, из тех денег, что он получил на командировочные в подотчет.

Рассмотрим пример оформления операций с денежными документами – покупка и передача перевозочных билетов работнику, направляемому в командировку.

Для отражения приобретения авиабилетов от ПАО «Авиакомпания «ЮТэйр» заполним необходимую информацию в созданном документе поступления – укажем контрагента, договор, данные о входящем документе и выберем счет расчетов 76.09 – «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (можно использовать счет 60.01 – «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»). Счет учета 50.03 устанавливается автоматически.

На следующей вкладке для заполнения таблицы нажимаем кнопку «Добавить» и вносим в справочник «Номенклатура денежных документов» данные документа (кнопка «Создать»). В нашем примере – авиабилеты Ставрополь-Москва (лайт-эконом) и Москва-Ставрополь (лайт-эконом).

Программой предусмотрена печатная форма документа – кнопка «Приходный ордер».

При сохранении и проведении документ отображается в журнале. В журнале кроме печатной формы можно подготовить и распечатать реестр документов. Нажав кнопку «Показать проводки и другие движения» мы видим отчет о движении документа поступления.

Порядок отражения выдачи

Здесь порядок заполнения аналогичен описанному для предыдущего случая, с той лишь разницей, что мы заходим в раздел «Выдача денежных документов».

Документом предусмотрено несколько видов операций:

• Возврат денежных документов поставщику;
• Выдача подотчетному лицу;
• Прочая выдача оформляется при выбытии рассматриваемых документов из кассы, например, порча, недостача и т.п.

Отразим выдачу наших билетов подотчетнику. Заполняем все реквизиты, на второй закладке указывая наши авиабилеты.

Замечу, что мы приобретали билеты на двух сотрудников. Соответственно, выдача в подотчет авиабилетов оформляется двумя документами – по каждому подотчетному лицу отдельно. После оформления документа на печать можно вывести «Расходный ордер» и нажатием кнопки «Показать проводки и другие движения документа» посмотреть сформированную корреспонденцию счетов.

Обратим внимание, что денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, например, использованный билет, приобретенный сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.03, а сразу включаются в авансовый отчет.

Поступление через подотчетного сотрудника

Рассмотрим и отразим эту операцию на примере приобретения конвертов. Выбираем соответствующий вид операции и заполняем необходимые реквизиты, а на второй вкладке перечисляем их (кнопка «Добавить»).

Выдача маркированных конвертов подотчетнику происходит на основании служебной записки, в которой указывают их количество, а также информацию о задолженности по выданным ранее конвертам.

Выдачу конвертов так же можно провести, как описывалось выше (раздел меню «Банк и касса»). Чтобы было яснее, выдадим их другому подотчетному лицу, которое в дальнейшем должно за них отчитаться.

Учетной политикой устанавливается срок выдачи денежных документов – обычно в пределах месяца.

По его истечении подотчетник заполняет документ «Авансовый отчет» (ф. 0504049), отражающий сведения о количестве и стоимости выданных конвертов, а также факт их расхода. Факт признается после их фактической отправки почтой на основании заполненного реестра, подписанного подотчетником. Зачастую бухгалтера допускают ошибку, сразу списывая все приобретенные документы при их выдаче сотруднику. Но здесь может возникнуть вопрос, как обосновать такое списание, если по факту за месяц было отправлено меньше писем. Поэтому, списание лучше производить на основании документов подтверждающих их расходование – реестра корреспонденции, в случае порчи предоставлять непосредственно испорченные конверты, а при расходовании путевок – их отмеченные корешки. Указанные документы прикладываются к «Авансовому отчету», который составляется в разделе «Банк и касса» — «Авансовый отчет».

Заполняя его, на закладке «Прочее» указываем необходимые данные и счет отнесения затрат.

Аналогично подотчетный сотрудник отчитывается и за другие виды денежных документов.

Отчеты по движению денежных документов

Проанализировать движение можно, сформировав стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» в разделе меню «Отчеты».

Настройки счета 50.03 – «Денежные документы», имеют признак количественного учета, что позволяет увидеть обороты и остатки по данному счету, как в суммовом, так и в количественном выражении в разрезе денежных документов.

Так, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.03, мы видим, что в кассе числятся оставшиеся билеты, которые мы еще не выдали подотчетному лицу и остаток конвертов.

Аналогичную информацию мы можем получить, сформировав отчет «Анализ субконто» и выбрав в качестве субконто – «Денежные документы».

Двойным щелчком мыши на ячейке отчета мы можем получить более детальную информацию о движении, проанализировав отчет «Карточка счета», в которой отражаются все его движения.

То есть, открыв конверты, мы видим операцию по поступлению в кассу и выдачу их подотчетному лицу.

Если у вас остались вопросы по работе с Денежными документами, обратитесь к нашим специалистам за консультацией в рамках обслуживания 1С. Мы с радостью вам поможем!