Finkurier.ru

Журнал про Деньги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оформление выдачи наличных денежных средств

Оформление выдачи и приема наличных денежных средств

Порядок приема наличных денег.

При получении наличных денег в кассу и оформлении приходного кассового ордера (ф. 0310001) кассир должен:

· проверить наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

· соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вноситель мог наблюдать за действиями кассира. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает его и Квитанцию к приходному кассовому ордеру, а также проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносящему их лицу выдается указанная квитанция.

Если кассиром обнаружено несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. В случае если вносящее лицо отказалось довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. При этом приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для его оформления на фактически вносимую сумму наличных денег.

Порядок выдачи наличных денег.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в Расходном кассовом ордере (ф. 0310002) (Расчетно-платежной ведомости (ф. 0301009), Платежной ведомости (ф. 0301011)), при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир должен проверить:

· наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера – наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;

· соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

· наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;

· соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность (доверенности).

Перед выдачей наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и сначала передает расчетно-кассовый ордер получателю наличных денег, который, в свою очередь, указывает в нем получаемую сумму (рубли – прописью, копейки – цифрами) и подписывает его. Если получатель наличных средств является доверенным лицом, то в кассовых документах перед подписью этого лица кассир делает надпись «по доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Получатель наличных денег также полистно, поштучно пересчитывает под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. Если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги, в дальнейшем кассир не принимает от него претензии по сумме наличных денег.

И уже после выдачи наличных средств кассир подписывает расходный кассовой ордер.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет, РКО оформляется согласно письменному заявлению, содержащему запись о сумме наличных денег, срок, подписью руководителя, дата.

Процедура оформления выдачи наличных денежных средств из кассы – документы и проводки

Выдача (расходование) денег наличными на разрешенные цели является важным аспектом ведения хозяйственной кассы организации.

Общеобязательный порядок выдачи (расходования, выплаты) кассовой наличности регламентируется Указанием Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014. Основные положения содержатся в пункте 6 этого нормативно-правового документа.

Выполнение этих правил является обязательным для хозяйствующих субъектов, осуществляющих кассовые транзакции.

Несоблюдение установленных норм влечет наложение штрафов.

В каком порядке выдаются деньги?

Как правило, выдача или выплата наличных денежных средств из кассы производится организацией в следующих типичных ситуациях:

  • выплаты персоналу (зарплата, прочие выплаты);
  • предоставление определенным сотрудникам подотчетных денег на конкретные нужды (когда уполномоченный работник израсходует данные средства, он должен будет подготовить и подать соответствующий авансовый отчет с приложением необходимых обосновывающих документов);
  • наличные денежные средства сдаются (инкассируются) организацией в обслуживающее финансовое учреждение и зачисляется на банковский счет;
  • погашение обязательств перед поставщиками по оплате товаров, услуг, работ (не более 100000 рублей по одному соглашению);
  • дивидендные выплаты учредителям хозяйствующего субъекта.

Когда наличные средства выдаются получателю по РКО или платежной ведомости, кассир организации плательщика выполняет следующие действия:

  1. Проверяет, имеется ли на кассовом документе настоящая подпись главбуха, бухгалтера, руководителя. Данная подпись должна соответствовать утвержденному образцу.
  2. Проверяет соответствие (правильность) денежных сумм, указанных как цифрами, так и прописью.
  3. Если наличные средства предоставляются по РКО, кассиром проверяется наличие у их получателя подтверждающих документов, непосредственно упомянутых в этом РКО.
  4. Получатель должен документально удостоверить собственную личность (например, предъявлением паспорта). Если необходимо, получатель предъявляет кассиру не только паспорт, но и соответствующую доверенность.
  5. Наличные денежные средства выдаются непосредственно только субъекту (получателю), указанному в РКО и иных бумагах. Кассир при этом должен убедиться, что во всех имеющихся документах указываются одни и те же ФИО получателя или доверенного лица. Если получение наличности осуществляется субъектом по доверенности, данная доверенность становится приложением к кассовому документу (РКО).
  6. Кассир осуществляет подготовку нужной суммы денежных средств и передает бланк РКО получателю средств на подпись. Если оформляется электронный РКО, получатель может подписывать его электронной подписью.
  7. Денежные средства тщательно пересчитываются кассиром. Получатель при этом наблюдает за работой кассира. Корректная сумма наличности передается непосредственно получателю методом полистного пересчета. Получатель сразу же сверяет её и пересчитывает.
  8. Когда получатель принял деньги, бланк РКО подписывается самим кассиром.

Какие документы оформляются в организации?

Наличные деньги выдаются из хозяйственной кассы по РКО – расходному кассовому ордеру. Что касается выдачи зарплаты, стипендиальных и иных выплат персоналу, в этих случаях расходование наличности выполняется по РКО и платежным ведомостям.

Для выполнения необходимых кассовых транзакций обособленному подразделению организации передается наличные средства по РКО из кассы этого субъекта в порядке, регламентированном самим юридическим лицом.

Зарплата и прочие наличные выплаты персоналу осуществляются хозяйствующим субъектом по платежной ведомости.

Работник, получающий средства, ставит собственную подпись в нужной графе (рядом со своими ФИО). Невыплаченные (неполученные) деньги депонируются кассиром.

На сумму реально выданных средств, предусмотренных платежной ведомостью, составляется РКО. Совокупная величина, полученная суммированием депонированных средств и реально выданных денег, должна равняться итоговой сумме, фигурирующей в соответствующей ведомости.

Все оформленные РКО (факты выдачи наличности) надлежащим образом регистрируются организацией в кассовой книге.

Кроме того, РКО могут фиксироваться в журнале учета РКО и ПКО.

Следует помнить о том, что РКО изначально должны составляться корректно – вносить какие-либо исправления в эти бланки запрещается. Испорченный документ сразу же бракуется, что обуславливает составление и заполнение нового бланка РКО.

Бухгалтерские проводки

Как уже говорилось ранее, кассовая наличность расходуется хозяйствующим субъектом (юридическим лицом) на определенные нужды, что обуславливает необходимость оформления типичных проводок в бухучете по счету 50:

Выдача денег из кассы: как оформляется

Обязательным элементом производственной деятельности являются финансовые расчеты с контрагентами, с уполномоченными органами, с сотрудниками и с учредителями. Они могут быть реализованы в ракурсе наличных или безналичных операций. Оперирование наличными средствами проводится через кассу учреждения. Как оформляется выдача наличных денежных средств из кассы и всегда ли она правомерна?

На что могут быть расходованы выданные из кассы средства

Целевое использование денежных средств, выданных из кассы субъекта предпринимательства, регламентировано указаниями Центробанка РФ. При фиксировании факта их траты вне установленных направлений, на предприятие будет наложен штраф со стороны Налоговой Службы и обслуживающего банковского учреждения.

Читать еще:  Функция денег как средства платежа реализуется

Направление использования денег из кассы зависит от источника ее пополнения. Касса может быть пополнена за счет прямой операции снятия средств с расчетного счета субъекта предпринимательства. Деньги могут поступать от подотчетных лиц, возвращающих денежные средства, имеющих статус аванса, которые были не использованы на цели, для которых оформлялись, или от учредителей компании в виде займа. Если предприятие специализируется на продажах, то наличка, чаше всего, поступает от покупателей.

Торговая выручка, определяемая денежными средствами, внесенными клиентами за приобретенный товар или оказанную услугу, может быть ограниченно использована на нужды предприятия и обеспечения его функционирования.

Заработная плата

Оплатить труд наемных рабочих можно из кассы или посредством перевода нужной суммы на карточный счет. При проведении расчетов наличкой, средства могут быть использованы из выручки или сняты с расчетного счета субъекта предпринимательства. Если работник компании является нерезидентом страны, то платеж по статье заработной платы, относится к категории валютной операции, поэтому, чтобы избежать впоследствии неприятностей, проще всего перечислить деньги на банковский счет.

Деньги под отчет

Подотчетные деньги могут быть выданы из средств, находящихся в кассе учреждения, вне зависимости от источника ее пополнения. Для их получения необходимо:

  • отчитаться по предыдущей подобной операции;
  • оформить заявление, в котором должны быть отражены цели, суммы и сроки;
  • составить приказ о выдаче средства;
  • оформить платежную документацию.

В правовых актах не регламентированы лимитные суммы выдачи, поэтому на руки могут быть выданы по этой статье деньги в любом количестве, при условии правильного обоснования их назначения. Порядок проведения операции выдачи денежных средств под отчет должен быть регламентирован в локальных актах субъекта предпринимательства, охватывающих сферу учетной политики.

Материальная помощь

Материальная помощь относится к категории социальных выплат, на которые может быть расходована выручка без применения ограничений. Платеж сложно спланировать заранее, поскольку основанием для его проведения являются незапланированные ситуации. Финансовой операции должно предшествовать ее оформление, заключающееся в оформлении заявления от наемного работника с обоснованием просьбы и причины обращения. Документ является основанием для составления приказа, платежной документации и проведения выплаты из кассы.

Задолженность перед поставщиком

Задолженность перед поставщиками может быть выплачена из кассы компании, вне зависимости от источника ее формирования. Исключением является оплата аренды помещения или оборудования, которая не может быть реализована из наличной выручки. Для погашения задолженности по аренде, руководителю компании придется заказать деньги в банке для снятия с расчетного счета, оприходовать их в кассу, и после снятия, рассчитаться с арендодателем. С целью предупреждения проблемных ситуаций с представителями проверяющих органов, ответственное за проведение финансовых операций лицо должно:

  • не превышать лимит расчета наличными средствами;
  • требовать у поставщика чек, подтверждающий факт получения оплаты;
  • хранить доверенности от представителя поставщика, оформленные его руководством для получения средств.

Займы и дивиденды

Субъект предпринимательства имеет право предоставления займа наличными средствами наемным работникам. Для этой цели деньги придется снять с расчетного счета компании, поскольку законом запрещена финансовая операция выдачи средств, источником возникновения которых является торговая выручка. Подобные правила применимы к дивидендным выплатам, которые не являются разрешенными наличными расходами. Они не могут быть выплачены из торговой выручки, однако операция может быть реализована из других источников пополнения кассы. Стоит отметить, что законом запрещена выдача дивидендов из кассы учредителям Акционерного общества.

Личные нужды руководства

Все доходы, полученные в результате деятельности субъекта хозяйствования, являются его собственностью. По этой причине, руководитель, даже если он является учредителем компании, не может изымать средства с ее баланса, для удовлетворения личных потребностей. Деньги могут быть расходованы только на нужды предприятия. Стоит отметить, что подобные ограничения неприменимы к индивидуальным предпринимателям.

Выдача денег лицам, которые не числятся на предприятии

Если в результате производственной необходимости нужно выдать деньги лицам, которые не являются штатными работниками, то финансовая операция реализуется по отдельно оформленным на каждого человека платежным документам. Допускается внесение в ведомость всего списочного состава работников, при условии ранее оформленного договора.

Выдача средств привлекаемым лицам для совершения подрядных работ производится по ведомости. Документ оформляется отдельно для каждого предприятия, с которого были направлены сотрудники. Он заверяется не только руководством выдающей организации, но и подписью ответственного работника компании, на которой работники числятся в штате.

Правила заполнения документации

Все платежные документы могут быть оформлены от руки шариковой ручкой или напечатаны с помощью компьютерной техники. Не допускается исправление ошибок. Во всех видах кассовых ордеров необходимо отобразить регистрационные данные документа, являющегося основанием их оформления и перечень обосновывающих бумаг, входящих в состав приложения. Выдача платежных документов на руки получателям запрещена. Финансовая операция по ним может быть реализована только в день их оформления.

Наказания за нарушения

Сложно привлечь руководство субъекта предпринимательства за расходование средств не по назначению, поскольку, практически любую трату предприятия можно обосновать.

Наказанию подлежит нарушение порядка обращения с наличными средствами. Он может быть проверен представителями Налоговой Службы и банковского учреждения. Стоит отметить, что банк может накладывать штрафы, только при условии, если такого типа взыскания предусмотрены в договоре обслуживания. В Административном Кодексе предусмотрены штрафы за нарушения:

  • превышения кассового лимита;
  • превышения лимита наличных расчетов, соответствующего 100000 рублей;
  • неоприходование денежных средств.

При выявлении нарушения в кассовом режиме, на должностные лица, которыми могут быть директор и главный бухгалтер, начисляется штраф в размере 4000-5000 рублей. К субъекту предпринимательства применится при этом взыскание в размере 40000-50000 рублей, зависящем от вида допущенного правонарушения.

Выдача денежных средств из кассы. Порядок оформления процедуры

Основанием для выдачи денежных средств из кассы предприятия является расходный кассовый ордер.

В качестве альтернативного варианта допускается проведение финансовой операции по платежным ведомостям, счетам или заявлениям на выдачу средств. При оформлении документов, на них необходим штамп с реквизитами кассового ордера и подпись руководителя компании и уполномоченного на утверждение бухгалтерской документации лица. Такие реквизиты не нужно оформлять в случае, если к платежному документу прилагаются бумаги, на основании которых проводится финансовая операция.

Компании, специализирующиеся на закупках различной продукции с целью ее розничной перепродажи или использования для обеспечения функционирования производства, могут выплачивать из кассы наличные средства в счет сданных сырьевых материалов. На все выданные за дневной период суммы в конце рабочего дня оформляется общий кассовый ордер расходного характера, в соответствии со сведениями из квитанций, подтверждающих факт операции.

Документы, которые должен предъявить получатель денег

При выдаче заработной платы работникам через кассу, на общую сумму платежа возможно оформление одного кассового ордера. Его регистрационные сведения отображаются на каждом документе.

Денежные средства по обосновывающей операцию документации могут быть выданы только при предъявлении кассиру документа, по которому он может идентифицировать личность обратившегося к нему лица. Его данные фиксируются в платежных бумагах. Если они составлены на нескольких лиц, то вносятся сведения о каждом из них. Они расписываются в соответствующих графах, что подтверждает факт получения денег конкретными людьми. Информация об удостоверяющих личность бумагах не вносится в платежную документацию.

Если денежные средства выдаются сотруднику предприятия, то возможна идентификация его личности по внутреннему удостоверению, оформленному субъектом предпринимательства, при условии наличия в нем фотографии и подписи его владельца.

Факт получения денежных средств фиксируется в расписке, которая оформляется лично их получателем. В ней следует указать прописью и цифрами денежную сумму, полученную на руки. Не нужно отображать прописью ее величину в случае, если основанием проведения операции является расчетная ведомость.

Читать еще:  Значение денежной реформы витте

Обязательства кассира

Кассир несет ответственность за компетентность выполнения своих должностных обязанностей, главной задачей в которых является правильное проведение денежных операций через кассу субъекта предпринимательства. Для этого необходимо проверять документацию, на основании которой производятся финансовые операции, а также ее комплектность и соответствие перечню из приложения к основному документу. В его обязанности контроль наличия и подлинности всех подписей.

При выявлении неточностей в документации, необходимо вернуть ее в бухгалтерию для переоформления или корректировки. Платежная документация после выдачи денег подписывается кассиром. На ней ставится соответствующий штамп с датой проведения операции или оформляется рукописная надпись с этими же данными «оплачено».

Итоги

Выдача денег из кассы оформляется на основании платежных бумаг, которыми могут быть кассовый ордер или ведомость. В зависимости от планируемого использования средств, они могут быть выплачены из торговой выручки, с возвращенных подотчетных сумм или со снятых денег с банковского расчетного счета. За расходование их не по назначению, виновное лицо может быть привлечено к административному ответу.

Порядок приема и выдачи наличных денег

Порядок приема и выдачи наличных денег

В соответствии с п. 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Касса – это специально оборудованное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов регламентируются разделе II данного Порядка.

В соответствии с п. 13 Порядка прием наличных денежных средств в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам.

Перечислим основные случаи оприходования денег в кассу:

– снятие денежных средств с расчетного, валютного, бюджетного и других видов счетов в банке;

– оплата учредителями (акционерами) приобретенных долей (акций);

– оплата покупателями (заказчиками) реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг и получение авансов от них;

– оплата работниками предприятия реализованных им товаров и услуг, погашение работниками причиненного материального ущерба;

– возврат поставщиками и подрядчиками полученных ранее авансов;

– возврат подотчетными лицами остатка денег, полученных под отчет;

– получение заемных средств;

– получение средств в погашение выданных ранее займов и ссуд.

При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (Приложение 1 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (РКО) или другим надлежаще оформленным документам.

К таким документам относятся: платежные ведомости; расчетно-платежные ведомости; заявления на выдачу денег; счета и пр.

При использовании вместо расходного кассового ордера одного из вышеперечисленных документов на нем проставляется штамп с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача денег из кассы может производиться в следующих случаях:

– сдача неиспользованных денежных сумм в банк;

– выдача денег под отчет;

– предоставление займов и ссуд;

– оплата поставщикам (подрядчикам) за приобретенные товары (работы, услуги) и предоплата по соответствующим договорам;

– выплата работникам средств на оплату труда, пособий, стипендий;

– возврат полученного ранее займа;

– выплата участнику действительной стоимости доли при его выходе из общества и др.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Отсутствие подписи руководителя предприятия на РКО допускается только в случаях, когда его подпись имеется на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и т. д.).

Денежные средства выдаются из кассы по предъявлении получателем этих средств документа, удостоверяющего его личность (паспорта или иного документа).

В том случае, если получателем является работник предприятия, то деньги ему могут быть выданы и по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца (п.15 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Выдача средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной или расчетно-платежной ведомости. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 разработаны и утверждены унифицированные формы платежной и расчетно-платежной ведомостей (соответственно формы № Т-53 и Т-49) и Указания по применению и заполнению этих форм.

В том случае, если на ведомости будет проставлен штамп с реквизитами РКО, сам расходный ордер организация вправе не составлять (п. 17 данного Порядка).

Руководитель предприятия на титульном листе ведомости делает разрешительную надпись (например: «Оплатить») и визирует ее своей подписью. Кроме того, ведомость должна быть подписана главным бухгалтером организации или иным лицом, на это уполномоченным.

В аналогичном порядке может оформляться выдача денег группе лиц в следующих случаях:

– выплата средств на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.) в межрасчетный период (разовые выплаты);

– выплата депонированных сумм и подотчетных сумм, связанных со служебными командировками.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Возможны следующие варианты выплаты денег лицам, не состоящим в штате предприятия:

– на каждое лицо в отдельности выписывается отдельный РКО;

– на всех лиц, выполняющих работы по конкретному договору, составляется отдельная ведомость.

Не допускается выплачивать по одной ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия.

Если средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии не были получены работниками в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях этот срок продлен до пяти дней), то по истечении этого срока кассир обязан закрыть платежную (расчетно-платежную) ведомость в соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций, а невыданные (депонированные) суммы наличных денег сдать в учреждения банков, оформив на общую сумму сдаваемых средств один общий РКО (п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации).

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Выдача денег из кассы: как оформляется

Обязательным элементом производственной деятельности являются финансовые расчеты с контрагентами, с уполномоченными органами, с сотрудниками и с учредителями. Они могут быть реализованы в ракурсе наличных или безналичных операций. Оперирование наличными средствами проводится через кассу учреждения. Как оформляется выдача наличных денежных средств из кассы и всегда ли она правомерна?

На что могут быть расходованы выданные из кассы средства

Целевое использование денежных средств, выданных из кассы субъекта предпринимательства, регламентировано указаниями Центробанка РФ. При фиксировании факта их траты вне установленных направлений, на предприятие будет наложен штраф со стороны Налоговой Службы и обслуживающего банковского учреждения.

Направление использования денег из кассы зависит от источника ее пополнения. Касса может быть пополнена за счет прямой операции снятия средств с расчетного счета субъекта предпринимательства. Деньги могут поступать от подотчетных лиц, возвращающих денежные средства, имеющих статус аванса, которые были не использованы на цели, для которых оформлялись, или от учредителей компании в виде займа. Если предприятие специализируется на продажах, то наличка, чаше всего, поступает от покупателей.

Торговая выручка, определяемая денежными средствами, внесенными клиентами за приобретенный товар или оказанную услугу, может быть ограниченно использована на нужды предприятия и обеспечения его функционирования.

Заработная плата

Оплатить труд наемных рабочих можно из кассы или посредством перевода нужной суммы на карточный счет. При проведении расчетов наличкой, средства могут быть использованы из выручки или сняты с расчетного счета субъекта предпринимательства. Если работник компании является нерезидентом страны, то платеж по статье заработной платы, относится к категории валютной операции, поэтому, чтобы избежать впоследствии неприятностей, проще всего перечислить деньги на банковский счет.

Читать еще:  Виды операций поступления денежных средств

Деньги под отчет

Подотчетные деньги могут быть выданы из средств, находящихся в кассе учреждения, вне зависимости от источника ее пополнения. Для их получения необходимо:

  • отчитаться по предыдущей подобной операции;
  • оформить заявление, в котором должны быть отражены цели, суммы и сроки;
  • составить приказ о выдаче средства;
  • оформить платежную документацию.

В правовых актах не регламентированы лимитные суммы выдачи, поэтому на руки могут быть выданы по этой статье деньги в любом количестве, при условии правильного обоснования их назначения. Порядок проведения операции выдачи денежных средств под отчет должен быть регламентирован в локальных актах субъекта предпринимательства, охватывающих сферу учетной политики.

Материальная помощь

Материальная помощь относится к категории социальных выплат, на которые может быть расходована выручка без применения ограничений. Платеж сложно спланировать заранее, поскольку основанием для его проведения являются незапланированные ситуации. Финансовой операции должно предшествовать ее оформление, заключающееся в оформлении заявления от наемного работника с обоснованием просьбы и причины обращения. Документ является основанием для составления приказа, платежной документации и проведения выплаты из кассы.

Задолженность перед поставщиком

Задолженность перед поставщиками может быть выплачена из кассы компании, вне зависимости от источника ее формирования. Исключением является оплата аренды помещения или оборудования, которая не может быть реализована из наличной выручки. Для погашения задолженности по аренде, руководителю компании придется заказать деньги в банке для снятия с расчетного счета, оприходовать их в кассу, и после снятия, рассчитаться с арендодателем. С целью предупреждения проблемных ситуаций с представителями проверяющих органов, ответственное за проведение финансовых операций лицо должно:

  • не превышать лимит расчета наличными средствами;
  • требовать у поставщика чек, подтверждающий факт получения оплаты;
  • хранить доверенности от представителя поставщика, оформленные его руководством для получения средств.

Займы и дивиденды

Субъект предпринимательства имеет право предоставления займа наличными средствами наемным работникам. Для этой цели деньги придется снять с расчетного счета компании, поскольку законом запрещена финансовая операция выдачи средств, источником возникновения которых является торговая выручка. Подобные правила применимы к дивидендным выплатам, которые не являются разрешенными наличными расходами. Они не могут быть выплачены из торговой выручки, однако операция может быть реализована из других источников пополнения кассы. Стоит отметить, что законом запрещена выдача дивидендов из кассы учредителям Акционерного общества.

Личные нужды руководства

Все доходы, полученные в результате деятельности субъекта хозяйствования, являются его собственностью. По этой причине, руководитель, даже если он является учредителем компании, не может изымать средства с ее баланса, для удовлетворения личных потребностей. Деньги могут быть расходованы только на нужды предприятия. Стоит отметить, что подобные ограничения неприменимы к индивидуальным предпринимателям.

Выдача денег лицам, которые не числятся на предприятии

Если в результате производственной необходимости нужно выдать деньги лицам, которые не являются штатными работниками, то финансовая операция реализуется по отдельно оформленным на каждого человека платежным документам. Допускается внесение в ведомость всего списочного состава работников, при условии ранее оформленного договора.

Выдача средств привлекаемым лицам для совершения подрядных работ производится по ведомости. Документ оформляется отдельно для каждого предприятия, с которого были направлены сотрудники. Он заверяется не только руководством выдающей организации, но и подписью ответственного работника компании, на которой работники числятся в штате.

Правила заполнения документации

Все платежные документы могут быть оформлены от руки шариковой ручкой или напечатаны с помощью компьютерной техники. Не допускается исправление ошибок. Во всех видах кассовых ордеров необходимо отобразить регистрационные данные документа, являющегося основанием их оформления и перечень обосновывающих бумаг, входящих в состав приложения. Выдача платежных документов на руки получателям запрещена. Финансовая операция по ним может быть реализована только в день их оформления.

Наказания за нарушения

Сложно привлечь руководство субъекта предпринимательства за расходование средств не по назначению, поскольку, практически любую трату предприятия можно обосновать.

Наказанию подлежит нарушение порядка обращения с наличными средствами. Он может быть проверен представителями Налоговой Службы и банковского учреждения. Стоит отметить, что банк может накладывать штрафы, только при условии, если такого типа взыскания предусмотрены в договоре обслуживания. В Административном Кодексе предусмотрены штрафы за нарушения:

  • превышения кассового лимита;
  • превышения лимита наличных расчетов, соответствующего 100000 рублей;
  • неоприходование денежных средств.

При выявлении нарушения в кассовом режиме, на должностные лица, которыми могут быть директор и главный бухгалтер, начисляется штраф в размере 4000-5000 рублей. К субъекту предпринимательства применится при этом взыскание в размере 40000-50000 рублей, зависящем от вида допущенного правонарушения.

Выдача денежных средств из кассы. Порядок оформления процедуры

Основанием для выдачи денежных средств из кассы предприятия является расходный кассовый ордер.

В качестве альтернативного варианта допускается проведение финансовой операции по платежным ведомостям, счетам или заявлениям на выдачу средств. При оформлении документов, на них необходим штамп с реквизитами кассового ордера и подпись руководителя компании и уполномоченного на утверждение бухгалтерской документации лица. Такие реквизиты не нужно оформлять в случае, если к платежному документу прилагаются бумаги, на основании которых проводится финансовая операция.

Компании, специализирующиеся на закупках различной продукции с целью ее розничной перепродажи или использования для обеспечения функционирования производства, могут выплачивать из кассы наличные средства в счет сданных сырьевых материалов. На все выданные за дневной период суммы в конце рабочего дня оформляется общий кассовый ордер расходного характера, в соответствии со сведениями из квитанций, подтверждающих факт операции.

Документы, которые должен предъявить получатель денег

При выдаче заработной платы работникам через кассу, на общую сумму платежа возможно оформление одного кассового ордера. Его регистрационные сведения отображаются на каждом документе.

Денежные средства по обосновывающей операцию документации могут быть выданы только при предъявлении кассиру документа, по которому он может идентифицировать личность обратившегося к нему лица. Его данные фиксируются в платежных бумагах. Если они составлены на нескольких лиц, то вносятся сведения о каждом из них. Они расписываются в соответствующих графах, что подтверждает факт получения денег конкретными людьми. Информация об удостоверяющих личность бумагах не вносится в платежную документацию.

Если денежные средства выдаются сотруднику предприятия, то возможна идентификация его личности по внутреннему удостоверению, оформленному субъектом предпринимательства, при условии наличия в нем фотографии и подписи его владельца.

Факт получения денежных средств фиксируется в расписке, которая оформляется лично их получателем. В ней следует указать прописью и цифрами денежную сумму, полученную на руки. Не нужно отображать прописью ее величину в случае, если основанием проведения операции является расчетная ведомость.

Обязательства кассира

Кассир несет ответственность за компетентность выполнения своих должностных обязанностей, главной задачей в которых является правильное проведение денежных операций через кассу субъекта предпринимательства. Для этого необходимо проверять документацию, на основании которой производятся финансовые операции, а также ее комплектность и соответствие перечню из приложения к основному документу. В его обязанности контроль наличия и подлинности всех подписей.

При выявлении неточностей в документации, необходимо вернуть ее в бухгалтерию для переоформления или корректировки. Платежная документация после выдачи денег подписывается кассиром. На ней ставится соответствующий штамп с датой проведения операции или оформляется рукописная надпись с этими же данными «оплачено».

Итоги

Выдача денег из кассы оформляется на основании платежных бумаг, которыми могут быть кассовый ордер или ведомость. В зависимости от планируемого использования средств, они могут быть выплачены из торговой выручки, с возвращенных подотчетных сумм или со снятых денег с банковского расчетного счета. За расходование их не по назначению, виновное лицо может быть привлечено к административному ответу.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector