Порядок работы с наличными денежными средствами - Журнал про Деньги
Finkurier.ru

Журнал про Деньги
19 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок работы с наличными денежными средствами

Порядок работы с денежной наличностью;

Все предприятия должны хранить денежные средства в банке, а для приема, хранения и расходования наличных денег на предприятии имеется касса. Порядок хранения, получения и расходования наличных денег определен Правилами ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденными ЦБ РФ 4 октября 1993 г., а также положением ЦБ РФ от 05. 01. 98. № 14-П «О правилах наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Строгое регулирование правил ведения кассовых операций направлено на обеспечение сохранности денежных средств, предотвращение их необоснованного расходования или избыточного оседания в кассах предприятий, способствует ускорению денежного оборота в народном хозяйстве, сдерживанию инфляции и упорядочению платежей.

Для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств помещение кассы должно быть специально оборудовано. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери кассы во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и в банк несет руководитель предприятия.Учет кассовых операций осуществляет кассир, который под расписку знакомится с правилами ведения кассовых операций. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность ценностей в кассе:

– бланков строгой отчетности, к которым относятся бланки санаторно-курортных путевок, туристические путевки, экскурсионные путевки, квитанции, путевые листы для автотранспорта, трудовые книжки и др.);

– денежных документов, в числе которых оплаченные путевки, авиабилеты, проездные билеты, талоны на бензин, почтовые марки и др.;

На небольших предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ могут выполняться главным бухгалтером или другим работника по письменному распоряжению руководителя при условии заключения с ним соответствующего договора.

В сроки, установленные руководителем (но не реже одного раза в квартал), а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным перечетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения ревизий приказом руководителя назначается постоянная комиссия. По результатам ревизии комиссия составляет акт проверки. Если ревизия выявила в кассе излишки или недостачу денежных средств, то это также заносится в акт. На оборотной стороне акта кассир пишет объяснение, а руководитель – решение по результатам ревизии. Выявленные излишки наличных денег приходуются как доход предприятия. При этом делается следующая поводка:

Д50 – учтена в составе прочих доходов сумма излишков в кассе, выявленных

К 91 в результате ревизии

Недостача сначала списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (А), а затем относится в дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»(А-П)):

Д 94 – отражена недостача наличных денег в кассе

К 50 по результатам ревизии

Д 73-2 – сумма недостачи отнесена на виновное лицо

Впоследствии недостача возмещается полностью или частями:

а) наличными деньгами: Д 50 – оприходованы в кассу наличные деньги от сотрудника

К 73-2 в возмещение материального ущерба

б) удержаниями из заработной платы: Д 70 – удержана из заработной платы работника

К 73-2 сумма материального ущерба

В случае отказа кассира погасить недостачу предприятие вправе оформить исковое заявление в судебные органы.

Порядок ведения кассовых операций предприятием периодически контролируется банком. Им же по согласованию с предприятием устанавливается лимит остатка кассы.

ЛИМИТ ОСТАТКА КАССЫэто максимальная сумма наличных денег, которая

может находиться в кассе предприятия на конец дня.

Излишки наличных денег (сверх лимита) предприятие в конце дня обязано сдать в банк. Лимит рассчитывается таким образом, чтобы обеспечить нормальную работу предприятия. Лимит устанавливается предприятию на один год. В течение года он может быть пересмотрен; для этого предприятие направляет в банк письмо и прилагает к нему новый расчет на установление лимита. Если предприятие не согласовало с банком сумму лимита, он считается равным нулю.В этом случае предприятие обязано в конце дня сдавать в банк всю денежную наличность.

Читать еще:  Принятые денежные обязательства проводки

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, стипендий, пенсий – в течение 3-х дней, включая день получения денег в банке. Для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера – не более 5-ти дней.

Центральным Банком РФ рекомендовано предприятиям осуществлять расчеты с юридическими лицами в безналичном порядке. Если же расчеты производятся наличными, то предприятие должно соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке – 100 тыс.руб. (указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У). При расчетах с физическими лицами предельного размера расчетов наличными деньгами не установлено.

Если указанные условия предприятием не выполняются, то это считается нарушением кассовой дисциплины. Предприятие может быть оштрафовано на сумму от 40 до 50 тыс.руб. За это же нарушение на руководителя может быть наложен административный штраф от 4 до 5 тыс.руб.

4. Учеткассовых операций.

По приходному кассовому ордеру производится прием наличных денег в кассу. По расходному кассовому ордеру деньги выдаются из кассы. Также выплата денег может производиться по расчетно-платежной ведомости, по платежной ведомости, заявлению на выдачу денег и др. документам. При получении наличных денег получатель должен предъявить документ, удостоверяющий личность, или доверенность, оформленную в установленном порядке. Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов.

Порядок ведения кассовых операций

В России предусмотрен единый порядок ведения кассовых операций. Он не зависит от правового статуса хозяйствующего субъекта. Если фирма осуществляет операции с наличными деньгами, ей необходимо придерживаться общих норм. Основные правила изменились в 2014 году, и с тех пор действуют без существенных корректировок.

Кто устанавливает правила

Все моменты, связанные с правилами ведения кассовых операций, определяет Центробанк РФ. Они обязательны к исполнению для всех структур вне зависимости от выбранной системы налогообложения.
Юрлица и ИП при ведении кассовых расчетов должны ориентироваться на следующие нормативы:

  • Указание ЦБ РФ № 3210-У (от 11.03.2014).
  • Указание ЦБ РФ № 3073-У (от 07.10.2013).

При несоблюдении правил к нарушителям могут применить меры административного наказания согласно ст. 15.1 КоАП РФ:

  • Должностные лица и ИП будут оштрафованы на сумму от 4 до 5 тыс. руб.
  • Если нарушитель – юрлицо, штраф составит от 40 до 50 тыс. руб.

Согласно нормативам ИП или руководство фирмы самостоятельно определяет лишь сроки проверки наличных средств в кассе, а также способы их сохранности при перевозке и внутри помещения, где выполняются кассовые операции.

Возможные лимиты кассы

Предприятие самостоятельно устанавливает возможный кассовый лимит. Кассовый лимит – это денежная сумма, которую по завершению рабочего дня можно оставить в фирме. Устанавливается он внутренним распорядительным документом за подписью руководства предприятия. Например, Приказом директора.

Все средства сверх лимита полагается сдавать в банк. Если юрлицо принадлежит к субъектам малого бизнеса, определять лимит в кассе для него не обязательно. Также как и для ИП. Но возможно.
Если у предприятия имеются обособленные подразделения, в них тоже положено устанавливать кассовый лимит. В таком случае при определении лимита головной структуры учитываются лимиты отдельных подразделений.

Денежные средства сверх установленной суммы позволяется оставлять на предприятии в день выдачи заработной платы, если работники получают ее наличностью. А также по праздникам и в выходные дни, если предприятие работает и осуществляет кассовые операции.

Правила оформления

Все кассовые операции обязательно должны быть документально оформлены. Ведет их сотрудник, принятый на должность кассира или отдельный работник, назначенный руководителем предприятия для осуществления обязанностей. Но это может быть только сотрудник, принятый в штат по трудовому договору

Все кассиры должны быть знакомы со своими должностными обязанностями и правилами оформления кассовых операций. Ознакомление осуществляют под роспись.

Если кассиров на предприятии более одного, предусматривается должность старшего кассира.

Когда денежные средства в кассу поступают, сотрудник оформляет приходно-кассовый ордер. Порядок приема следующий:

  1. Кассир проверяет подписи на ордере.
  2. Производится перерасчет денег и сверка с суммой, обозначенной на ордере.
  3. Сверяются все документы, перечисленные в ордере.
Читать еще:  Денежный поток организации представляет собой

При принятии денежных средств кассир должен пересчитать все купюры и монеты. За его действиями в это время может наблюдать лицо, которое деньги для внесения в кассу передает.
Если на предприятии для ведения кассовых операций используют ККТ, ордер заполняют по завершению его работы на основании кассовой ленты.

Когда деньги изымают, составляют расходный кассовый ордер. Право не оформлять ордера имеет только ряд ИП, которые занимаются учетом доходов и расходов (физических показателей).

Порядок действий при выдаче денежных средств из кассы:

  1. Кассир сверяет подписи на расходном ордере.
  2. Сличаются обозначения денежной суммы цифрами и прописью.

Перед тем как выдать денежные средства, кассиру следует проверить паспорт получателя и сличить с записью в расходном ордере. Деньги можно передавать только лицам, которые в него вписаны. Перед выдачей еще раз пересчитываются все купюры и монеты таим образом, чтобы получатель мог проследить за процессом. В конце кассир ставит свою подпись на ордере.
Правом подписывать кассовые документы могут обладать:

  1. Кассир и главный кассир.
  2. Бухгалтер и главный бухгалтер.
  3. Руководитель предприятия.

Если документы оформляет кассир, ему выдают штамп, где указан правовой статус фирмы, ее полное наименование, ИНН. И имеется слово «получено».

Ордера фирма обязана хранить пять лет. Способы хранения определяются руководством фирмы.

Если денежные средства необходимо направить в обособленное подразделение, тоже оформляется расходный ордер. Но сам порядок проведения процедуры устанавливает руководство фирмы.

Как следует оформить выдачу наличных средств в качестве зарплаты

Если заработную плату выдают на предприятии наличными, выдача осуществляется по двум платежным ведомостям:

Обе они установлены постановлениями Госкомстата.
При выдаче зарплаты обязательно составляется расходный ордер. Формируют его в после окончательной выдачи и фиксируют в документе общую фактически выданную сумму. В зарплатном ордере не указывают имена получателей и реквизиты удостоверений личности.

В зарплатной ведомости проставляется дата фактической выдачи денег сотрудникам и весь зарплатный период, начиная с даты получения денежных средств в банке. Период этот не может превышать срок в пять дней.

Зарплата сотрудникам выдается только под роспись в платежной ведомости. Бывают ситуации, когда кто-то из сотрудников отсутствует и зарплату получить не может. В таком случае кассир напротив фамилии получателя в ведомости делает отметку о депонировании и проставляет штамп.

По итогу выдачи кассир обязан пересчитать все депонированные средства, выданные деньги и сверить с суммой, полученной на зарплату в банке. Затем он расписывается в платежной ведомости, которую вместе с депонированными деньгами передает главбуху. Если главный бухгалтер на предприятии отсутствует, деньги и документы передаются руководителю фирмы.

Если денежные средства нужно выдать одному сотруднику единоразовой выплатой, бухгалтер может не формировать отдельную платежную ведомость. Процедуру разрешается осуществить только с использованием расходного ордера.

Как оформить выдачу средств подотчетному лицу

Если денежные средства необходимо выдать подотчетному лицу, это делают на основании его письменного заявления с составлением расходного ордера.

Подотчетным лицом может быть любой сотрудник фирмы, который работает по трудовому договору (возможно по гражданско-правовому договору). Заявление на выдачу денежных средств после одобрения должен завизировать руководитель фирмы. Пишется оно от руки или при помощи печатающего средства.

В заявлении должна содержаться следующая информация:

  • ФИО и должность адресата.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Просьба предоставить денежные средства с указанием цели их расходования. Сумму нужно написать цифрами и прописью.
  • Срок, на который денежные средства выдаются.
  • Дата подачи.
  • Дата подписания заявления руководителем фирмы.
  • Подпись подотчетного лица.
  • Подпись директора.

Выдавать денежные средства подотчетному лицу без заявления запрещено. Кроме случаев когда их переводят безналом. Выдача наличности без заявления подотчетного лица при обнаружении проверкой повлечет наложение административного наказания по ст. 15.1 КоАП РФ.

Если денежные средства берет директор в качестве подотчетного лица, он пишет не заявление, а распоряжение. При составлении расходного ордера в нем нужно указывать реквизиты заявления или распоряжения.

Читать еще:  Сущность и функции денежно кредитной политики

На нашем сайте можно ознакомиться с образцом заявления под отчет и скачать его при необходимости.

Если подотчетное лицо еще не вернуло взятые ранее суммы, это не может являться препятствием для выдачи ему новых денежных средств.

Как оформляют выдачу денег по доверенности

Если сотрудник фирмы лично не может получить денежные средства, он может для этого направить доверенное лицо. В таком случае требуется оформление нотариальной доверенности.

До выдачи денежных средств кассиру необходимо:

  • Удостовериться, что ФИО доверителя соответствует данным получателя.
  • Сверить данные доверенного лица с данными его гражданского паспорта, который предъявляют вместе с доверенностью.

В платежной ведомости напротив графы с указанием данных
получателя нужно внести информацию о том, что деньги выдаются по доверенности. Саму доверенность следует приложить к расходному ордеру. Если он не оформляется, то к платежной ведомости.

Если доверенность выдают на получение нескольких денежных выплат у разных лиц, с нее снимают копии, которые должны визироваться согласно внутренним нормативам (как правило, на копии проставляют штамп организации и на нем ставит подпись руководитель). В таком случае к расходному ордеру прилагают копию доверенности.

Если по одной доверенности надо получить несколько выплат, но у одного лица, копии тоже необходимо сделать. В таком случае при первой выплате кассир забирает оригинал доверенности и хранит вместе с отчетными документами. Далее при каждой выплате новому расходному ордеру прилагают копию доверенности. И так до того момента, пока все отведенные денежные средства не будут предоставлены. Оригинал нужно приложить к расходному ордеру при последней выплате.

Как оформлять передачу денежных средств между кассирами

Если у фирмы имеется несколько касс, все факты передачи денежных средств между ними в течение рабочего дня следует оформлять документально. Просто кассиры между собой передачей денег заниматься не могут. Средства направлют старшему кассиру, который их распределяет.

Все операции по передаче средств старшим кассиром фиксируют в книге учета по форме № КО-5 согласно Постановлению Госкомстата № 88 (от 18.08.1998).

Ведение кассовой книги

Все организации и ИП, осуществляющие кассовые операции, обязаны вести кассовую книгу. Исключение делается для предпринимателей, которые ведут учет доходов и расходов.
В кассовой книге фиксируют все операции, связанные с поступлением и выдачей наличных средств из кассы. Заполнением книги занимается кассир.

При поступлении денежных средств записи вносят на основании приходного ордера. При выдаче денег – на основании расходного ордера.

На конец рабочего дня кассир обязан:

  • Пересчитать все наличные средства в кассе.
  • Сверить получившуюся сумму с данными, обозначенными в кассовых документах.
  • Средства в кассе сверить с остатком денег с прошлого дня, который зафиксирован в кассовой книге.
  • Поставить подпись в книге по итогу дня.

Еще одну сверку проводит главбух или директор фирмы. Он же обязательно ставит свою подпись в кассовой книге. Это же ответственное лицо контролирует правильность заполнения документа кассиром.

Если у фирмы имеются обособленные подразделения, которые производят расчет наличными средствами, они тоже должны вести кассовую книгу. Периодически копии листов из нее направляются в головной офис. Периодичность определяет руководство главной структуры.

Правила оформления кассовых документов

Фирма, ведущая кассовые документы может оформлять их на выбор следующими способами:

  1. Составить в электронном виде.
  2. Сформировать на бумажном носителе.

Если кассовые документы составляются на бумаге, в них разрешается при необходимости исправления. Уполномоченное лицо в таком случае рядом с исправленной информацией должно поставить свою подпись с расшифровкой и дату внесения исправлений.
Если документы хранятся в электронном виде, они не должны находиться в открытом доступе. Для этого специалистам потребуется разработать несколько степеней защиты. Такие документы удостоверяются только квалифицированной ЭЦП, поэтому всем ответственным лицам потребуется получить электронную подпись. При электронной форме ведения документации, вносить в нее правки запрещено.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector